I forbindelse med ny HTA 01.05.2024
Lærlinger
Inntil videre registreres lærlinger som før (infotype 0001 i feltet Lønn/Akademikere skal fremdeles være blankt for lærlinger og unge arbeidere).
Unge arbeidere
Fra og med 01.05.2024 må infotype 0001 feltet Lønn/Akademikere fylles ut med verdi på lik linje som andre som følger hovedtariffavtalen (HTA).
Formål
Å registrere unge arbeidstakere på en slik måte at utbetaling til de ansatte og innberetning til myndighetene blir korrekt.
Unge arbeidstakere er ungdom mellom 15 og 18 år.
For lærlinger og lærekandidater er det laget en egen særavtale. Denne er beskrevet i Statens personalhåndbok (SPH) 2.6.9.
Arbeidsdeling
Basiskunder og delservicekunder registrerer tilsettinger av lærlinger og unge arbeider selv via PA40 eller e-skjema YHR_TILSETTING. Kunder på grunntjeneste registrerer disse tilsettingene via e-skjema YHR_TILSETTING.
Lærlinger som lønnes på individuell avlønning må registreres manuelt. Det er ikke mulig å registrere disse via YHR_TILSETTING. Disse må registreres av kunden selv i PA40 eller av DFØ for kunder på grunntjeneste.
Fra 19.03.2025 og i en overgangsperiode vil det ikke være mulig å registrere tilsetting av unge arbeidstakere via e-skjema. I denne perioden må kunder på grunntjeneste sende kundesenter på nett sak.
Forarbeid
•Alle relevante opplysninger må være tilgjengelige.
•Den stillingen som den nye personen skal tilsettes i, må være opprettet i
riktig organisasjonsenhet.
Unge arbeidstakere skal ifølge HTA plasseres i en stilling med stillingskode 1138 Unge arbeidstakere.
Før 01.05.2024:
Inntil 17 år skal de ha 80 % av
lønnstrinn 19 og mellom 17 og 18 år skal de ha 85% av LTR 19.
Dette løses i
SAP med å registrere UARB, trinn 01 og trinn 04 i IT0008.
Etter 01.05.2024
Dette løses i SAP med å registrere tarifftype 73, område 91, tariffgruppe SPENN og blank i lønnstrinn. Årslønn legges inn på LA 107A.
Årslønn skal ikke være lavere enn lønn oppgitt til ethvert tidspunkt i HTA (samme lønn gjelder LO/YS som Akad/Unio).
Det anbefales å legge inn en påminnelse i infotype 0019 om å endre lønn når den ansatte blir 17 år. Denne endringen skjer ikke via ansiennitetsopprykk etter 01.05.2024. Endringen skal skje fra dato den ansatte blir 17 år (ikke fra første i måneden).
Lærlinger skal innplasseres i stillingskode 1362 Lærling. Lærekandidater skal innplasseres i stillingskode 1446 Lærekandidat.
Alle disse stillingskodene finnes under lønnsplan 90.910.
•Det må foreligge et bilag (lønnsanvisning) som viser det månedlige lønnsbeløpet med kontering som er undertegnet av en person med budsjettdisponeringsfullmakt.
Transaksjonskode
Registrer startdato lik tilsettingsdatoen i virksomheten.
Markér saksgangen og sett inn medarbeidergruppe (MG) og medarbeiderundergruppe (MUG).
Unge arbeidere og lærlinger skal normalt registreres med MG lik 01 Fast ansatte, 04 Midlertidig ansette, 05 Ekstrahjelp eller 06 Vikarer.
For Unge arbeidere skal MUG være 01 Hovedlønnstabell eller 11 Rengjøringshjelp for personer med månedslønn og 04 Timelønn for personer med timelønn.
For Lærlinger og lærekandidater skal MUG være 10 Lærlinger/elever.
Det er ikke nødvendig å sette inn personalområde.
Klikk til slutt på
Utfør 
.
Tilsettingssaksgangen er den samme som den som er beskrevet for månedslønnede og nedenfor har vi derfor bare tatt med det som er spesielt for denne gruppen arbeidstakere.
Lønn
IT0008 – Grunnlønn for unge arbeidere
I IT0008 forslås det verdier ut fra at MUG er satt lik 01.
Før 01.05.2024:
NB! Unge arbeidere skal ikke ha utfylt datotype 91 og ST i IT0041. Dette for at automatisk opprykk fra lønnstrinn 01 til 04 skal fungere.
Unge arbeidstakere skal ha lønnstrinn 01 på hovedlønnstabellen frem til de fyller 17 år. For disse skal Gruppe ha verdien UARB og Trinn verdi 01.
Unge arbeidstakere som er 17 år, skal ha lønnstrinn 04. For disse skal Gruppe ha verdien UARB og Trinn verdi 04.
Etter 01.05.2024:
Unge arbeidstakere skal ha tariffgruppe SPENN både frem til de fyller 17 år, og når de er mellom 17 og 18 år.
Datotype 91 og ST i IT 0041 kan benyttes for unge arbeidere etter 01.05.2024, da de ikke lenger skal ha ansiennitetsopprykk.
IT0008 – Grunnlønn for lærlinger
I IT0008 foreslås det verdier ut fra at MUG er satt lik 10.
For de som allerede var lærlinger før 01.05.22 og skal ha prosentvis andel av lønnstrinn 29 må Gruppe registreres uten understrek. Se eksempel under.
For lærlinger er arbeidstiden oppdelt i opplæringstid og verdiskapingstid og lærlingene skal bare ha betaling for verdiskapingstiden. Denne fastsettes som en prosentdel av den lønnen de skulle hatt i full stilling og endres hvert halvår.
For lærlinger skal Gruppe fylles ut avhengig av hva slags lærlingsavtale de har inngått. Hovedmodellen er at de begynner med 30 % lønn, etter et halvt år øker prosenten til 40, deretter til 50 og til slutt til 80 % lønn. For denne modellen skal lærlingen normalt begynne med verdien HLÆR_30 i Gruppe. Deretter endres denne verdien til henholdsvis HLÆR_40, HLÆR_50 og HLÆR_80.
Lønnsopprykk skjer automatisk i forbindelse med hovedlønnskjøringen (for den aktuelle måned) hvert halvår i henhold til spesifiserte opprykksregler i SAP. Det vil si at opprykk skjer ut fra startpunkt på tariffgruppe i infotype 0008: Ansatt registrert fra 15.01.2024 på HLÆR_30, vil da få automatisk opprykk etter 6 måneder → den 15.07.2024 endres den ansatte til HLÆR_40.
I de tilfeller en lærling har oppstart i SAP midt i læreperioden, og opprykk skal være før 6 måneder fra start i infotype 0008, må første opprykk legges inn manuelt.
For de som ikke følger hovedmodellen (9.10.4.3), men en av avlønningene i punkt 9.10.4.4 skal UHLÆR* etter hvilken av modellene de er på og hvilken prosent de skal ha legges inn i Gruppe.
UH = Unntak Hovedmodellen
LÆR = Lærling
A/B/C/D/E = hvilken av variantene den ansatte følger
Tall = hvilken prosent
Lønnsopprykk skjer automatisk i forbindelse med hovedlønnskjøringen (for den aktuelle måned) hvert halvår i henhold til spesifiserte opprykksregler i SAP. Det vil si at opprykk skjer ut fra startpunkt på tariffgruppe i infotype 0008: Ansatt registrert fra 15.01.2024 på UHLÆRA_50, vil da få automatisk opprykk etter 6 måneder → den 15.07.2024 endres den ansatte til UHLÆRA_80.
I de tilfeller en lærling har oppstart i SAP midt i læreperioden, og opprykk skal være før 6 måneder fra start i infotype 0008, må første opprykk legges inn manuelt.
To eksempler:
Eks 1: Lærling skal ha avlønning som variant a)
1. halvår med 50% avlønning,
2. halvår med 80% avlønning.
Den ansatte registreres
med gruppe UHLÆ_A50. Etter 6 måneder vil lærlingen bli flyttet til gruppe
UHLÆ_A80.
Eks 2: Lærling skal ha avlønning som variant d)
1. halvår med 30% avlønning,
2. halvår med 40% avlønning,
3. halvår med 45% avlønning,
4. halvår med 55% avlønning,
5. halvår med 80% avlønning.
Den ansatte registreres med gruppe UHLÆ_D30. Etter 6 måneder vil lærlingen bli flyttet til UHLÆ_D40. Etter nye 6 måneder blir lærlingen flyttet til UHLÆ_D45, osv.
Lærlinger som har inngått andre avtaler med sin arbeidsgiver skal fortsatt ha MUG 10, tarifftype 76 og område AA. Men tariffgruppe velges i henhold til riktig verdiskapende del: Velg fra IND_L_00 til IND_L_99 (INDIVID dersom 100%). Det er de to siste siffer i tariffgruppen som rapporteres som verdiskapende del til SPK.
Eksempel IND_L_15 = 15 % verdiskapende del. Trinn skal være blankt. Lønnen må regnes ut manuelt og registreres på lønnart 1020 – Lønn etter avtale. Det er bruttolønn per måned minus OU-fond som registreres. OU-fondet må beregnes manuelt i forhold til prosent av lønn og trekkes fra beløpet på lønnart 1020. Lønnart 6110 for OU-fond foreslås automatisk, denne må fjernes siden denne ikke vil forslå korrekt sats og siden det har blitt beregnet manuelt, og lagt inn på lønnart 1020. Det vil også stå en linje med lønnart 1000 Årslønn i IT0008 på kroner 0. Denne linjen må bli stående, siden det ikke er mulig å fjerne denne forslagslønnarten.
Lærlinger på individuell lønn skal utenom dette, ikke ha andre lønnarter enn LA1020 i IT0008. Lærlinger med individuelle avtaler må følges opp manuelt når de skal ha opprykk og andre lønnsjusteringer.
For lærlinger har datotype 91 og ST ingen lønnsmessig betydning. Det er valgfritt om den brukes.
IT0014 – Gruppelivsforsikring for lærlinger
Her skal du registrere gruppelivsforsikringen. Lønnarten som skal benyttes er 1404 Fordel gr.liv lærl.m/innb eller 1405 Fordel gr.liv lærl.u/innb. Det er ikke nødvendig å sette inn noe beløp.
Se også i brukerdokumentasjon under: Lønnsregistreringer > Registrering av grunnlønn > Grunnlønn.
IT0008 – Grunnlønn for lærekandidater
En lærekandidat har i henhold til Statens personalhåndbok. Denne registreres derfor på samme måte som en lærling som har inngått andre avtaler med sin arbeidsgiver: Tarifftype 76, område AA. Tariffgruppe velges i henhold til riktig verdiskapende del: Velg fra IND_L_00 til IND_L_99 (INDIVID dersom 100%). Det er de to siste siffer i tariffgruppen som rapporteres som verdiskapende del til SPK.
Eksempel IND_L_15 = 15% verdiskapende del. Trinn skal være blankt. Lønnen må regnes ut manuelt og registreres på lønnart 1020 – Lønn etter avtale. Det er bruttolønn per måned minus OU-fond som registreres. OU-fondet må beregnes manuelt i forhold til prosent av lønn og trekkes fra beløpet på lønnart 1020. Lønnart 6110 for OU-fond foreslås automatisk, denne må fjernes siden denne ikke vil foreslå korrekt sats og siden det har blitt beregnet manuelt, og lagt inn på lønnart 1020. Det vil også stå en linje med lønnart 1000 Årslønn i IT0008 på kroner 0. Denne linjen må bli stående, siden det ikke er mulig å fjerne denne forslagslønnarten.
Lærlinger på individuell lønn skal, utenom dette, ikke ha andre lønnarter enn LA1020 i IT0008. Lærlinger med individuelle avtaler må følges opp manuelt når de skal ha opprykk og andre lønnsjusteringer.
Dersom den individuelle avtalen til en lærekandidat er lik hovedmodellen, eller modellene i punkt 9.10.4.4 for lærlinger, kan også en lærekandidat legges på en av disse gruppene, og få automatisk opprykk i henhold til disse.
Det er da viktig å ta hensyn til at lønn og opprykk skjer i henhold til avtale for lærlinger, og ikke den individuelle avtalen (denne må følges opp manuelt).
Grunnlønn
Statens Pensjonskasse
Både lærlinger og unge arbeidere har rett til medlemskap i Statens Pensjonskasse.
Overtid for lærlinger
«Lærlinger og lærekandidater over 18 år skal normalt ikke kunne pålegges overtidsarbeid. Hvis de unntaksvis blir pålagt overtidsarbeid (utover den alminnelige arbeidstid), skal overtiden beregnes ut fra begynnerlønnen til en hjelpearbeider (kode 1115)».
Jfr. Hovedtariffavtalen i staten for LO Stat og YS Stat.
Dersom overtidsbetaling er aktuelt og lærlingen registrerer overtid via Tidregistreringen så vil SAP beregne sats ut fra lønn i IT 0008. Dette er ikke riktig sats ettersom lærling skal ha overtid beregnet av begynnerlønn til hjelpearbeider (stillingskode 1115). I tilfeller hvor lærling har jobbet overtid må overtidssatsen regnes manuelt og registreres som overstyrt sats på:
•Lønnart 2015 eller 2016 for 50% overtid
•Lønnart 2020 eller 2021 for 100% overtid
Eksempel på utregning:
Pr. 01.05.23 er begynnerlønn for en hjelpearbeider lønnstrinn 25, som tilsvarer 374 000.
374 000 /1850 timer = 202,16 pr time.
Et tillegg på 50 % av timelønnen = 303,20
Et tillegg på 100% av timelønnen = 404,30
Sap avrunder til hele 10 øre.
Se mer om hvordan man overstyrer sats under Registrering av andre godtgjørelsesposter.
Simulering av lønn
Kjør en lønnssimulering for å kontrollere at lønnsutbetalingen blir riktig. Bruk transaksjonskode PC00_M20_CALC_SIMU og velg riktig variant. Denne kan kjøres etter at e-skjema er godkjent og postert i SAP kjernesystem.