Formål
Denne saksgangen benyttes for registrering av personer som ikke er ansatt og som ikke skal ha noe utbetalt.
Dette kan for eksempel være vikarer fra et vikarbyrå eller eksterne konsulenter der firmaet sender en faktura som utbetales gjennom økonomisystemet.
Årsaken til at noen ønsker å registrere denne type personale, er at de ønsker å ha oversikt over navnene og adressene på disse personene og å ha kontroll på hva disse eventuelt har fått utlevert av nøkler, adgangskort og lignende.
Forarbeid
•Alle relevante opplysninger må være tilgjengelige.
•Det må være opprettet en stilling som personen kan tilsettes i. Du kan godt opprette én fellesstilling for flere eksterne. Denne stillingen skal ikke være knyttet til noen stillingskode.
Du må selv vurdere hvor i organisasjonsstrukturen du skal plassere eksterne. Noen plasserer disse i de vanlige organisasjonsenhetene, mens andre oppretter egne organisasjonsenheter for eksterne.
•Det hender ofte at den samme personen legges inn som ekstern flere ganger med forskjellige ansattnumre. For å unngå dette kan du søke på fødselsnummer eller navn før du begynner registreringen for å kontrollere at vedkommende ikke allerede er registret. Du blir uansett stoppet når du kommer til IT0002 og legger inn fødselsnummer, men da har systemet allerede tildelt et ansattnummer som bør slettes i etterkant.
Transaksjonskode
PA40 – Saksganger
Saksgang
Tilsetting eksterne u/lønn
Fremgangsmåte
Registrer startdato.
Marker saksgangen og sett inn medarbeidergruppe (MG) og medarbeiderundergruppe MUG.
Eksterne som ikke skal ha noe utbetalt, skal registreres med MG lik 9 Eksterne u/utbetaling.
Følgende undergrupper - MUG - kan benyttes for denne medarbeidergruppen:
Legg inn årsakskode. Det er opprettet følgende årsakskoder:
Finn deretter den stillingen som vedkommende skal ansettes i. Sett markøren i feltet Stilling og bruk valgboksen i enden av feltet. De fleste velger struktursøk når de skal finne frem til stillingen.
Dersom du ikke har fylt ut medarbeidergruppe og undergruppe i oppstartsbildet, gjør du det nå.
Trykk på Enter. Da vil du få skrevet ut navnet på stillingen, personalområdet, medarbeidergruppen og undergruppen slik at du kan foreta en visuell kontroll.
Nå blir også denne personen tildelt et ansattnummer.
Fratredelsesdato
Registrer gyldig til periode (dvs dato t.o.m.) dersom dette er et tidsbegrenset oppdrag.
Hvis du setter inn en sluttdato på en ekstern, vil systemet spørre om hvilken saksgang og saksbehandlingsårsak som skal benyttes ved fratredelse. Sett inn saksgang Fratredelse og relevant saksbehandlingsårsak.
Det blir da automatisk generert en fratredelsessaksgang som vises i IT0000.
Dersom du vet at denne personen ikke skal ha noen tilknytning til virksomheten etter en bestemt dato, vil vi anbefale at du setter inn en fratredelsesdato.
Legg inn etternavn, eventuelt mellomnavn, fornavn og fødselsnummer hvis det er oppgitt. Mangler du fødselsnummer, legg inn fødselsdato dersom den er oppgitt.
Det er ikke noen grunn til å legge inn andre opplysninger om eksterne i denne infotypen.
IT 0001 - Plass i organisasjonen
De fleste opplysningene her settes inn automatisk. Du må sette en verdi i K-element 5. Dersom dere ikke benytter dette konteringselementet, kan du sette inn en bindestrek (–) som en dummyverdi.
Merk at feltet prosent angir hvor stor del av sin arbeidstid den ansatte bruker på den angitte stillingen.
Merk: Eksterne uten lønn skal ha lønnsavregningsgruppe 99.
Adresse
Legg inn bostedsadressen.
Registrering av bostedsadresse for ansatte som er bosatt i utlandet, er nærmere beskrevet under infotypen.
Det er ikke nødvendig å oppgi trygdekontor for eksterne. Her kan du sette inn dummyverdien bindestrek (–) som har teksten IKKE TRYGDEKONTOR. Systemet vil foreslå denne verdien automatisk.
Søkeord: tilsette, tilsetting, ansette, ansettelse, tiltre, tiltredelse