Generelt
Pensjonsgivende variable tillegg skal innrapporteres som et fast månedsbeløp til Statens Pensjonskasse (SPK). Hvis en er usikker på hvilke ansatte og tillegg dette gjelder, se vedlegg i Hovedtariffavtalen eller SPK sine nettsider.
I begynnelsen av året regnes ut et estimert månedsbeløp basert på tilleggene fra året før. Dette gjøres som hovedregel til hovedlønn februar, siden det ofte er knapt med tid å gjøre dette til hovedlønn januar, på grunn av helligdagene i julen. Det estimerte månedsbeløpet legges på lønnart 7011 i IT0014. Variable tillegg gis ved arbeid som ikke følger en fast rutine, for eksempel ved kvelds- og helgearbeid, eller hjemmevakter. De skal likevel være forutsigbare. Variable tillegg skal bare rapporteres inn som pensjonsgivende dersom det er inngått en tariffavtale om dette. Rapporten er et hjelpemiddel til å fastsette nytt estimert beløp.
Det er mulig å registrere utbetaling av pensjonsgivende variable tillegg på 13. kjøring. Den ansatte får utbetalt lønnen, men ivaretar ikke innrapportering. Utbetalt pensjonsgivende variable tillegg på 13.kjøring, vil ikke komme med i rapporten (transaksjonskode: Yhr_pensj_var_til).
For personer født i 1962 eller tidligere er variable tillegg pensjonsgivende når beløpet ligger mellom kr 6 400 og kr 66 000 sett i forhold til 100 prosent stillingsstørrelse.
For personer født i 1963 eller senere er det ikke lenger noen beløpsgrenser for variable tillegg som gis fra 01.01.2020. De tidligere beløpsgrensene gjelder til 31.12.2019.
Forutsetninger
Før nytt beløp leses inn, bør alle tidligere forekomster av LA 7011 avgrenses. Hvis en fyller ut kr. 0,- på en ansatt i arket som skal oppdateres, vil ingen nye registreringer skje på den ansatte. Eksisterende registrering vil bli liggende. Vennligst send DFØ en Excel fil med alle ansatte som har LA 7011, slik at disse kan avgrenses før ny fil leses inn. Avgrensingen foretas av DFØ via transaksjonskode YHR_AVGRENS_IT0014.
Det bør også foretas en sjekk på at alle ansatte som skal leses inn er aktive i den aktuelle perioden. Hvis det foreligger fremtidige fratredelser, må LA 7011 avgrenses manuelt. Dette gjelder for eksempel hvis LA 7011 leses inn fra 01.01.2023, og den ansatte ligger med fremtidig fratredelse 30.06.2023. Da må LA 7011 manuelt avgrenses til 30.06.2023 etter innlesingen.
Transaksjonskode
YHR_PENSJ_VAR_TILL
Rapporten har to funksjoner:
Under Uttrekk trekker man ut estimert månedsbeløp og faktisk månedsbeløp fra SAP, overfører resultatet til Excel, kontrollerer og evt. korrigerer beløpene som skal leses inn igjen for inneværende år.
Under Innlesing leser man inn i SAP det nye estimerte beløpet for inneværende år.
Uttrekk
Ta utgangspunkt i varianten CUS&OPAL01-Alle lønnarter for å lage egne varianter. For lagring av variant, se Lagre nye varianter. Variant CUS&OPAL01 foreslår enkelte lønnarter som kan være pensjonsgivende variable tillegg. Men her må hver kunde vurdere hvilke lønnarter som skal være med i deres utvalg, og fjerne eller legge til lønnarter. Det kan gjøres ved å trykke på flervalgsknappen.
Legg også inn firmakode, og periode lik forrige år. Hvis rapporten tas ut for å estimere månedsbeløpet for 2023, må periode 01-12.2022 legges inn i feltene for periode. Da vil rapporten liste ut alle personer som har hatt angitte variable lønnarter, og/eller alle personer som har hatt lønnart 7011 i angitt år.
Oppdatering
Her er forklaring til de ulike kolonnene i rapporten, og hva som skal endres. Hvis det ikke skal legges inn en ny forekomst av lønnart 7011 på ansatte i listen, kan disse ansatte slettes fra listen.
Til informasjon fremkommer alle beløp i rapporten ut ifra en 100% stilling. Fra 1. oktober 2020 skal en registrere beløpet på LA 7011 i forhold til 100% stilling, og så vil det bli deltidsberegnet i forhold til stillingsprosent både ved lønnsberegningen og ved rapportering til SPK.
Kolonne A: Ansattnummer
Kolonne B: Etternavn
Kolonne C: Fornavn
Kolonne D: Kostnadssted
Kolonne E: Grl. pensj.var.till.innev. år.
Viser summen av lønnart 7011 for forrige år.
Kolonne F: Pensjgivende var. innev år
Viser sum av de variable lønnartene som er spesifisert i utvalgsbildet, for forrige år.
Kolonne G: Korrig. grl. pensj.var.till.
Her ligger differansen mellom det estimerte beløpet (lønnart 7011) og de reelle utbetalte variable tilleggene for forrige år. Ved utregning av denne differanse er det tatt hensyn til lavest mulig og høyest mulig beløp.
Kolonne H: Beløp grl pensj.neste år
Denne kolonnen viser det estimerte beløpet for pensjonsgivende variable tillegg, basert på antall lønnsmåneder og variable tillegg for fjoråret. Det er beløpet i denne kolonnen som leses inn som nytt månedlig beløp på LA 7011 for det inneværende året. Hvis beløpet skal oppdateres, må det gjøres før filen leses inn.
Husk å registrer beløp ut ifra 100% stilling. For dette justeres automatisk ved lønnsberegningen og ved rapportering til SPK i ettertid.
Eksempel:
Ansatt arbeider 50% Har fått utbetalt pensj.var.till på kr. 12 000. Det
foreslås derfor kr. 1000 i kolonne H (LA 7011). Men denne må oppjusteres til kr.
2000, siden beløpet på lønnarten automatisk delberegnes ved selve
innrapporteringen til SPK. For hvis vi ikke endrer det til kr. 2000, så vil bare
kr. 500 innrapporteres som pensj.var.till på denne ansatte (50% av kr.
1000).
Hvis det står 0 i kolonnen, leses ikke beløpet inn. Filen feiler ikke,
det blir bare ikke oppdatert et nytt beløp på den ansatte. Hvis den ansatte har
en eksisterende forekomst av LA 7011 vil denne bli liggende videre uten noen
endringer.
Kolonne I: Stillings% v. årsslutt
Kolonne J: Endret stillingsandel
Personer som har endret stillingsprosent det siste året vil få en «X» her. Disse personene bør man være spesielt oppmerksom på i kontrollen.
Kolonne K: År for estimering
I denne kolonnen fremkommer foregående år, som rapporten baserer seg på ved estimering av nye beløp.
Kolonne L: Ant. lønnsutbet. mnd.
For hjelp til bruk i kontrollen. Er hvor mange måneder den ansatte fikk utbetalt lønn for forrige år.
Kolonne M: Gjennomsnittlig månedsbeløp
For hjelp til bruk i kontrollen. Er gjennomsnittlig månedsbeløp for de variable tilleggene definert i utvalgsbildet.
Kolonne N: Medarbeidergruppe
Kolonne O: Medarbeiderundergruppe
Kolonne P: Permisjon
Kolonne Q: Ansettelsesstatus
Lagring
Rapporten må overføres til Excel, og lagres som Excel 97-2003-arbeidsbok (*.xls) på et lokalt område. Det gjøres på følgende måte:
Ved uttrekk av rapporten fremkommer dette bildet:
Trykk på Excel-symbolet, slik at det vises som et regneark i SAP.
Kopier dataene i regnearket og lim inn i Excel på PC-en din. Lagre filen som .xls. Det gjøres ved å trykke på «Lagre som», og deretter velge «Excel 97-2003-arbeidsbok (*.xls)».
Innlesing
Åpne transaksjonskode YHR_PENSJ_VAR_TILL på nytt. Velg innlesing.
Legg inn sluttdato 28.02.20XX. Hvis filen leses inn med nye beløp som skal gjelde for 2022, må sluttdato 28.02.2023 benyttes. Grunnen til dette er at LA 7011 leses først inn med nye beløp til hovedlønn februar (eventuelt mars ved forsinkelser). Hvis det ikke foreligger noe beløp på denne lønnarten i 20XX vil en få varsel ved innrapportering til SPK om nedgang i tillegg, siden det vil bli innrapportert 0 i tillegg når ny forekomst ikke foreligger. Det må settes sluttdato 29.02.xxxx hvert 4.år på grunn av skuddår.
Når nytt beløp leses inn vil det være gjeldende fra 01.01.20XX. Det vil overskrive det som ligger inne fra før i disse to månedene, i året etter. Det vil dermed bli korrekt beløp for år 20XX, samtidig som en unngår feilmeldinger ved innrapportering til SPK.
Hent frem Excel-filen igjen. Det anbefales at man først kjører i testmodus. Fjern kryss for testmodus, for å lese inn filen i SAP. Nytt estimert beløp oppdateres direkte i SAP. Når innlesingen har startet får en opp bildet som vist under. En vil ikke få melding når filen er ferdig lest inn, eller om den har feilet. Det anbefales derfor å ta ut en oversikt over LA 7011, for å se at det har blitt lest inn på alle ansatte. Hvis det mangler noen ansatte, bør en ta kontakt med DFØ. Da kan det være at det har blitt opprettet en feilmappe i SM35.
Pensjonsgivende variable tillegg og delt stilling
Stillingsprosenten på delt stilling blir ikke hensyntatt ved beregning av pensjonstrekk variable tillegg og innrapportering av variable tillegg til SPK. Man må derfor beregne frem et fiktivt beløp for slike personer.
Korrigeringer tilbake i tid
Størrelsen på variable tillegg kan være vanskelig å forutsi, og meldes derfor som forventet beløp. Estimeringen av forventet beløp gjøres i begynnelsen av hvert år. Mindre endringer i variable tillegg skal derfor ikke rapporteres.
Dersom den ansatte endrer stilling, endrer turnus eller mottar andre typer variable tillegg skal du rapportere dette som en endring i løpet av året.
Det gjøres ikke korrigeringer på a-meldingen hvis LA 7011 etterregistreres med dato tilbake i tid. Men hvis LA 7011 avgrenses tilbake i tid, og det medfører en tilbakeføring av LA 7004, kan det være behov for korrigering av a-meldingen. Dette gjelder spesielt hvis det er snakk om store beløp og over flere måneder. Hvis det er for eksempel kun for desember, foretas det ikke korrigering, siden det vil være snakk om et så lite beløp. Det er heller ikke nødvendig med korrigering av a-meldingen så lenge den ansatte har pensjonstrekk i 2021, så lenge det ikke blir innrapportert med pluss fortegn i A-meldingen for det inneværende året. Det er DFØ som foretar korrigering av A-meldingen. Ta derfor kontakt for vurdering og eventuell korrigering, etter at endring på LA 7011 er foretatt
Hvilket beløp skal registreres på LA 7011 for nyansatte
Innrapportering av pensjonsgivende variable tillegg på nyansatte bør registreres med en gang. En bør ikke avvente til de kommer med på rapporten YHR_PENSJ_VAR_TILL til neste år. Dette bør registreres så snart en har estimert beløpet for inneværende år, slik at det innrapporteres fortløpende.
Registrerer månedsbeløpet som skal innrapporteres som variabelt tillegg. Det finnes ved å dele årsbeløp for tilleggene på antall måneder den ansatte får disse tilleggene. Dette estimeres ved tilsetting.
Hvis en regner med at ansatt skal ha 6 vakter à 10 000 kroner = 60 000 kroner fordelt på 4 måneder (eksempelvis september-desember), 60 000/4 = 15 000 kroner innrapporteres på LA 7011 hver måned i dette tidsrommet (september-desember).
For nye virksomheter i SAP vil det ikke være et resultat i denne rapporten. For disse må innlesingen skje via IT0014 Faste tillegg og trekk. Se Innlesing av IT0014 fra MS Excel regneark for veiledning til filoppsett.