Formål
Å lese inn en Batch Input mappe som inneholder en eller mange poster på en eller mange ansattnummer. En mappe kan inneholde saksganger, men vil ofte bare inneholde en infotype.
Forutsetning
Mappen må være opprettet og plassert på riktig sted for å kunne leses inn. Batch mapper opprettes normalt av et program, for eksempel programmet som tildeler fraværskvoter.
Ved behandling av batch mapper ser man alle mapper på klienten. En kundebruker vil altså se andre kunders mapper. Man kan behandle alle mappene man ser. Av denne grunn er det kun DFØ som skal ha tilgang til å lese inn batch mapper.
Transaksjonskode
SM35 – Batch Input: Mappeoversikt
I eksempelet er øverste mappe ubehandlet (blankt ark i kolonne Status). Neste mappe er lest inn (rødt ikon i kolonne Status), men den inneholder feil. Her må feilen behandles. Mappe nr 3 er lest inn uten feil (grønn hake i kolonne Status). Mappe nr 5 (gul markering av hele linja) er merket for behandling. Du merker en mappe ved å klikke på den lille grå firkanten foran mappenavnet, helt til venstre i bildet.
Alle mapper må behandles. Når en mappe inneholder feil må feilen undersøkes. Mapper som er ferdigbehandlet skal slettes fra oversikten.
Du kan velge å kun se mapper opprettet av en bruker ved å selektere i feltet Utvalg. Du kan også selektere på mappenavn eller på dato.
Legg merke til mappekortene over mappeoversikten. Her kan du velg å kun se nye/ubehandlede mapper, kun mapper som er lest inn med feil etc. Bildet friskes opp hver gang man veksler mellom mappekortene.
Innlesing av mappe
Marker den mappe som skal leses inn.
Klikk på Kjør. Du får opp et nytt bilde.
Her har du tre valg. I bildet er merket av for Kjør i forgrunnen. Det betyr at du vil få opp hver eneste operasjon på hver eneste post og du må bekrefte alle operasjoner med Enter. Denne innlesingsmåten benyttes normalt kun i testsituasjoner, når man ønsker å se alt som skjer. Den anbefales kun for mapper med få poster.
Neste alternativ er Vis bare feil. Da leses mappen inn uten at du ser hva som skjer inntil programmet kommer til en feil. Da blir det som ved kjøring i forgrunnen, du får opp hver operasjon på den aktuelle posten og du kan ta stilling til feilen og korrigere posten før du bekrefter med Enter. Deretter fortsetter innlesing uten at du ser det inntil det eventuelt identifiseres en ny feil.
Siste alternativ er Bakgrunn. Da ser du ingen ting før mappen er ferdig innlest. Ført da vil du se om den inneholder feil, eventuelt hvor mange. Du må friske opp bildet for å se om innlesingen er ferdig. Gå eventuelt til mappekort I bakgrunnen for å se om den fortsatt behandles og gå deretter tilbake til oversikten.
Slett innleste mapper med en gang
Når en mappe er lest inn feilfritt markeres den som sagt med en grønn hake i kolonne status. Ifølge arbeidsrutinene i DFØ skal alle mapper som er ferdigbehandlet slettes. Marker mappen og bruk søppelkorga på verktøylinja.
Opprydding i SM35
Alle mapper som ligger i SM35 skal behandles, se også Behandling av feil i Batch Input mapper. Det skal normalt ikke ligge ferdigbehandlede mapper her.
Ligger det innleste mapper her må du rydde. Alle brukere er ansvarlig for å rydde bort sine egne mapper.
Mapper med feil skal alltid gjennomgås. Dersom en post skal inn, kan den registreres inn manuelt og deretter slettes fra mappen. En mappe skal slettes når alle poster i mappen er lest inn /manuelt registrert inn, eventuelt du har slått fast at postene ikke skal leses inn.
Feilfritt innleste mapper forsvinner normalt av seg selv. Dette er en egenskap satt på selve mappen, når den er feilfritt innlest skal den slettes automatisk. I noen tilfeller har ikke mappen fått denne egenskapen. En innlest mappe blir da liggende i SM35 med en grønn hake som signaliserer at mappen er feilfritt lest inn. Slike mapper må slettes manuelt.
Merk mappen som skal slettes og klikk på Søppelkorg. Du får opp et nytt bilde hvor du bekrefter slettingen.