Formål
Registrering av overtid i SAP gir mulighet for automatisk beregning av overtidsgodtgjøring.
Bruker må ta stilling til om overtiden skal kompenseres fullt ut eller om den skal avspaseres med utbetaling av overtidstillegg. Programmet holder styr på tidspunktene for beregning av 50% og 100% tillegg samt lørdags- og søndagstillegg.
I tillegg kan SAP àjour holde saldo for overtid til avspasering. Overtid og reisetid til avspasering ligger i en felles saldo.
Registrering av overtid gir mulighet for maskinell kontroll av antall timer for den enkelte og for hele/deler av organisasjonen.
Oppdatert overtidsberegning for ansatte på fleksitidsavtalen fra 01.09.2021:
Kommunal og moderniseringsdepartementet (KMD) har presisert at man kan avspasere samme dag som man blir pålagt overtid, samt at det er mulig å jobbe overtid før normalarbeidstidens start.
Basert på KMD’s presiseringer er overtidsberegning i SAP oppdatert for ansatte på fleksitidsavtalen. Arbeidsplaner med fast arbeidstid (P-planer) og arbeidsplaner for timelønnede er ikke berørt av oppdateringen.
Det er samtidig på plass funksjonalitet for å endre starttidspunkt på normalarbeidstiden. Dette er aktuelt for virksomheter som har ansatte med starttidspunkt avvikende fra start på normal arbeidstiden. Se nærmere beskrivelse av dette under IT 2012 - Tidoverføringsdata
Forutsetninger
All frammøtetid må registreres for at beregningene skal bli riktige.
Virksomheten må selv fastsette registreringsrutiner for overtid.
Den ansatte må i IT 0007 være knyttet til den type tidevaluering (positiv eller negativ) som virksomheten benytter.
Koder
011 – Overtid mot betaling: Beregner tid ut over oppfylt normaldag som overtid mot betaling.
Arbeidstid mellom kl 0600 og 2000, mandag-fredag godtgjøres med tillegg av 50%. Øvrig arbeidstid godtgjøres med 100% tillegg. Det beregnes lørdags-/søndagstillegg på lørdag og søndag.
012 – Tilkalling overtid: Koden benyttes ved tilkalling til pålagt overtidsarbeid uten tilknytning til den ansattes ordinære arbeidstid (ref HTA § 13-6).
Koden kan ikke benyttes for overtidsarbeid i direkte tilknytning til den ansattes ordinære arbeidstid. Bruk av koden vil gi den ansatte minimum 2 timers betaling ved første tilkalling. Dersom påfølgende tilkalling starter FØR det er gått 2 timer fra forrige tilkallings start, skal det ikke kompenseres for nye 2 timer. Det tas hensyn til dette ved beregning av timer til utbetaling.
013 – Overtid mot avspasering: Beregner tid ut over oppfylt normaldag som overtid mot avspasering.
Arbeidstid mellom kl 0600 og 2000, mandag-fredag godtgjøres med tillegg av 50%. Øvrig arbeidstid godtgjøres med 100% tillegg. Det beregnes lørdag/søndagstillegg på lørdag og søndag.
Registrering og eventuell kontering
Overtid kan registreres som en egen transaksjon i tillegg til normal arbeidstid den aktuelle dagen, eller den kan registreres som total arbeidstid. Det anbefales ikke å splitte opp tiden med mindre man ønsker å styre fordelingen av fleksitid og overtid.
Vær oppmerksom på at ved negativ tidevaluering ajourholdes det ingen fleksisaldo.
Alternative registreringsmåter for overtid:
Alternativ
1:
001 – Tilstede
08:00 – 15:00
011 –
Overtid mot betaling 15:00 – 17:45
Alternativ
2:
011 – Overtid mot betaling
08:00 – 17:45
I begge alternativene vil det bli beregnet overtid fra 15:00 (sommertid) og15:45 (vintertid).
Nedenfor er eksempler på hvordan overtidsgodtgjørelse beregnes for ansatte knyttet til fleksitidsavtalen fra 01.09.2021. I alle eksemplene er vintertid utgangspunkt.
Eksempler ved 100% stilling (alle eksemplene er basert på normal arbeidstid 08:00-15:45):
Eksempel 1: Normalarbeidstiden er ikke fylt opp
001 – Til stede 08:00 – 12:00
011 – Overtid mot betaling 16:00 – 18:00
To timer blir utbetalt som overtid, manglende timer til full arbeidsdag blir trukket av fleksisaldo.
Eksempel 2: Overtid innenfor normalarbeidstiden
001 – Til stede 06:00 – 13:45
011 – Overtid mot betaling 13:45 – 15:45
Overtiden er ført før normal arbeidstidens slutt. Det vil ikke bli utbetalt overtid før etter normal arbeidsdag. Timene vil inngå som del av normal-arbeidstiden og timer utover full dag vil gå til fleksisaldoen. Ingen overtidsgodtgjørelse beregnes.
Eksempel 3: Overtid før 08:00 + full arbeidsdag
011 – Overtid mot betaling 06:00 – 08:00
001 – Til stede 08:00 – 15:45
Overtiden er ført før normal arbeidsdag start og vil dermed beregnes som overtid.
Eksempel 4: Overtid før 08:00 + ikke full arbeidsdag
011 – Overtid mot betaling 06:00 – 08:00
001 - Til stede 08:00 – 14:00
Overtiden er ført før arbeidsdag start og vil dermed beregnes som overtid i sin helhet. Manglende tid innenfor normal arbeidsdagen trekkes av fleksisaldoen.
Eksempel 5: Overtid er ført hele arbeidsdagen
011 – Overtid mot betaling 07:00 – 18:00
Overtidsgodtgjørelse beregnes for tiden 07:00-08:00 og 15:45-18:00.
Eksempel 6: Overtid ført hele arbeidsdagen
011 – Overtid mot betaling 08:45 – 18:00
Det trekkes fra fleksisaldo fra 08-08:45. Overtidsgodtgjørelse beregnes fra 15:45.
Eksempel 7: Avspaserer første del av dagen
920 – Avsp fleksitid del av dag 08:00 – 12:00
011 – Overtid mot betaling 12.00 – 18:00
4 timer trekkes fra fleksisaldo. Overtidsgodtgjørelse beregnes fra 15:45.
Eksempler for deltidsarbeidende (normalarbeidstiden er redusert til 08:00-14:12 for vintertid):
Eksempel 1: 20% delvis permisjon/5 dagers uke
011 – Overtid mot betaling 09:00 – 16:15
Trekk fra fleksisaldoen for tiden 08:00-09:00. Det beregnes timelønn for tiden 14:12-16:15. Ingen overtidsgodtgjørelse.
Eksempel 2: Ansatt i 60% stilling. Jobber mandag, tirsdag og onsdag. Jobber ekstra på en torsdag
011 – Overtid mot betaling 08:00 – 18:00
Det beregnes timelønn mellom 08:00 og 15:45. Overtidsgodtgjørelse beregnes fra 15:45
Eksempel 3: Ansatt i 80% stilling. Jobber hver dag.
001 – Tilstede 09:00 – 14:45
011 – Overtid mot betaling 14:45 – 18:00
Det beregnes timelønn 14:45-16:45. Overtidsgodtgjørelse beregnes fra 16:45.
Eksempel ved avvikende start på dagen (avvikende start er satt til 07:30):
Eksempel 1: Overtid utover normal arbeidstiden
001 – Til stede 07:30 – 15:15
011 – Overtid mot betaling 15:15 – 17:15
Overtidsgodtgjørelse beregnes fra 15:15.
Deltidsansatte med fridag på jul-/
nyttårsaften og onsdag før skjærtorsdag
Se punktet Overtid/reisetid på jul-/nyttårsaften og onsdag før skjærtorsdag under Merarbeid.
Eksempler på hvordan fremmøtekode 012 Tilkalling overtid beregner overtidsgodtgjørelse:
Eksempel 1: Arbeidstaker blir oppringt av leder og pålagt arbeid på arbeidsplassen fra kl 18:00. Arbeidet er ferdig kl 18:30. Ansatt få ny tilkalling kl 19:30. Arbeidet er ferdig kl 20:00. Det er mindre enn 2 timer mellom starttidspunkt ved første og andre tilkalling.
012 – Tilkalling overtid 18:00 – 18:30 (gir 2 timer overtidsgodtgjørelse)
012 – Tilkalling overtid 19:30 – 20:00 (gir ingen ny kompensasjon)
Eksempel 2: Ansatt blir oppringt av leder og må tilbake til arbeidsplassen kl 18:00. Arbeidet er ferdig kl 18:30. Ansatt får ny tilkalling kl 21:30. Arbeidet er ferdig kl 23:00. Det er mer enn 2 timer mellom starttidspunkt ved første og andre tilkalling.
012 – Tilkalling overtid 18:00-18:30 (gir 2 timer overtidsgodtgjørlse)
012 – Tilkalling overtid 21:30-23:00 (gir 2 timer overtidsgodtgjørlse)
Eksempel 3: Ansatt blir oppringt av leder og pålagt arbeid på arbeidsplassen fra kl 18:00. Arbeidet er ferdig kl 22:00.
012 – Tilkalling overtid 18:00-22:00 (gir 4 timer overtidsgodtgjørelse)