Formål
Ved feil på fraværskvotene må feilen rettes manuelt. Virksomheten er ansvarlig for all oppretting av kvoter som er feil.
Feil kan oppstå på flere måter.
Eksempel
1:
En nyansatt har av en eller annen grunn ikke fått tildelt noen
fraværskvoter. Kvoter må legges inn manuelt for å få registrert fravær som
kontrolleres mot gyldig fraværskvote.
Eksempel
2:
En ansatt har gått fra honorarperson til ansatt eller tilhørte
tidligere en annen medarbeidergruppe som ikke hadde fraværskvoter. Ansatt
er ikke nyansatt og har derfor ikke fått tildelt kvoter gjennom saksgang for
tilsetting. Han fikk heller ikke tildelt kvoter ved siste årsskiftet fordi han
da tilhørte en medarbeidergruppe som ikke ble behandlet. Det samme kan også skje
med personer som har fratrådt og seinere gjeninntrådt igjen. Kvoter må legges
inn manuelt.
Eksempel 3:
Ansatt kommer inn i virksomheten gjennom virksomhetsoverdragelse. Da
skal ferieinformasjon fra tidligere arbeidsgiver registreres i IT0015 for at den
ansatte skal få korrekte feriekvoter. Dersom ferieinformasjon mangler, kan
genererte kvoter være feil. Kvotene må rettes manuelt..
Eksempel 4:
Man er rett og slett uenig i den beregning programmet har gjort og
ønsker å endre tallet. Korreksjon før juni:
Ansatt har kr 16.998,- i feriepenger og trekkes kr 1.000,- pr. dag. Programmet vil gi 16 dager med lønn og kr 998,- utbetales i juni. Han får 9 dager uten lønn. Avvikles disse dagene, trekkes han med kr. 9.000,-. Det siste trekket kommer når ferien avvikles. Totalt trekk kr 25.000,- (16.000,- + 9.000,-).
Ansatt ber om å bli trukket for full ferie i juni. Kvotetype 30 endres fra 16 til 25 dager. Kvotetype 40 som inneholder 9 dager uten lønn slettes samtidig. Trekkes nå for 25 dager i juni, dvs. kr 25.000,-. Beløpet er større enn feriepengene, men det er greit når det gjøres etter avtale med den ansatte.
I begge tilfeller trekkes den ansatte kr 25.000,- for 25 feriedager. Forskjellen er tidspunktet trekket foretas på.
Korreksjon etter juni:
Ansatt er feilaktig trukket for mange feriedager. Kan være trukket for 20 feriedager, men jobber bare 3 dager pr. uke og skulle vært trukket for 15 dager. 5 dager refunderes på IT0416, kode 0001 – Utbetaling rest feriedager. Alternativt ansatt har 12 dager i rest, men skulle av en eller annen grunn bare hatt 6 dager. Man kunne ha lagt inn et fiktivt ferieforbruk på 6 dager, men det er riktigere å redusere antall dager på IT0416, kode Z001 – Red. rest ferie u/utbet.
Eksempel
5:
Feil som oppdages i forbindelse med fratredelse, se Kvoter ved fratredelse.
Det er ikke tillatt å manuelt endre på feriekvotene etter at junilønn er kjørt.
Forutsetninger
Manuell korreksjon baserer seg på manuell beregning.
Saksbehandler må selv beregne riktig kvote. Her er det ingen systemstøtte.
Registrering
Kvotene endres på IT2006 - Fraværskvoter. IT2006 kan nås fra transaksjonskode PA30 – Vedlikehold personstamdata eller fra PA61 - Vedlikehold tidsdata.
Se for øvrig også Oversikt over kvotetyper.