Generelt:

•     Sjekklistens formål er å sikre riktig ferieoppgjør i juni. Listen er delt i 2 deler, en del som kan utføres før første lønnskjøring. Andre del utføres i kontrollperioden for hovedlønn i juni.

•     Aktivitetene skal utføres av virksomheten i nummerrekkefølge.

•     Listen gir en oversikt over hjelpemidler man har til rådighet. Den enkelte virksomhet må selv vurdere hvilke kontroller/korrigeringer som må utføres for å få riktig juni lønn.

•     Vedr. sikringsbestemmelsen: Se Statens personalhåndbok kap. 16.5.5 - Utbetaling og beregning av feriepenger (Regjeringen.no)

•     Eventuelle endringer meldes i sak til DFØ, via Kundesenter på nett, innen registreringsfrist for hovedlønn juni. Dersom feil oppdages etter første kjøring, må dette meldes i sak i løpet av kontrollperioden.
Sak merkes «Kvalitetssikring av ferieoppgjør i juni». Legg gjerne ved en Excel-fil som viser klart hva som skal endres/korrigeres i SAP.
Filen må inneholde ansattnummer og navn.

Endringer fra forrige liste:

•     Oppdatert punkt 1.1 – fratrer i juni.

•     Fjernet punktet om kontroll av ansatte som har fått høyere lønn før juni lønn. Disse fanges opp i kontrollperioden pkt. 2.2

•     Små justeringen og spesifisering av input til rapporter.

Forberedelser som bør gjøres før juni lønn

Nr.

Aktivitet

Kommentarer/Frist

Transaksjonskode / Fremgangsmåte

1.1

Kontroller feriekvoter

I løpet av mai

Det er nok å kontrollere årets kvotetype 30 og 31 i IT2006

Status pr 01.06. er avgjørende for ferietrekket i juni

YHR_FRAV10, variant CUS&OPAL01

Varianten er satt opp til å kjøres for inneværende år og viser ansattes feriekvoter.

Kontroller feriedager i kolonnen antall. Se etter avvik og åpenbare feil. F.eks. ansatte som har vært tilsatt lenge og som ikke har full kvote.

Denne rapporten kan også benyttes som utgangspunkt for de videre kontrollene.

Her er forslag til hva som bør kontrolleres under punkt 1.1. (listen er ikke uttømmende)

•     Identifiser ansatte ved hjelp av foreslått transaksjonskode.

•     Simuler juni lønn for å sjekke den ansattes feriepengedekning.

•     Kvoten korrigeres ut fra hva den ansatte har feriepengedekning til.

Kontroller ansatte som

nylig har hatt en endring i stillingsprosent

S_L9C_94000095 (oversikt over saksganger)

Rapporten kjøres for aktive ansatte for perioden 01.12. forrige år til 31.12. inneværende år.

Type saksbehandling:

S3 for DFØ HR kunder

94 for de som ikke benytter DFØ HR

Det kan eventuelt kjøres en ad-hoc spørring for å identifisere ansatte med endring i dellønnsprosent i IT 0008.

er i ulønnet permisjon (hel og delvis) i juni

YHR_FRAV, variant CUS&OPAL13
(Permisjoner u/lønn)

Rapporten kjøres på aktive ansatte for perioden 01. - 30.06.

Ansatte i hel permisjon i juni: Som hovedregel skal det ikke trekkes for ferie når den ansatte ikke mottar lønn. Dette for å unngå negativt opptjente feriepenger. Kvoten skal derfor settes til 0 dager for ansatte som er i hel permisjon. Unntak er dersom den ansatte har avviklet ferie før permisjonsstart eller kommer tilbake i arbeid i løpet av ferieåret. Kvoten kan da settes til det antall dager som er avviklet før permisjonsstart og/eller det antall dager som det er avtalt at den ansatte skal avvikle ved tilbakekomst til arbeid. Det siste forutsetter at den ansatte har feriepengeopptjening resten av året som utligner de negativt opptjente feriepengene i juni.

Ansatte i delvis permisjon: Ansatte skal ikke trekkes i lønn for mer enn det vedkommende har feriepengedekning til. Sjekk om antall dager på kvoten justeres.

hadde foreldrepermisjon med 80% dekningsgrad i opptjeningsåret

YHR_FRAV

Ansatte som har hatt 80% dekningsgrad i opptjeningsåret har ikke rett på sikringsbestemmelsen.

Rapporten kjøres for periode 01.01. – 31.12. foregående år, med permisjonskode 415.

hadde permisjon uten lønn pga militær-/siviltjeneste foregående år

YHR_FRAV

Rapporten kjøres for periode 01.01. - 31.12. foregående år, med permisjonskode 310 og 330.

Ansatte som er tilbake i arbeid kan ha rett til å få oppjustert sine opptjente feriepenger. Ref Lov om ferie §10 (5).

Dersom dette ikke ble ivaretatt til 13.kjøring foregående år (ref. sjekkliste 13. kjøring), kan justeringen gjøres nå.

Evnt beløp for justering må regnes ut og registreres via YHR_HURTIGREG.

fratrer i juni

S_PH9_46000223 (tiltredelser- og fratredelser).

Kjør rapporten med periode «annen periode». Sett inn fratredelsesdato 01. - 30.06 inneværende år.

Kvoten korrigeres til 0 dersom det ikke skal avvikles ferie. Korriger eventuelt til det antall dager som er avviklet/skal avvikles før fratredelse.

har fungering i juni

Lag en ad-hoc spørring (S_PH0_48000513) med info fra infotype 0509 - Fungering.

Kjør rapporten for aktive ansatte i juni måned.

Fra IT 0509: Ta med første og siste gyldighetsdato, samt lønnart.

Sjekk at korrekt lønnart er registrert i IT0509.

Se Registrering av fungering via PA40 for beskrivelse av lønnarter

er tildelt kvote 31.

Skal den ansatte trekkes for full kvote?

Skal ansatte over 60 år informeres om muligheten til å motsette seg avvikling av dager den ansatte ikke har feriepengedekning til?

2.1

Identifi­sere ansatte med avvikende ferieoppgjør

Så snart lønnskjøring er kjørt første gang

Transaksjonskode:

PC00_M99_CWTR

Velg variant CUS&OPAL77

Kjør ut oversikt over feriepenger og ferietrekk for alle ansatte.

Lagre filen i Excel format. Den skal benyttes i utførelsen av punktene 2.2 - 2.4

2.2

Kontroller alle ansatte som har «negativt ferieoppgjør»

Negativt ferieoppgjør betyr at feriepengene ikke dekker feriedagene med lønn.

Har ansatt fått for mange feriedager med lønn? Skulle sikrings­bestem­melsen ha slått til?

Manuell kontroll på enkeltpersoner som har fått negativt ferielønnstillegg i Excel-arket.

Kontroller lønnsslippen for juni lønn mot grunnlagsdataene.

2.3

Kontroller ansatte med «null i ferieoppgjør»

Null i ferieoppgjør skyldes at sikringsbestemmelsen har slått til. Sjekk at det er riktig at den skal slå til.

Ansatte som har hatt ulønnet fravær (gjelder ikke ferie) i opptjeningsåret har ikke rett på sikringsbestemmelsen.

Vær spesielt oppmerksom på dem som ble ansatt i opptjeningsåret. Disse har ikke full opptjening

Manuell kontroll på ansatte som har fått null i ferielønnstillegg i Excel-arket.

Kontroller lønnsslippen for juni lønn mot grunnlagsdataene.

2.4

Kontroller alle ansatte med «høye beløp»

Kan for eksempel skyldes at ansatt ved en feiltagelse ikke har fått tildelt feriekvote i det hele tatt

Manuell kontroll på ansatte som har høyt ferielønnstillegg i Excel-arket.

Kontroller lønnsslippen for juni lønn mot grunnlagsdataene.