Formål
I mappekortet registreres controllingområde, hovedkostnadssted, firmakode, personalområde og personaldelområde.
Opplysninger som registreres her arves nedover i strukturen. Poenget blir derfor å legge opplysningen så langt oppe i strukturen som mulig, og kun lage brudd der det er nødvendig; dvs. første nivå der verdiene endres. Flere av opplysningene er registrert på øverste organisasjonsenhet i forbindelse med oppstart av SAP.
Merk at personalområde og personaldelområde er forslagsverdier som kommer opp når man tildeler en ny stilling til en ansatt. Det foregår altså ingen overføring til infotype 0001 når man endrer verdiene på disse feltene i PPOME.
Les mer i kapittelet kontering.
Firmakode
Firmakoden vil alltid arves fra øverste organisasjonsenhet i virksomheten. Dette er allerede lagt opp når man starter med SAP. Du skal derfor aldri endre denne.
Firmakoden identifiserer en virksomhet som en juridisk enhet. Firmakoden bør registreres så høyt oppe i organisasjonsstrukturen som mulig, da vil man kunne få fullt utbytte av arvemekanismen.
Personalområde
Personalområdet skal normalt ikke endres. Det er lagt opp på øverste organisasjonsenhet når man starter med SAP og skal arves nedover.
Personalområdet representerer en gruppering av de ansatte som kan ha forskjellige egenskaper knyttet til seg.
I FSI-løsningen har vi valgt å knytte det juridiske nummeret (organisasjonsnummerets organisasjonsledd) til personalområdet.
Personaldelområde
Personaldelområdet registreres på det nivå i organisasjonsstrukturen der det forekommer en endring i forhold til overliggende nivå.
En virksomhet kan ha flere personaldelområder (for eksempel har DFØ ett delområde for hvert kontorsted).
Personaldelområdet kan også brukes for å skille kodeverk på ansatte, eksempelvis kan forslag til arbeidsplan differensieres i forhold til personaldelområde.
I FSI-løsningen har vi valgt å knytte bedriftsnumrene (organisasjonsnummerets bedriftsledd) til personaldelområdet.
Hovedkostnadssted
Hovedkostnadssted registreres på det nivå i organisasjonsstrukturen der det forekommer en endring i forhold til overliggende nivå. Når du lagrer mappekortet Kontering, kan du registrere i mappekortet Kostnadsfordeling. Mappekort Kostnadsfordeling kan ikke registreres før du har lagret kostnadssted i mappekortet Kontering.
Hovedkostnadssted er det samme som kostnadssted. Hovedkostnadssted kan registreres så høyt opp i organisasjonsstrukturen som du ønsker det og arves nedover i strukturen.
Controllingområde
Controllingområdet er enten nedarvet fra øverste organisasjonsenhet, eller det er knyttet til firmakode/hovedkostnadssted. Du skal derfor ikke endre dette feltet. Hvis feltet blankes når du legger inn et nytt kostnadssted skal du taste Enter. Du vil da få controllingområde knyttet til kostnadsstedet.
Det er opprettet et controllingområde for hver virksomhet. Controllingområdet styrer hvilke kostnadssteder som er knyttet til den enkelte virksomhet. Controllingområdet har det samme kortnavn og betegnelse som firmakoden.
Forretningsområde
Forretningsområde skal ikke benyttes.
Arv
Opplysningene arves nedover i organisasjonsstrukturen, dvs. til underliggende organisasjonsenheter, og videre til stillinger underlagt organisasjonsenheten.
Det arves videre ned på personer. Ved valg av stilling i en saksgang overføres firmakode og kostnadssted til personen. Dette er synlig i IT0001 Plass i organisasjonen. Personalområde og personaldelområde kommer opp som forslagsverdier i saksgangen. Dette overføres altså ikke automatisk ved endring i PPOME.
Ved endring av hovedkostnadssted i PPOME, overføres dette automatisk til infotype 0001 for personen.
Overstyring
Du kan overstyre de opplysningene som arves fra et høyere nivå i organisasjonsstrukturen. Ved å klikke på knappen som viser nedarving, åpnes feltet for registrering av nye data. Merk: velg ”gyldig fra” dato (øverst til høyre i mappekortet) før du klikker på nedarvingsknappen og endrer.
Lagre før du går videre
Før du kan registrere i mappekortet Kostnadsfordeling må du ha opprettet og lagret alle verdier i mappekort Kontering. Det er spesielt kostnadsstedet som mappekortet Kostnadsfordeling er avhengig av.