Hensikt
Hensikten er å gjøre det mulig for arbeidsgiver å lese inn informasjon av praktisk karakter fra fil uten at informasjonen nødvendigvis må sendes til HR for registrering i SAP.
Programmet er ikke hensiktsmessig for alle kunder. For de kunder som velger å bruke det kan bruken variere.
Beskrivelse av prosedyre
Den vanligste bruken er innlesing av initialer og mailadresser som besluttes utenfor HR og som må leses inn i SAP snarest mulig.
Et eksempel på slik bruk kan være at den som registrerer en nyansatt (hos basiskunde) eller fyller ut e-skjema/blankett (hos kunder på grunntjeneste) ikke har mulighet til å registrere mailadresse og initialer der og da. I stedet for å registrere denne informasjonen seinere kan virksomheten generere en fil med initialer og mailadresser som de legger på DFØ Fildel og som DFØ leser inn en gang pr. døgn. Det skrives en kvittering tilbake til DFØ Fildel.
På samme måte er det mulig å lese inn romnummer, bygning, jobbtelefon og mobiltelefon jobb.
Programmet håndterer både nyregistrering og endringer. Unntak: Initialer kan kun opprettes, ikke endres på denne måten.
Det er en svakhet at gårdagens filer ikke kan tas vare på i DFØ Fildel. Dersom SAP er nede, f.eks. i forbindelse med supportpakker kan det bety at fredagens fil som har innhold blir overskrevet av lørdagens fil uten innhold før forrige fil blir lest inn i SAP. Informasjon kan dermed gå tapt, litt avhengig av hvordan det mottakende system fungerer.
Når tildeling av initialer, mailadresse etc. skjer ut fra at denne informasjonen mangler på masterdatafiler som mottas fra SAP burde det likevel gå greit. Dersom en fil skulle gå tapt vil informasjonen fortsatt mangle på neste masterdatafil og vil kunne legges ut for innlesing en gang til.
Dersom tildeling skjer på andre premisser kan den gå tapt. I det siste tilfelle kan det være hensiktsmessig å ta vare på kvitteringsfilene på DFØ Fildel for på den måte å identifisere hva som er lest inn. Dette må avtales spesielt.
Transaksjonskode
YHR_OPPDATER_ARBINFO
Når du setter kryss for Test Run blankes stien for Fil log og du får reusltatet rett på skjerm. Dette for å unngå at man skriver testresultatet til kundens område på DFØ Fildel.
Ved avtale om å ta vare på kvittringsfilene legger du dato bak filnavnet: «FILNAVN_KVITTERING_DD.CSV». Ved kjøring vil DD erstattes med dag i måneden slik at den 19 januar står det _19.CSV, neste dag står det _20.CSV. På denne måten unngår vi å overskrive gårdagens kvitteringsfil. Men filene tas kun vare på i en måned, 19 februar vil overskriver 19. januar, 20 februar vil overskrive 20. januar etc.
Fil for innlesing
Filformatet er enkelt. En egen mal fra DFØ er ikke nødvendig, man kan lage sin egen fil rett i Excel ved å skrive inn kolonneoverskriftene nedenfor.
Det er 2 alternativer, en lang og en kort fil, avhengig av behov. Begge håndteres av samme innlesingsprogram og det spiller ingen rolle hvilken variant man velger. Vi anbefaler likevel at alle nye brukere tar i bruk den største filen med en gang.
Gammelt filformat (kort fil):
Nytt filformat (lang fil):
Filnavn er valgfritt. Filplassering er på DFØ Fildel skal være sammen med masterdata. Filformat for innlesing er .xlsx eller .csv.
Kvitteringsfil
Kvitteringsfilen som skrives tilbake bør ha tilsvarende navn og samme plassering. Filformat for kvittering er .csv eller .pdf.
Kvitteringsfilen kan se slik ut (valgt pdf-format og splittet i 2 for å få større skrift):
Spesielt om testkjøring
Filen som skal leses inn legges alltid på riktig firmakode på DFØ Fildel. Kvitteringsfilen legges på samme sted. Vi har hatt problemet med å få generert kvitteringsfil når filene ligger annet sted. Dette er en feil, programmet skal ikke være slik, men vi har foreløpig valgt, ikke å prioritere oppretting av denne feilen.
Når begge filene legges på riktig mappe på DFØ Fildel fungere kjøring, både i forgrunn og i bakgrunnen.
Oppdatering er kundens ansvar
Tildeling av og registrering av initialer, mailadresse etc. er kundens ansvar. Dette ansvaret endres ikke av at kunden tar i bruk automatisk for oppdatering av denne informasjonen.
Ett uttrekk én gang pr døgn
For oppsett, se Oppsett og uttrekk av masterdata2-filer.
For innlesing av mailadresser kan man ikke sette opp varianter som dekker flere firmakoder, her må hver enkelt fil inn i YBC_BAKGR_JOBBER – tabell over bakgrunnsjobber.
Denne jobben bør gå èn gang pr. døgn, fra kl 15:00, men er selvfølgelig avhengig av når virksomheten legger ut filen som skal leses inn. Årsaken til at den bør gå på ettermiddag er for å redusere problemene når vi har styrt nedetid i SAP. Systemet tas da ofte ned ved arbeidstidens slutt på fredag. Da er det fint at vi har lest inn alle filer som ligger på vent. Dette for å hindre at en fil med innhold som ligger på DFØ Fildel og skal leses inn, ikke blir overskrevet av en tom fil fra kundens systemer og at vi ikke leser inn den tomme filen når SAP kommer opp igjen.
Avgrensing av gamle verdier
Ny post vil automatisk medføre avgrensing av gammel post fra oppgitt dato. Dersom man ønsker å tømme et felt, altså at eksisterende bygning eller romnummer ikke gjelder lenger nytter det ikke å lese inn en fil der feltet er tomt, det vil bli tolket som ingen endring. Legg i stedet inn en bindestrek i feltet slik at det opprettes en ny post uten romnummer fra oppgitt dato.
Feilmeldinger
Kvitteringsfilen overskrives normalt for hver innlesing. For å kunne overskrive filen må den være lukket. Dette er normalt bare et problem i test. Melding i SAP kan være litt kryptisk:
Dersom filnanvet for innlesing er feil kan programmet gå og gå ganske lenge uten at du får noen feilmelding. Varselet i SAP ser slik ut:
Da har du gjerne allerede fått en feilmeldinge i excel som ser slik ut:
Problemstilling ved overgang til nytt kalenderår
Programmet leser en fil på DFØ Fildel og legger ut en kvittering samme sted. Filen som legges ut av kunder har alltid samme navn og overskriver dermed filen fra dagen før.
Filenplassering er angitt i felt i skjermbildet.
Ved overgang til nytt år opprettes det en helt ny og tom mappe på DFØ Fildel. I denne mappa ligger det ingen fil for innlesing av initialer. Dersom innlesingsprogrammet går første gang, før kunde har skrevet første fil til DFØ Fildel, finner ikke programmet noen fil å lese inn og dermed vil programmet feile. Det er ikke så usannsynlig at dette skjer den 1. januar, men det ordner seg så snart første fil er lagt ut.
Vi klarte ikke finne noen god løsningen på dette problemet og ettersom det foreløpig kun er et fåtall kunder som leser inn fil og at vi jobber med en ny løsning som skal erstatte DFØ Fildel, har vi valgt å ikke gjøre noe med det.
Dersom det blir problem at programmet feiler flere ganger, hent siste fil fra forrige år, kopier den til nytt år og tøm den.