Det finnes en rekke standard reiserapporter i SAP. Nedenfor viser vi et eksempel på en slik rapport og nevner et par av de transaksjonskodene dere kan bruke for å få skrevet ut noen av disse rapportene.
S_AHR_61016405 - Rammedata/summer/bilag/kostn.(reise).
Formål
Gi oversikt over behandlete reiseregninger og danne grunnlag for statistikker over reiseforbruket.
Forutsetning
At det er registrert reiseregninger.
Transaksjonskoder
S_AHR_61016402 Oversikt over bilag per ansatt og reise
S_AHR_61016403 Bilag uten tilknytning til ansatt og reise. Kan brukes til å lage statistikker
S_AHR_61016404 Kontering. (Her anbefaler vi at dere bruker YHR_REISEDATA i stedet.)
S_AHR_61016405 Rammedata/summer/bilag/kostn.(reise)
S_AHR_61016406 Reisemål
S_AHR_61016408 Periodevis evaluering av reiseutgifter
S_AHR_61016411 Oversikt over antall reisedager per person
PRRW Konteringsrapport for reiseregninger
PTRV_MILEAGE Strekningsdata
PRCCD Vis kredittkortkvitteringer
Det er ikke alle rapportene som er like aktuelle. Dersom dere bare skal ha oversikt over de reisene som er foretatt, vil vi anbefale at dere bruker S_AHR_61016401 Reiseoversikt.
Bestilling av rapportene
Bestillingsparameterne varierer litt fra rapport til rapport, men i hovedsak ser de ut som beskrevet nedenfor.
Mappekortet Personaldata
Dette mappekortet kan dere bruke til å bestille rapportene per kostnadssted, for en eller flere bestemte ansatte, for en bestemt medarbeidergruppe, for en bestemt medarbeiderundergruppe eller liknende.
Dere bør i alle fall sette inn firmakoden. Dette gjør at det tar litt mindre tid å få rapporten frem på skjermen.
Oppsettet styrer hvilke kolonner som skal være med på rapporten, rekkefølgen på kolonnene, sortering, delsummer og lignende Velger dere oppsett /CUS&OPAL01, vil rapporten bli seende ut slik som eksempelet i begynnelsen av dette avsnittet.
Mappekortet Rammedata
Dette mappekortet bruker dere til å begrense hvilke reiseregninger dere vil ha med på rapporten.
Det vanligste her er å bruke startdato eller sluttdato for reisen for å velge hvilke reiser dere vil ha med. I eksempelet ovenfor har vi valgt alle reiser som er påbegynt i 2008.
Mappekortet Status
Dette mappekortet bruker dere til å bestille rapporter avhengig av hvor langt i prosessen med godkjenning, avregning og utbetaling reiseregningene er kommet.
I tabellen nedenfor viser vi en oversikt over betydningen av de forskjellige statuskodene som dere kan sette inn i dette mappekortet:
|
Status |
Søknad/ Reise |
Avreg.-status |
Overført regnskap |
Overført-lønn |
|
Registrert, men ikke sendt til godkjenning |
3 |
0 |
|
|
|
Sendt til godkjenning, men ikke godkjent |
3 |
1 |
|
|
|
Godkjent, men ikke avregnet |
4 |
1 |
|
|
|
Avregnet, men ikke overført til utbetaling |
4 |
2 |
|
|
|
Overført til utbetaling eller utbetalt |
4 |
2 |
1 |
|
|
Overført til lønns- og trekkoppgaven |
4 |
2 |
1 |
1 |
Dersom dere ikke fyller ut noe i dette mappekortet, får dere med alle reiser for det tidsintervallet som er oppgitt i mappekortet Rammedata.
Standard bestillingsvarianter
For rapport S_AHR_61016401 Oversikt over reiser fordelt per ansatt er det laget et sett av rapportvarianter som kan brukes til å bestille rapporter avhengig av hvor langt de er kommet prosessen med godkjenning, avregning og utbetaling.
Dere kan få frem de forskjellige variantene ved å bruke ikonet
Hent inn variant
Dere må velge en av variantene:
CUS&OPAL01 – Lister ut alle reiser summert per ansatt.
CUS&OPAL02 – Lister ut alle reiser summert per ansatt som ikke er sendt til godkjenning.
CUS&OPAL03 – Lister ut alle reiser summert per ansatt som er sendt til godkjenning, men ikke godkjent.
CUS&OPAL04 – Lister ut alle reiser summert per ansatt som er godkjent, men ikke avregnet.
CUS&OPAL05 – Lister ut alle reiser summert per ansatt som er godkjent og avregnet, men ikke overført FI.
CUS&OPAL06 – Lister ut alle reiser summert per ansatt som er godkjent, avregnet og overført FI (klar til utbetaling).
CUS&OPAL07 – Hensikten med denne varianten er å synligjøre reiser som ligger frem i tid som er godkjent, men ikke avregnet (mulige feilregistreringer). Denne rapporten må kjøres etter reisekjøring for å få ut et riktig resultat. Man kan manuelt angi tidligste mulige etterberegningsdato for å få ryddet opp i gamle reiser.
PTRV_MILEAGE
Strekningsdata
Rapporten viser oversikt over kilometer registrert på ansatte i virksomheten.
Sett inn firmakode og evt ansattnummer i søkefeltet under Pesonaldata og velg evt hvilken periode du ønsker å se i arkfanen Rammedata.
PRCCD
Vis kredittkortkvitteringer
Rapporten viser oversikt over transaksjoner som er lest inn fra kredittkort. Men kan søke på firmakode og ansattnummer. Og om det er knyttet til en reiseregning.
Det kan være lurt å sette inn bilagsdato, e.a, så ikke rapporten viser alt (tar lang tid).
PTRV_PAYMENT_HISTORY
Rapporten viser nøkkeltall fra reisene:
Datoen som står under kolonnen Registrert vil være datoen bilaget er overført FI. Dvs når reisekjøringen posteres.
Datoen som under kolonnen Utligning vil være datoen utligningsbilaget fra bank er kommet inn. Det er normalt at utligningen kommer 2-5 dager etter at bilaget er overført regnskap.
I tillegg vises bilagsnummer, beløp på reisen, reiseland og sted og andre reisedata.