Formål
Skaffe seg oversikt over permisjoner som utløper for å kunne følge opp best mulig.
Det er flere alternativer du kan bruke for å finne permisjoner som utløper, men det er viktig at du skjønner forskjellen på de ulike rapporter for at du skal kunne hente ut de opplysninger du er på jakt etter.
Rapport over permisjoner som uløper – IT2001
Ved registrering av permisjon skal det legges inn Til dato på IT2001 - Fravær. Rapporten Oversikt over permisjoner som ikke er avsluttet søker på denne dato.
I noen tilfelle kan en permisjon dukke opp to ganger i denne rapporten. Det gjelder spesielt fødselspermisjon. Dette skjer når en permisjon er avbrutt for eksempel av ferie eller en annen fraværstype og derfor ligger som 2 poster på IT2001. Så lenge det er flere poster på infotypen 2001 som har Til dato fram i tid vil alle postene listes i denne rapporten.
Terminovervåking – IT0019
Terminvarsler registreres på IT0019 - Terminovervåking. Denne infotypen ligger inne i saksgangene for permisjon. I tillegg til på IT2001 kan man også her registrere Til dato på en permisjon. Datoer som legges inn på IT0019 kan hentes ut i rapporten Utskrift av varsler registrert i IT0019 eller varsles til mailboks.
Automatisk varsling til e-post
Det er også mulig å få sendt varsel om permisjoner som utløper til saksbehandlers e-post. Dette varselet sendes en viss periode før permisjonen faktisk utløper i henhold til den dato som er registrert på IT0019 – Terminovervåking.
For at varsel skal sendes må dette være satt opp for virksomheten, se Automatiske varsler i selvbetjeningsportalen basert på vedlikehold av datovarseltabell. Her er et av alternativene som kan settes opp Varsle retur fra permisjon og lignende.
Sluttdato skal alltid være reell
Sluttdato som ligger på en permisjon i IT2001 – Fravær skal alltid være reell sluttdato. Dette av tre grunner:
•Programmet klarer ikke å regne ut antall fraværsdager på en permisjon som varer uendelig. Det betyr at man kan får feil dagtall i fraværsrapporter, inkludert sykefraværsprosent.
•Det er Fra dato og Til dato på IT2001 som sørger for stopp og start av lønnstrekk for permisjoner uten lønn. Uten en til-data på IT2001 vil lønn ikke starte opp igjen når du kjører saksgang for retur fra permisjon uten lønn.
•Saksbehandlere som benytter rapporten Oversikt over permisjoner som ikke er avsluttet vil ikke få full oversikt. Dette er spesielt kritisk i virksomheter med flere saksbehandlere som kanskje har litt ulik måte å jobbe på.