Formål
Tidevalueringsjobben kjøres hver natt og genererer automatisk diverse meldinger. Det er de samme meldingstyper som kan listes i rapport Vis tidsevalueringsmeldinger. Det er og de samme meldingene som hver enkelt sluttbruker finner på Tidslipp/Tidsinformasjonsformular.
Vær oppmerksom på at det ikke er alle tidevalueringsmeldinger som sendes til ansatte eller til leder som varsler.
Forutsetning
Virksomheten må være satt opp for Positiv tid. Ansatte registrerer alt fravær og all tilstedetid enten i selvbetjeningsportalen eller i DFØ-app. Tidevaluering må være foretatt. På bakgrunn av dette genereres det automatisk diverse varsler fra bakgrunnsjobben for tidevaluering.
Typer varsler
Dette er de standard tid varslene som er satt opp automatisk i systemet for virksomheter med positiv tid:
1) Varsling til ansatt om mangelfull registrering
Det gjelder varsling når disse 2 meldingene genereres fra tidevaluering:
01 Medarbeideren er ikke tilstede
•Ansatt har glemt å registrere tid eller å sende fraværssøknad)
9B Ufullstendig registrering av fravær/fremmøte
•Registrering på 1 minutt, eks. 09:00-09:01 (ansatt har glemt å stemple ut)
•Mangler registrering i kjernetiden
Dette varsel sendes som en e-post til ansatte hver 10. dag (den 1., den 11. og den 21. hver måned) for alle kunder med positiv tid.
I tillegg får også leder samme varsel for sine medarbeidere som har ufullstendig tidsregistrering. Det er leder sitt ansvar å sørge for å følge opp at sine medarbeidere registrerer tid i tide. Dette varsel sendes kun en gang i måneden, den 11., og kun for timer registrert i forrige periode/måned. Vær oppmerksom på at dette kun kan settes opp for hele virksomheten slik at alle ledere får det.
2) Varsling ved brudd på arbeidsmiljøloven. Henviser til arbeidsmiljøloven (AML § 10)
Det gjelder varsling når disse meldingene genereres fra tidevaluering:
91 AML grense nådd arb.tid/døgn
92 AML grense nådd arb.tid/uke
93 AML grense ovt pr kalenderår nådd
96 AML grense nådd arb.tid pr. 8 uker
9C AML grense nådd overtid siste 4 uker
9D AML grense nådd overtid siste uke
Varsel 91, 92, 93 og 96 sendes på e-post både til ansatt og leder hver 10. dag, og kun når det er brudd. For leder sendes det en e-post per ansatt som har brudd.
Varsel 96 baserer seg på laveste gjennomsnittsberegning (48*8=384 timer) og tar ikke hensyn til individuell grense for antall timer per uke.
Varsel 9C og 9D vises på den ansattes tidslipp. Dersom virksomheten ønsker at det skal sendes e-post til ansatt og leder basert på disse varslene, må dette bestilles via kundesenter på nett.
3) Varsling ved fleksisaldo som er over 50 timer
Plusstimer utover 50 blir strøket automatisk og uten kompensasjon ved neste avregningsperiode (Ref. Særavtale om fleksibel arbeidstid i staten). Se kapittel Kontroll av fleksisaldo ved overgang til ny avregningsperiode.
Alle ansatte med positiv tid får et varsel den 1. dagen i de 2 siste månedene før fleksisaldoen avregnes. For de aller fleste kundene vil det si 1. november og 1.desember, men systemet tar også hensyn til kunder som har en annen avregningsperiode enn årsskiftet og de som eventuelt har flere avregningsperioder i løpet av året. Ansatte blir varslet tilsvarende (den første dagen i de 2 månedene før fleksisaldoen avregnes). Dette varselet sendes også til leder.
Standard oppsett
Alle virksomheter med positiv tid er i utgangspunktet satt opp for alle typer varsler. Dersom deres virksomhet ikke ønsker en eller flere av disse varslene, kan dere sende en sak til DFØ via Kundesenter på nett for å avbestille en eller flere av disse.
Ekstra varsel
I tillegg til de 3 varslene som er satt opp automatisk for alle virksomheter med positiv tid, er det mulig å bestille hos DFØ, via sak i Kundesenter på nett, følgende ekstra varsel:
Varsling ved fleksisaldo som er under -10 timer
Mindre enn 10 minustimer på fleksisaldo kan, i henhold til 9.15.1 i Statens personalhåndbok, medføre trekk i lønn. Overskridelse på minussiden strykes ikke automatisk. Her skal man både trekke den ansatte i lønn og korrigere saldo tilsvarende. Dette gjøres manuelt. Se Kontroll av fleksisaldo ved overgang til ny avregningsperiode.
Med dette varselet kan ansatte med positiv tid få et varsel den 1. dagen i de 2 siste månedene før fleksisaldoen avregnes. For de aller fleste kundene vil det si 1. november og 1.desember, men systemet tar også hensyn til kunder som har en annen avregningsperiode enn årsskiftet og de som eventuelt har flere avregningsperioder ila året. Ansatte blir varslet tilsvarende (den første dagen i de 2 månedene før fleksisaldoen avregnes). Dette varselet sendes også til leder.
Teksten på e-post varsel ser slik ut, men kan tilpasses: «Din negative fleksisaldo har nå oversteget -10 timer. I henhold til 9.15.1 i Statens personalhåndbok, kan dette medføre trekk i lønn».