Formål
Registrering av reisetid i SAP gir mulighet for automatisk beregning av godtgjørelse. SAP holder kontroll på tidspunktene for å skille mellom timelønn og timelønn tillagt 50%.
SAP ajourholder saldo for reisetid til avspasering. Reisetid til avspasering ligger i samme saldo som overtid (saldo 76 Reisetid/overtid).
Fra SAP kan det tas ut rapporter på reisetid for den enkelte ansatte og for hele eller deler av virksomheten.
Forutsetninger
Med reisetid menes kun faktisk reisetid. Reisetid i den alminnelige arbeidstid regnes fullt ut som arbeidstid. Reisetid utenom alminnelig arbeidstid regnes normalt som fritid og godtgjøres i henhold til gjeldende regelverk for reisetid.
All frammøtetid må registreres for at beregningene skal bli korrekte.
Den ansatte må være knyttet til positiv eller negativ Tidevaluering.
Arbeidstakere i ledende eller særlig uavhengig stilling kompenseres ikke for reisetid. Det skal fastsettes i lokale særavtaler hvilke arbeidstakere dette gjelder.
Virksomheten må selv fastsette registreringsrutiner for reisetid.
For de tilfeller der reisetid i Norge skal regnes som arbeidstid, er det opprettet egne koder. Å få godskrevet reisetiden som arbeidstid har betydning for oppfølging av hviletidsbestemmelsen i arbeidsmiljøloven (§10). Kodene brukes av hensyn til den enkelte ansatte, da total arbeidstid får konsekvenser for den ansattes hviletid.
Registrering
Den ansatte registrerer reisetid i DFØ app/selvbetjeningsportalen.
Reisetid kan registreres som en egen transaksjon i tillegg til normal arbeidstid den enkelte dagen. Ved reisetid i Norge kan man også registrere hele dagen med kode for reisetid. SAP trekker ut den ansattes normal arbeidstid i beregningen av faktisk reisetid.
Reisetid vil kun fylle opp arbeidsdagen med de timene som er innenfor normalarbeidstiden. Det vil si at man vil kunne oppleve å få minus på fleksisaldoen og pluss på saldo reisetid/overtid samme dag, avhengig av hvordan man velger å registrere tiden.
Vær obs på at når arbeidsdagen starter i Norge vil norsk arbeidsplan legges til grunn for beregning av reisetid. Dersom arbeidsdagen starter i utlandet, legges 8 timers arbeidsdag til grunn for beregning av reisetid.
For reiser i utlandet må alltid reisetid og arbeidstid skilles med bruk av kode for reisetid og kode for arbeidet tid. For å kunne beregne korrekt antall timer reisetid, må man alltid forholde seg til tidssonen man reiser fra.
Reisetid kan kombineres med alle typer fravær.
Reisetid kompenseres time for time.
Her er noen eksempler på føring av reisetid (utgangspunktet er normalarbeidstid kl 08:00-15:30 i Norge og 8 timer i utlandet):
Eksempel 1 –reise i Norge:
Registrert reisetid m/avsp. kl 05:00-20:00
Arbeidsdagen er fylt opp, man får pluss på saldo reisetid og ingen minus på fleksisaldo. SAP skiller ut normalarbeidstiden og beregner korrekt antall timer som reisetid.
Eksempel 2 –reise i Norge:
Registrert reisetid m/avsp. kl 05:00-08:00, tilstede kl 08:00-15:30, reisetid m/avsp kl 15:30-20:00. Denne registreringen vil gi samme resultat som i eksempel 1.
Eksempel 3 –reise i Norge:
Registrert reisetid m/avsp. kl 05:00-07:30, tilstede kl 08:00-14:00, reisetid m/bet. kl 16:00-18:30. Dette gir pluss på reisetid (05:00-07:30), minus på fleksisaldoen (14:00-15:30) og 2,5 timer til utbetaling (16:00-18:30).
Eksempel 4 –reise til/fra utlandet:
Registrert Tj.reise utland til avsp kl 07:00-15:00. Normalarbeidsdagen er ikke fylt opp. Føringen gir minus på fleksisaldo (07:00 – 08:00 og 15:00 – 15:30), men timen fra 07:00 - 08:00 godskrives saldo for avspasering reisetid/overtid.
Koder
Reisetid i Norge:
021 – Reisetid mot bet.: Beregner tid ut over oppfylt normaldag som reisetid og kompenseres med timelønn. Reisetid på frilørdag, søndag etc. kompenseres med timelønn og 50% tillegg.
023 – Reisetid m/avsp.: Beregner tid ut over oppfylt normaldag som reisetid. Timene godskrives saldo reisetid/overtid. Reisetid på frilørdag, søndag etc. godskrives saldo reisetid/overtid med timer til avspasering. Det gis ingen utbetaling i tillegg.
022 – Reisetid inkl. AML mot bet.: Teller reisetid ut over oppfylt normaldag som arbeidstid. Tiden utover oppfylt normaldag godtgjøres allikevel som reisetid. Reisetid på frilørdag, søndag etc. beregnes automatisk med 50% tillegg.
024 – Reisetid inkl. AML m/avsp.: Teller reisetid ut over oppfylt normaldag som arbeidstid. Tiden ut over oppfylt normaldag godtgjøres allikevel som reisetid. For reisetid på frilørdag, søndag etc. godskrives saldo reisetid/overtid med timer til avspasering. Det gis ingen utbetaling i tillegg.
Reisetid ved utenlandsreise:
026U – Reisetid utl.betalt: Beregner tid utover oppfylt normaldag som reisetid som kompenseres med timelønn. Reisetid på frilørdag, søndag etc. kompenseres med timelønn.
028U – Reisetid utl.avsp: Beregner tid ut over oppfylt normaldag som reisetid som godskrives saldo reisetid/overtid. Reisetid på frilørdag, søndag etc. godskrives saldo reisetid/overtid med timer til avspasering. Det gis ingen utbetaling i tillegg.
Dersom man vil skille reisetid i forbindelse med kurs i utlandet fra annen reisetid benyttes disse kodene:
027 – Reiset.v/kurs utl. betalt: Koden har samme funksjon som kode 026U
029 – Reiset.v/kurs utl. avsp: Koden har samme funksjon som kode 028U
Arbeidstid i
utlandet (satt til 8 timer) føres på disse kodene:
Ref. Statens
personalhåndbok (SPH) (regjeringen.no) kapittel 21, punkt
4.1.2.
02UA Tilstede utland >8t avsp.: Arbeid utover 8 timer kompenseres med timer til avspasering og tillegg på 50% til utbetaling. Bruk av koden på frilørdag, søndag etc. kompenseres med timer til avspasering og 50% tillegg til utbetaling. Det trekkes ikke fleksitid dersom ansatt fører mindre enn 8 timer per dag.
02UB Tilstede utland >8t utbet.: Arbeid utover 8 timer kompenseres med timelønn og 50% tillegg til utbetaling. Bruk av koden på frilørdag, søndag etc. kompenseres med timelønn og 50% tillegg til utbetaling. Det trekkes ikke fleksitid dersom ansatt fører mindre enn 8 timer per dag.
Deltidsansatte med fridag på jul-/
nyttårsaften og onsdag før skjærtorsdag
Se punktet «Overtid/reisetid på jul-/nyttårsaften og onsdag før skjærtorsdag» under Merarbeid.
Deltidsansatte som fører fremmøte «Tilstede utland» (02UA/02UB):
Deltidsansatte må følges opp manuelt ved bruk av kode Tilstede utland (02UA og U2UB). Kodene trekker ut normaldag på 8 t og vil ikke kompenserer tiden mellom den ansattes deltidsplan og 8 timer. Tid utover 8 timer skal kompenseres med timelønn eller time til avspasering og 50% tillegg til utbetaling.
Saldo for reisetid
Timer fra reise- og overtidssaldoen kan avspaseres. Se kapittel Avspasering for hvilke fraværskoder som kan benyttes.
I selvbetjeningsportalen kan den ansatte søke om overføring/utbetaling av timer fra reise- og overtidssaldoen. Beskrivelse for hvordan dette gjøres finnes i brukerveiledning på dfo.no.