Registrering i PR05

Tast inn transaksjonskode PR05 i transaksjonskodefeltet. Skjermbildet Reiseregningsbehandling presenteres.

Hent deretter opp det aktuelle ansattnummeret. Enten ved å skrive i feltet, eller benytte søkehjelp (F4).

Dersom man skal gjøre endringer i en reise som er overført til dukker følgende bilde opp.

Svar Ja dersom reisen skal endres. Deretter kan endringene utføres og reisen kan godkjennes, avregnes og konteres på nytt. Det er bare eventuelle endringer i refusjonsbeløpet som kommer over til reskontroen.

Registrere en ny reise

NB! Dersom registreringen gjelder oppgjør for en reise som det er utbetalt forskudd til i SAP, skal det reisenummeret som ble tildelt ved forskuddet brukes. Da skal dette reisenummeret hentes opp og tilleggsopplysningene registreres her.

Dersom det er en helt ny reise innlands (dvs. uten forskudd i SAP), klikk på ikonet Opprett. Følgende bilde dukker opp.

Reiseskjema

Det finns fem ulike reiseskjemaer.

1.  Innenlandsreise

Skjema innenlandsreiser brukes når man har overnattingsreise som varer 1 døgn eller mer enn 5 timer av natten (definisjon av natt er tidspunktet mellom 22:00 – 06:00).

2.  Utenlandsreise

Skjema utenlandsreise brukes når man har overnattingsreise som varer 1 døgn eller 5 timer av natten (definisjon av natt er tidspunktet mellom 22:00 – 06:00).

3.  Dagsreise innenlands

Skjema dagsreise innenlands brukes på reiser uten overnatting. Man kan registrere en dagsreise som varer inntil klokken 03:00 i nytt døgn.

Eksempel på registrering av dagsreiser som varer inntil klokken 03:00 i nytt døgn.

4.  Dagsreise innland rutinm.

Skjema dagsreise innland rutinm. brukes på rutinemessig oppdrag som ikke er tjenestereise.

5.  Utgiftsrefusjon

Skjema for utgiftsrefusjon brukes til å refundere utgifter en ansatt eller ekstern har lagt ut for arbeidsgiver og som ikke skal innberettes.

Skjemaet inneholder færre felter enn ordinære reiseregninger, men følger ellers reisekjøringene og utbetalingene og vil være synlige i alle reiserapporter.

Reiseskjema Dagreise u/overn. er satt som standard. Dette er gjort for å begrense antall feilregistreringer. I tillegg er feltet Regulativ deaktivert. Dette på grunn av at det ved en dagsreise kun er regulativ Dagreise u/overn. som er gyldig.

Velg aktuelt skjema Innenlandsreise og klikk på Overfør.

Rammedata

Under Rammedata må det fylles ut:

•     Reisestart og klokkeslett

•     Reiseslutt og klokkeslett

•     Reiseland (For Norge er NO default).

I tillegg kan det fylles ut:

•     Regulativ (Reg.) endres i forhold til hvordan man har overnattet. Regulativ A Tjenestereise kommer opp som forslagsverdi.

•     Reiseårsak

•     Første reisemål dersom det er flere reisemål. (Andre reisemål fylles inn ved å åpne knappen «Andre reisemål»

Refusjon etter faste satser

Under regulativ er det følgende valg:

A – Hotell

Dette brukes for ordinære tjenestereiser ved overnatting på hotell. Kostgodtgjørelsessatser gis i henhold til følgende særavtaler:

Innland: Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands.

Utland: Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost utenfor Norge.

Forskuddstrekk - losjitype: hotell.

B - Dagsreise

Dette brukes for ordinære tjenestereiser uten overnatting. Kostgodtgjørelsessatser gis i henhold til følgende særavtaler:

Innland: Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands.

Utland: Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost utenfor Norge.

Forskuddstrekk: Dagsreiser.

C – Dagsreise Innland, trekkplikt

Dette brukes i de tilfellene det gis kostgodtgjørelse i ordinært arbeid. Kostgodtgjørelsessatser gis i henhold til følgende særavtale:

Innland: Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands.

Forskuddstrekk: fullt ut trekkpliktig.

Mer informasjon om når dagsreiser blir fullt ut trekkpliktige finnes på nettsidene til Skatteetaten (skatteetaten.no).

D ->28 dager Hotell

Dette regulativet brukes ved tjenestereiser over 28 dager hvor oppholdet er sammenhengende på samme sted, og overnattingen skjer på losjisted hotell.

Redusert sats gis etter første dag ved bruk av dette regulativet. Satser hentes fra to ulike særavtaler:

Innland: Særavtale om økonomiske vilkår ved endret tjenestested.

Utland: Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost utenfor Norge (sats for kost redusert med 25 %.).

Forskuddstrekk - losjitype: Hotell

E – Fly/Pensjonat/Brakke, Hyb.u/kok

Dette brukes for ordinære tjenestereiser ved overnatting på losjisted Hybel uten kokemuligheter, Pensjonat med og uten kokemuligheter, brakke med og uten kokemuligheter og ved overnatting på transportmiddel (tog, fly, båt etc). Kostgodtgjørelsessatser gis i henhold til følgende særavtaler:

Innland: Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands.

Utland: Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost utenfor Norge.

Forskuddstrekk - losjitype: Hybel uten kokemuligheter, pensjonat med og uten kokemuligheter og brakke med og uten kokemuligheter.

F - Feltavtale

Regulativet er opprettet på bakgrunn av lokale særavtaler.

Kostgodtgjørelse: Gir 75% av den til enhver tid gjeldende sats for kostgodtgjørelse iht. Statens personalhåndbok (SPH).

Nattillegg: Gir 90% av den til enhver tid gjeldende sats for ulegitimert nattillegg iht. Statens personalhåndbok (SPH).

Forskuddstrekk kostgodtgjørelse – losjitype: hybel/brakke/privat med kokemuligheter.

Forskuddstrekk nattillegg: Trekkfritt.

G – x Feltavtale HiNT (utgått)

Regulativ utgått, skal ikke brukes.

H – Hybel/Leil/Privat m/kok

Dette brukes for ordinære tjenestereiser ved overnatting på losjisted som hybel, leilighet, privat med kokemuligheter. Kostgodtgjørelsessats gis i henhold til følgende særavtaler:

Innland: Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands.

Utland: Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost utenfor Norge.

Forskuddstrekk - losjitype: Hybel og privat med kokemuligheter.

Skal ikke brukes for å utbetale kostgodtgjørelse for pendlerreiser, der ansatt er skattemessig pendler.

I – Trekkfri Hyb.u/kok,Pensj/brak

Likt regulativ E - Hybel u/kok,Pensjonat/Brakke, men utbetaler bare skattedirektoratets forskuddssats.

J - Trekkfri Hyb/Leil/Priv m/kok

Likt regulativ H – Hybel/Leil/Privat m/kok, men utbetaler kun skattedirektoratets forskuddssatser.

L – >28d Hybel u/kok,Pensj/Brakke

Dette regulativet brukes ved tjenestereiser over 28 dager hvor oppholdet er sammenhengende på samme sted, og overnatting skjer på losjisted Hybel uten kokemuligheter, Pensjonat med og uten kokemuligheter, brakke med og uten kokemuligheter

Redusert sats gis etter første dag ved bruk at dette regulativet. Satser hentes fra to ulike særavtaler:

Innland: Særavtale om økonomiske vilkår ved endret tjenestested.

Utland: Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost utenfor Norge (sats for kost redusert med 25 %.).

Forskuddstrekk - losjitype: Hybel uten kokemuligheter, pensjonat med og uten kokemuligheter og brakke med og uten kokemuligheter.

M – >28d Hybel/Leil/Privat m/kok

Dette regulativet brukes ved tjenestereiser over 28 dager hvor oppholdet er sammenhengende på samme sted, og overnatting skjer på losjisted som hybel, leilighet, privat med kokemuligheter. 

Redusert sats gis etter første dag ved bruk at dette regulativet. Satser hentes fra to ulike særavtaler:

Innland: Særavtale om økonomiske vilkår ved endret tjenestested.

Utland: Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost utenfor Norge (sats for kost redusert med 25 %.).

Forskuddstrekk – losjitype: Hybel og privat med kokemuligheter.

Skal ikke brukes for å utbetale kostgodtgjørelse for pendlerreiser, der ansatt er skattemessig pendler.

Q – Skifte av tjenestested u/bopel

Dette regulativet brukes av ansatte som har krav på sannsynliggjorte utgifter til kost etter § 4 Skifte av tjenestested uten skifte av bopel i Særavtale om økonomiske vilkår ved endret tjenestested. Gjelder bare reiser i Norge.

Kostgodtgjørelsen som gis er fullt ut trekkpliktig.

R – Pendler trekkpl. Hyb/Leil/Priv

Dette regulativet brukes for skattemessige pendlere som får dekket skattedirektoratets forskuddssats for Hybel/brakke/privat med kokemuligheter per 24 timer.

Forskuddstrekk: fullt ut trekkpliktig.

T – Tokt

Regulativet brukes av ansatte som mottar kostgodtgjørelse i henhold til Særavtale om godtgjørelse mv. på tokt.

Døgnsatsen skal legges til grunn 6 timer inn i nytt døgn. Kostgodtgjørelsessatser gis i henhold til følgende særavtaler: 

Forskuddstrekk - losjitype: Hybel uten kokemuligheter, pensjonat med og uten kokemuligheter og brakke med og uten kokemuligheter.

U – Utgiftsrefusjon

Brukes for rene utgiftsrefusjoner. Når utgiftsrefusjoner registreres i selvbetjeningsløsningene til DFØ velges dette regulativet automatisk. Ved opprettelse i PR05 må det velges ved opprettelse av refusjonskrav.

V – Pendler hybel/priv >28 dager

Dette regulativet brukes for skattemessige pendlere som har krav på sannsynliggjorte utgifter til kost etter § 3 Skifte av tjenestested og bopel i Særavtale om økonomiske vilkår ved endret tjenestested. Gjelder bare reiser i Norge.

Kostgodtgjørelsen som gis er fullt ut trekkpliktig.

W – Pendler Hybel/priv, høy sats

Dette regulativet brukes for skattemessige pendlere som har krav på kostgodtgjørelse i henhold til Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands.

Kostgodtgjørelsen som gis er fullt ut trekkpliktig.

Lenke til Statens personalhåndbok: Statens personalhåndbok (SPH).

Regulativ P Ferie/privat opphold

Ved tjenestereise kan dette regulativ nå brukes på deler av reisen.

Registreringen må da gjøres under mappekort «Andre reisemål». Registrer reisen først slik.

Legg deretter inn det aktuelle tidsrommet for ferie/privat opphold under «Andre reisemål» slik.

Simuleringen av resultatet viser følgende.

Altså ingen kostgodtgjørelse for den del av reisen med Ferie/privat opphold.

Strekninger

Merk at Km ikke kan fylles ut under «Refusjon etter faste satser» øverst i bildet, men må fylles ut under mappekort Strekninger. Etter dette mappekortet er fylt ut kommer antall km opp i bildet slik.

Både km og kjøretøytype må registreres i mappekort Strekninger.

Startsted og sluttsted er obligatoriske felt.

I tillegg kan følgende registreres:

•     Passasjertillegg. Antall passasjerer registreres.

•     Kjøring på skogsbilvei. Registreres med hake.

•     Tilhengertillegg. Registreres med 1.

•     Km forrige år. Registreres under Kjøretøytype.

•     Km-godtgjørelse som skal deles opp på inn- og utland.

•     Dato og navn på den som har gitt tillatelse til bruk av bil/eget kjøretøy

Samtidig må km, kjøretøytype og eventuelt land og region registreres. Dersom det er en utenlandsreise, og bilgodtgjørelsen skal utbetales for Norge, registreres dette her, med Land = Norge.

På samme måte registreres kjøring Hjem - arbeid under Kjøretøytype.

Kjøretøytyper

Under Kjøretøytyper ligger følgende valg:

•     Andre fremkomstm. Ikke 100% EL

•     Bil

•     Bil, pendler – full sats

•     Bil, annen kontering

•     Bil, hjem-arb.

•     Båt med motor, ikke 100% EL

•     El-bil

•     El-bil, hjem – arb.

•     Moped til 125ccm, ikke 100% EL

•     Motorsykkel, hjem - arb. Ikke EL

•     Motorsykkel, ikke 100% EL

•     Pendlerreise – SKDs satser

•     Snøscooter / ATV, ikke 100% EL

Kjøretøytypen Bil hjem – arbeid benyttes ofte når det er en kombinert tjenestereise / arbeidsreise. Kjøretøytypen er skattepliktig og i forbindelse med tjenestereise er det begrensning på antall kilometer. Ref. særavtale for reise innenlands, §6 Bruk av egen bil.

Kjøretøytype som «Akkum km hittil i år» brukes ved registrering av reiser ved oppstart for nye virksomheter/personer.  Det akkumulerte beløpet (hittil i år) legges inn kun en gang. Da blir tabellen med akkumulerte km oppdatert i SAP. Neste gang en reise registreres med km vil ny akkumulert verdi bli dannet i tabellen slik at A-meldingen blir riktig.  NB! Registreringen medfører ingen utbetaling.

Det er også opprettet en egen kjøretøytype for pendlerreiser.

Registrering

Hent opp den ansatte og registrer tidspunkt for reisen.

Gå deretter til mappekort ”Strekninger” og registrer antall km slik.

Deretter Lagre.

Vi ser at feltet for Km og kjøretøytype er oppdatert med henholdsvis 40 km og kjøretype G - Pendlerreise SKDs satser.

Simuleringen viser følgende resultat.

Dersom den ansatte har fått godtgjørelse for 35.000 km  endres satsen for de km som overstiger denne grensen.

Akkumulering av kilometer

Pendlerreiser er satt opp som en funksjonalitet i reisemodulen, se punktet ovenfor. Det har vært nødvendig å gjøre endringer i funksjonaliteten av hensyn til akkumulering av kilometer. Det er nå opprettet to ”kjøretøyklasser” som er kalt:

Alle

Pendlerreiser SKDs satser

Uavhengig av hvilken ”kjøretøytype” som registreres (bil, motorsykkel, km akkumulert hittil i år osv.…) så må tilhørende ”kjøretøyklasse” registreres. For alle kjøretøy, med unntak av pendlerreise, så skal ”Alle” registreres. Ved pendlerreise skal derimot ”pendlerreise SKD” registreres. Under er det vist et utsnitt av hvordan to forskjellige strekninger nå må registreres.

Legg merke til at det er kun for kjøretøytype ”Pendlerreise – SKDs satser” og ”Bil pendler – full sats” kjøretøyklasse ”Pendlerreise SKD” blir benyttet. Dersom man velger en uriktig kombinasjon så vil en slik feilmelding om ingen post i tabell T030 genereres.

Full km-sats for pendlere

Dersom virksomheten refunderer full sats for pendlere må man velge en annen kjøretøytype. Velg da kjøretøytype ”Bil pendler - full sats” og velg i tillegg kjøretøyklasse ”Pendlerreise – SKD”. Da refunderes full sats og det som overstiger 1,50 blir skattepliktig.

Lavere km-sats

Dersom en person skal ha lavere km-godtgjørelse, må det på personen i Infotype 0017 - Reiseordning legges inn i aktuell verdi i feltet Ref.Grp. skyssgodtgj.  Satsene er i utgangspunktet laget for høyskolene, men kan også brukes av andre firma / ansatte.

Følgende verdier ligger inne.

Nattillegg

På bakgrunn av personalmelding 02-2009 (Statens personalhåndbok) er det bestemt at nattillegget på utenlandsreiser faller bort fra 1. mars 2009. I tillegg tilstås et kompensasjonstillegg for tjenestereisen pr. døgn og påfølgende døgn utover 12 timer. Utgifter til overnatting dekkes etter regning inntil de makssatser som gjelder for hvert enkelt land.

En utenlandsreise registreres nå slik.

Registrering av kompensasjonstillegg.

Velg utgiftstype KOMP Kompensasjonstillegg.

Systemet foreslår satsen for ett kompensasjonstillegg. Man må selv endre ved å regne ut riktig beløp, eller man kan legge inn flere linjer. Dette gjøres enklest ved bruk av knappen Kopier.

Bilag/ kvitteringer / utgiftstyper

Her registreres diverse utlegg. Et utdrag av de vanlige utgiftstypene som kan registreres bare med beløp, ser slik ut.

Dersom du registrerer en valutakurs med et avvik som er større enn 10 % på dagens kurs, får du en advarsel. Dette er imidlertid bare et varsel, registreringen kan fortsette ved å trykke Enter.

Det ligger mange valutakurser som valg. En stor del av disse er imidlertid ikke satt opp med kurs fra SAP sin side, og kan følgelig ikke brukes. Alternativt må beløpet regnes ut manuelt i norske kroner. Dersom det er stort behov for å få lagt inn en kurs fordi den brukes mye, kan det tas kontakt med brukerstøtten.

Du kan kopiere kvitteringer ved å klikke på . Kvitteringer kan slettes ved å klikke på.

Reiseutgifter betalt av virksomheten

En del utgiftstyper for utgifter betalt av virksomheten er satt opp i systemet. Alle disse har B i siste bokstav. Noen eksempler er vist nedenfor.

Når disse utgiftstypene brukes, kan totalkostnaden for en reise simuleres. Utgiftstypene er ikke knyttet til konto i SAP slik at de blir holdt utenfor oppgjøret til den ansatte (dvs. oppgjøret til den ansatte blir korrekt) og heller ikke tatt med i datauttrekket som overføres til økonomisystemet.

Ved å bruke transaksjonskode S_AHR_61016401 (Rammedata for reiser/reisesummer) kan vi få ut en oversikt både over refusjonsbeløp og totale utgifter på reisene. Rapporten kan både bestilles for en enkelt ansatt eller for alle ansatte. I eksemplet nedenfor ser vi at reise nummer 7224 inneholder en post betalt av virksomheten som er tatt med i totalsummen for reisen, men ikke med i refusjonsbeløpet.

Spesielle utgiftskvitteringer med antall og sats (begynner med Z) for hver virksomhet

Opprinnelig ble løsningen for reiser satt opp slik at det enten ble beregnet refusjon etter faste satser (kostgodtgjørelse, nattillegg, km etc.) eller at utgifter refunderes som enkeltbeløp i henhold til bilag (tog, taxi etc.). Imidlertid har flere virksomheter behov for å registrere refusjon etter egne avtalte satser pr døgn som avviker fra statens satser. Det er laget en del nye utgiftstyper for dette formålet.

De spesielle utgiftstypene begynner med Z og for at en virksomhet skal ha tilgang til å bruke dem, må den ha tilgang til utgiftstypen via transaksjonskode SM30 og tabellen YHR_AVVIK_SATSER (vedlikeholdes av 3.linje).

Kobling mellom utgiftstype og firmakode i tabell YHR_AVVIK_SATSER er slik (bare et utvalg er tatt med).

Virksomheter som ønsker å bruke de eksisterende utgiftstypene, må melde dette til DFØ spesifisert med firmakode og utgiftstype. Når utgiftstypen er opprettet og i tillegg lagt inn i tabell YHR_AVVIK_SATSER for det aktuelle firmaet gjøres registreringen på samme måte som for andre utgiftstyper.

Selve registreringen

Registrer utgiftstype og beløp. I neste bilde kan det fylles ut tekst i feltet for Beskrivelse.

Når alt er fylt tast Enter og det ferdige utfylte bildet ser slik ut.

Kostnadsfordeling

Ønskes en annen kostnadstilordning for hele reisen åpnes knappen.

Ønskes en annen kostnadsfordeling for eksempel en utgiftskvittering, markeres den aktuelle linjen slik.

Klikk deretter på ikonet Kostnader   nederst i bildet og følgende bilde kommer opp.

Her kan kostnadsfordelingen endres.

Andre reisemål

Dersom det er flere reisemål på samme reise, registreres dette her. Dato og klokkeslett for avreise til nytt sted registreres på linjen Annet reisemål. Sted, land og eventuelt region registreres på samme linje. Flere Andre reisemål opprettes ved å merke linjen for sist opprettet Andre reisemål og så klikke på knappen Oppr. Annet reisemål. Dersom det på deler av reisen skal brukes en annen reiseregulativvariant, registreres dette også her under Regulativ sammen med dato, klokkeslett og sted/region.

For reiser over 28 dager må det på linjen Andre reisemål registreres dato fra og med 29. dag med Regulativ Tjenestereise over 28 dager.

Strekninger

Både km og kjøretøytype må registreres i mappekort Strekninger.

Startsted og sluttsted er obligatoriske felt.

I tillegg kan følgende registreres:

•     Passasjertillegg. Antall passasjerer registreres.

•     Kjøring på skogsbilvei. Registreres med hake.

•     Tilhengertillegg. Registreres med 1.

•     Km forrige år. Registreres under Kjøretøytype.

•     Km-godtgjørelse som skal deles opp på inn- og utland.

•     Dato og navn på den som har gitt tillatelse til bruk av bil/eget kjøretøy.

Samtidig må km, kjøretøytype og eventuelt land og region registreres. Dersom det er en utenlandsreise, og bilgodtgjørelsen skal utbetales for Norge, registreres dette her, med Land = Norge.

På samme måte registreres kjøring Hjem - arbeid under Kjøretøytype.

Fradrag

Ved trekk av enkeltmåltider eller nattillegg åpnes fanen ”Fradrag”. Det hakes av for det som skal trekkes fra. Vær oppmerksom på at klokkeslett for måltidene noen ganger må justeres til å være innenfor reisens tidspunkt. De oppgitte klokkeslettene må anses som forslagsverdier.

Forskudd

Forskudd som er utbetalt i SAP via PR03 vil være registrert under dette mappekortet.  Dersom det er utbetalt et forskudd via et annet system som skal trekkes inn igjen på reisen, kan dette registreres her. NB! Det er default i hake for kasse. Denne må ikke fjernes, men beholdes slik.

Kommentarer

Her kan det legges inn kommentarer.