Formål
Time hos lege, tannlege og lignende betraktes normalt ikke som fravær så lenge vi bare snakker om noen timer en gang iblant.
For at fraværet ikke skal medføre minustid, må det registreres på en måte som gjør at tiden ikke gir minus på fleksitidssaldo.
Forutsetninger
Registrering er unødvendig med mindre all frammøtetid registreres. Det forutsettes at arbeidstakeren har en avtalt normal arbeidstid (eks. kl. 08:00 – 15:30).
Virksomheten må selv fastsette registreringsrutiner for legetime, ammepermisjon m.m.
Registrering
Kode for «lege/tannlege» og «ammepermisjon m/lønn» registreres med klokkeslett og må alltid registreres dag for dag. I motsetning til annet fravær er det ikke mulig å registrere «lege/tannlege» og «ammepermisjon» fra dato til dato.
Den ansatte har ikke rett til å opparbeide seg fleksitid om man registrerer «lege/tannlege» eller «ammepermisjon» utenfor normal arbeidstid. Normal arbeidstid vil for de fleste starte kl. 08:00 til kl. 15:00 (sommertid), kl. 15:30 (lik tid hele året) eller kl. 15:45 (vintertid).
På grunn av at det er ansatte som har varierende «normal arbeidstid» med samme arbeidsplan i SAP, har vi satt grensen for opparbeiding av fleksitid fra kl 07:00 for ikke å lage egne arbeidsplaner som skiller på om man begynner arbeidsdagen kl 07:00, kl. 07:30 eller kl. 08:00. Det er likevel slik at man ikke har rett på å føre lege/tannlege eller ammepermisjon i perioden fra kl 07:00 til kl 08:00 om normal arbeidstid starter kl 08:00.
Dette kan følges opp med rapporten YHR_FREM. Man legger inn tidkoden man vil se for en gitt periode, og filtrerer utdataen på klokkeslett.
I de tilfeller hvor den ansatte ikke registrerer tiden sin selv i DFØ app eller i portalen, bør fagbruker registrere koden i CATS – Cross Application Time Sheet i kjernesystemet. Dette for at den ansatte skal se registreringen, sammen med sine egne registreringer, i DFØ app eller i portalen.
Registrering i CATS er det beste ved positiv tidregistrering. Også alt korttidsfravær bør registreres i CATS ved positiv tidregistrering.
Ved registrering lenger tilbake i tid enn den 1. i forrige måned, må dette gjøres av fagbruker rett i IT2002 – Fremmøte i SAP. Her registreres kode, dato (fra dato = til dato), fra klokke og til klokke.. IT2002 kan nås fra transaksjonskode PA61 – Vedlikehold tidsdata. Denne registreringen kan ikke gjøres av den ansatte selv.
Koder
002 – Lege/tannlege etc.: Kode for å hindre at kortere fravær innenfor en dag skal redusere fleksisaldoen.
Koden benyttes kun ved positiv tidregistrering. Antall timer ift. Normal arbeidstid må være fylt opp for at det skal genereres plusstid.
091 – Ammepermisjon m/lønn: Denne koden har lik behandling som kode 002 Lege/tannlege.
Kodene gir overtid etter at «lege/tannlege» og/eller «ammepermisjon» og tilstedetid tilsvarer planlagt arbeidstid.
Eksempler på bruk av kode 002 og 091 for en ansatt med normal arbeidstid 08:00 – 15:30 (7,5 timer/dag)
Eksempel 1:
Lege/tannlege eller ammepermisjon kl. 08:00 – 10:00
Tilstede kl. 10:00 – 16:00
Ansatt skal ha 0,5 time fleksitid
Eksempel 2:
Lege/tannlege eller ammepermisjon kl. 08:00 – 10:00
Tilstede kl. 10:00 – 18:00
Ansatt skal ha 2,5 timer fleksitid
Eksempel 3:
Lege/tannlege eller ammepermisjon kl. 08:00-09:00
Tilstede kl. 09:00-15:30
Overtid kl. 15:30-17:30
Ansatt skal ha 2 timer overtid