Formål
Denne brukerveiledningen beskriver posteringsregler i SAP kjernesystem ved bruk av skjema HR040 Tilsetting og arbeidskontrakt for inngåelse av kontrakt. Postering i SAP kjernesystem utføres automatisk etter at kontrakten er signert.
Endring på stillingen i PPOSE/PPOME
Hvis det opprettes en ny stilling i kontraktsinngåelsen vil stillingen bli opprettet i PPOSE/PPOME når saksbehandler kontrakt sender kontrakten i arbeidsflyt til leder (GK2). Stillingen opprettes med dato lik startdato for kontrakt, sammen med informasjonen som registreres i feltene for stillingsbetegnelse lang, stillingsbetegnelse kort, finansieringskilde, stillingskategori, stillingsgruppe og yrkeskode.
På eksisterende stillinger er det mulig å gjøre endringer på stillingsbetegnelse lang, stillingsbetegnelse kort, finansieringskilde, stillingskategori og yrkeskode. Eventuelle endringer oppdateres på stillingen i PPOSE/PPOME når saksbehandler kontrakt sender kontrakten i arbeidsflyt til leder (GK2). Eventuelle endringer oppdateres med dato lik startdato for kontrakt.
Dersom man gjenbruker en stilling uten å registrere endringer, skjer det ingen oppdatering i PPOSE/PPOME.
Ansatt eller ekstern blir først plassert i den aktuelle stillingen etter at kontrakten er signert og skjema HR040 har fått status 520 Ferdig eller 600 Ferdig uten avvik.
Saksgang
Postering av skjema HR040 Tilsetting og arbeidskontrakt inneholder flere posteringsregler. Skjemaet posterer ulike saksganger basert på ulike scenarioer. Videre beskrivelse inneholder informasjon om når skjemaet kjører saksgang for tilsetting eller gjeninntredelse. Saksgang for tilsetting eller gjeninntredelse kjøres med dato lik startdato for kontrakt. For time- og månedskontrakter kjøres det i tillegg en saksgang for fratredelse per sluttdato for kontrakt. For informasjon om saksganger og posteringsregler ved overlappende kontrakter, se Overlappende kontrakter.
IT0000 Saksbehandling
IT0000 Saksbehandling oppdateres med saksgang for tilsetting eller gjeninntredelse per startdato for kontrakt. Saksgang for tilsetting kjøres dersom det skal opprettes et nytt ansattnummer. Saksgang for gjeninntredelse kjøres dersom personen tidligere har vært aktiv i SAP kjernesystem og allerede er koblet til et eksisterende ansattnummer.
Løsningen består av følgende saksganger for tilsetting og gjeninntredelse:
•01 Tilsetting med saksbehandlingsårsak 01 Nytilsatt i staten.
•92 Tilsetting eksterne m/lønn med saksbehandlingsårsak 02 Honorarer.
•96 Gjeninntredelse med saksbehandlingsårsak 01 Gjeninntredelse.
•97 Gjeninntredelse eksterne med saksbehandlingsårsak 02 gjeninntredelse eks. med lønn.
Saksgang 01/01 kjøres ved postering av tilsetting via en time- eller månedskontrakt. Saksgang 92/02 kjøres ved postering av tilsetting via en oppdragskontrakt.
Saksgang 96/01 kjøres ved postering av gjeninntredelse via en time-, måned- eller oppdragskontrakt. Saksgangen kjøres via oppdragskontrakt dersom personen tidligere var tilsatt som noe annet enn ekstern. Saksgang 97/02 kjøres ved postering av gjeninntredelse via en oppdragskontrakt, dersom personen tidligere var tilsatt som ekstern.
IT0000 Saksbehandling oppdateres i tillegg med saksgang for fratredelse per sluttdato for kontrakt. Saksgang for fratredelse kjøres bare for time- og månedskontrakter.
Løsningen består av følgende saksgang for fratredelse:
•10 Fratredelse med saksbehandlingsårsak 03 Utløp av midl. tilsetting.
Sekvensnummeret til skjemaet registreres i F9 Infotypetekst.
IT0001 Plass i organisasjonen
IT0001 Plass i organisasjonen oppdateres med informasjon basert på hvilken informasjon som er registeret i skjema HR040 Tilsetting og arbeidskontrakt ved opprettelse og signering av kontrakten.
Under bedriftsstruktur blir feltet «Delomr.» oppdatert med verdi valgt i feltet «Geografisk arbeidssted» under Trinn 2 Kontrakt ved opprettelse av kontrakten.
Under personalstruktur blir feltene for medarbeidergruppe (MG) og medarbeiderundergruppe (MUG) oppdatert med informasjon basert på kombinasjonen av valgene gjort i feltene for «Type kontrakt» og «Kontraktstype» under Trinn 1 Hvem og Trinn 2 Kontrakt i opprettelse av kontrakten. Viser til vedlegget under Generelt om løsningen for Tilsetting og arbeidskontrakt for oversikt over de ulike kombinasjonene av medarbeidergruppe (MG) og medarbeiderundergruppe (MUG).
Feltet «Kontrakt» oppdateres med informasjon valgt i feltet «Hjemmel for midlertidig tilsetting» under Trinn 2 Kontrakt ved opprettelse av kontrakten. Dette feltet oppdateres bare for time- og månedskontrakter.
Under organisasjonsplan blir feltet «Stilling» oppdatert med stillingen valgt i samme felt under Trinn 2 Kontrakt ved opprettelse av kontrakten. Feltet «Stillingsgruppe» blir oppdatert med stillingsgruppen knyttet til valgt stilling og feltet «Organisasjonsenhet» blir oppdatert med verdi valgt felt med samme navn under Trinn 2 Kontrakt i opprettelse av kontrakten.
Under spesielle betingelser finner vi avkrysningsbokser for unntatt arbeidsgiveravgift, unntatt gruppeliv, unntatt SPK og utland. Saksbehandler får opp avhukingsbokser for unntatt arbeidsgiveravgift, unntatt gruppeliv og unntatt SPK under Trinn 2 Kontrakt ved opprettelse av time- og månedskontrakter. Saksbehandler får bare opp avkrysningsboksen for unntatt arbeidsgiveravgift ved opprettelse av oppdragskontrakt. Spesielle betingelser i IT0001 Plass i organisasjonen blir oppdatert med samme informasjon som valgt i skjema for opprettelse av kontrakten.
Under avkrysningsboksen for utland finner man tilhørende felter for «Landkode» og «Lønn betalt av». Disse feltene oppdateres ulikt basert på time- og månedskontralt og oppdateres ikke i det hele tatt når det gjeler oppdragskontrakt.
Månedskontrakt utland:
Hvis Saksbehandler har valgt «Utland» i feltet «I hvilket land skal arbeidet utføres», eller hvis det er valgt «Delvis utland» og «Utland» i feltet «Arbeidssted på startdato for kontrakt» under Trinn 2 Kontrakt i opprettelse av kontrakten, er det huket av i feltet «Utland» under spesielle betingelser i infotypen. Landkode oppdateres basert på land valgt i feltet «Land» under «I hvilket land skal arbeidet utføres» under Trinn 2 Kontrakt i opprettelsen av kontrakten.
Hvis det er valgt «Delvis utland» i feltet «I hvilket land skal arbeidet utføres», og «Norge» i feltet «Arbeidssted for startdato for kontrakt», er det ikke huket av i feltet «Utland» under spesielle betingelser i infotypen.
Timekontrakt utland:
Hvis det er valgt «Utland» i feltet «Velg arbeidsland» på alle registrerte arbeidsoppgaver under Trinn 3 Arbeidsoppgaver i opprettelse av kontrakten, er det huket av i feltet «Utland» under spesielle betingelser i infotypen. Landkode opprettes med land valgt i tabell i feltet «Land» under «Velg arbeidsland» under Trinn 3 Arbeidsoppgaver i opprettelse av kontrakten. Hvis det er valgt ulike land på arbeidsoppgavene oppdateres landkode i infotypen med land valgt på den øverste arbeidsoppgaven under Trinn 3 Arbeidsoppgaver.
Hvis det er valgt «Norge» på en arbeidsoppgave og «Utland» på en annen arbeidsoppgave, er det ikke huket av i feltet «Utland» under spesielle betingelser i infotypen.
Feltet «Lønn betalt av» utfylles med «Ordinær» hvis boksen «Utland» er huket av. Dette gjelder både for time- og månedskontrakt. Hvis det er valgt «Unntatt AGA» under spesielle betingelser i kontraktsinngåelsen vil det også bli registrert «Ordinær» i feltet «Lønn betalt av».
Under tilleggsfelt blir feltet «Lønn/Akademikere» oppdatert med informasjon om tilhørighet til hovedsammenslutning oppgitt ved signering av kontrakt.
Ved signering av kontrakt får ansatt opp spørsmål om hvilken hovedsammenslutning deres fagforening er tilknyttet, Akademikerne, Unio eller LO/YS. Dette feltet fylles da ut tilsvarende.
Ansatt kan også svare at hen ikke er medlem i en fagforening, eller at fagforeningen ikke er tilknyttet noen av disse hovedsammenslutningene. Feltet fylles da ut med verdien «HTA Annet».
Fra 01.05.2025 ble det iverksatt endringer på registrering av hovedsammenslutning. Tilleggsfeltet nevnt over blir nå registrert med blank verdi, og hovedsammenslutning blir heller registrert i IT9008.
IT0002 Persondata
Den ansatte/eksterne verifiserer og registrerer personopplysninger ved signering av kontrakt. Infotypen oppdateres ved postering av saksgang for tilsetting og gjeninntredelse. Feltene som blir oppdatert basert på registrert informasjon i skjemaet er fornavn, etternavn, initialer, fødselsnummer, fødselsdato og nasjonalitet. Feltet for fødselsnummer oppdateres med fødselsdato + 00000 dersom personen er utenlandsk ansatt og derfor har signert kontrakten med å oppgi informasjon om fødselsdato og passnummer.
IT0006 Adressedata
Den ansatte/eksterne registrerer informasjon om adressedata ved signering av kontrakt. Infotypen oppdateres ved postering av saksgang for tilsetting og gjeninntredelse. Infotypen oppdateres med dato lik startdato for kontrakt.
IT0105 Kommunikasjon
Informasjon registret i feltet for «e-post» under Trinn 1 Hvem i opprettelse av kontrakten, posteres i deltype 0010 E-post og deltype 0030 Privat e-postadresse. Informasjon registrert i feltet «telefon» under Trinn 1 Hvem i opprettelsen av kontrakten, posteres i deltype 9004 Mobilnummer privat. Infotypen opprettes med "gyldig fra" dato lik startdato for kontrakt.
IT9052 Infotype for mobilnummer
Informasjon registret i feltene for "Landkode for telefon" og "Telefon" under Trinn 1 Hvem i opprettelse av kontrakten, posteres i deltype 0002 Mobilnummer privat. Infotypen opprettes med "gyldig fra" dato lik startdato for kontrakt.
IT0007 Planlagt arbeidstid
Informasjon registrert i feltene «Arbeidsplan» og «Status for tidadm.» under Trinn 2 Kontrakt, i opprettelsen av kontrakten, posteres i felter med samme navn under arbeidsplanregel i infotypen. Dette gjelder for time- og månedskontrakter.
Ved oppdragskontrakter registreres det en nullpost i denne infotypen, det vil si «NULL» i feltet «Arbeidsplanregel» og «Ingen tidevaluering» i feltet «Status for tidevaluering».
Dersom det registreres en månedskontrakt med en stillingsprosent som er lavere enn 100%, oppdateres i tillegg avkrysningsboksen for deltidsarbeid samt feltet for deltidsprosent.
IT0041 Datoangivelser
For oppdragskontrakt er det ingen oppdatering i denne infotypen ved postering av saksgang for tilsetting eller gjeninntredelse/gjeninntredelse ekstern.
For time- og månedskontrakt registreres følgende:
Datotype 92 «Startdato i staten» og VB «Ansettelsesdato» opprettes med dato lik dato i feltet «Startdato for kontrakt» ved postering av saksgang for tilsetting og gjeninntredelse.
Datotype 91 «Tj. ans + ev till. Ans» oppdateres med dato registrert i felt med samme navn under Trinn 2 Kontrakt ved opprettelse av kontrakten.
Datotype ST «Stillingsansiennitet» oppdateres med dato registeret i felt med samme navn under Trinn 2 Kontrakt ved opprettelse av kontrakten. Feltet for stillingsansiennitet dukker bare opp under Trinn 2 Kontrakt dersom det er valgt en stilling på lønnsstige.
For kontraktstype «Alderspensjonist med pensjonistvilkår» registreres det ikke noe i infotypen ved type saksbehandling 01 – Tilsetting.
Ved kontraktstype «Alderspensjonist med pensjonistvilkår» og type saksbehandling 96 – Gjeninntredelse registreres det kun brudd i infotypen hvis den ansatte ligger med datotype VF «Start hel pensjon». Ved gjeninntredelse fjernes datotype VF og infotypen lagres.
IT0008 Grunnlønn
Saksbehandler kontrakt registrerer informasjon om avlønning under Trinn 2 ved opprettelse av time- og månedskontrakter. Postering i infotypen skjer automatisk basert på ulike registreringer som er foretatt ved opprettelsen av kontrakten.
Tarifftype 73:
Time- og månedskontrakter blir postert på tarifftype 73 (med unntak av alderspensjonister). Oversikten nedenfor beskriver hvordan infotypen oppdateres avhengig av hvordan kontrakten fylles ut.
Informasjon fra feltet «Årslønn» registreres som individuell årslønn på lønnart «107A Individuell lønn årsbel». Hvilke lønnarter som posteres i infotypen i tillegg, avhenger av om det er en time- eller månedskontrakt, og om det er en stilling på STIGE eller SPENN. Lønnarter for månedskontrakt avhenger videre av om det er huket av for spesielle betingelser og utland i kontrakten. For timekontrakt er det lønnartene som posteres i IT2010 ved utbetaling av timekontrakten som påvirkes av spesielle betingelser.
Under finner du en oversikt over alle mulige kombinasjoner som løsningen posterer:
Stillingskode på spenn:
Hvis den ansatte plasseres i en stillingskode på spenn ved kontraktinngåelse, opprettes feltet «Område» med «91 Spenn». Feltet «Gruppe» har verdi «SPENN» og feltet «Trinn» står blankt.
Timekontrakt registreres med lønnart «1063 Sats bru.timel. ind lønn».
Hvis det ikke er huket av for noen spesielle betingelser i IT0001 registreres månedskontrakt med lønnart «107B Individuell lønn mnd».
Hvis det er huket av for «Utland» under spesielle betingelser i IT0001 registreres månedskontrakten med lønnart «107C Individ. lønn mnd utl».
Hvis det er huket av for «Unntatt AGA» under spesielle betingelser i IT0001 registreres månedskontrakten med lønnart «107H Ind. lønn mnd NO u/aga».
Hvis det er huket av for både «Unntatt AGA» og «Utland» under spesielle betingelser i IT0001 registreres månedskontrakten med lønnart «107I Ind.lønn utl u/ag m/sk».
Stillingskode på stige:
Hvis den ansatte plasseres i en stillingskode på stige ved kontraktinngåelse, blir feltet «Område» oppført med verdien «95 Ansatte på stige». I feltet «Gruppe» registreres verdiene «KORT», «LANG» eller «STIGE2» avhengig av stillingskode, og i feltet «Trinn» registreres antall år på stigen ut ifra stillingsansiennitet (ST-dato) i IT0041.
Lønnart for tilleggsansiennitet månedsbeløp avhenger av om det er snakk om månedskontrakt eller en timekontrakt. Lønnart for månedskontrakt avhenger også av om det er huket av for spesielle betingelser og utland i kontrakten. For timekontrakt er det lønnartene som posteres i IT2010 ved utbetaling av timer som påvirkes av om det er huket av for spesielle betingelsene og utland i opprettelse av kontrakten.
Infotypen oppdateres alltid med lønnart «108B Ansiennitetstill. Mnd» dersom ansatt plasseres i en stilling på stige. Dette gjelder for både time- og månedskontrakter.
Timekontrakt registreres i tillegg med lønnart «1066 Sats bru. timel. ans. Till.».
Hvis det ikke er huket av for noen spesielle betingelser i IT0001 registreres tilleggsansiennitet månedsbeløp på månedskontrakt med lønnart «108B Ansiennitetstill. Mnd».
Hvis det er huket av for «Utland» under spesielle betingelser i IT0001 registreres tilleggsansiennitet månedsbeløp på månedskontrakten med lønnart «108C Ansiennitetstill. mnd utl».
Hvis det er huket av for «Unntatt AGA» under spesielle betingelser i IT0001 registreres tilleggsansiennitet månedsbeløp på månedskontrakten med lønnart «108H Ansienn.till mnd NO u/aga».
Hvis det er huket av for både «Unntatt AGA» og «Utland» under spesielle betingelser i IT0001 registreres tilleggsansiennitet månedsbeløp med lønnart «108I Ans.ti mnd Utl u/aga m/sk».
Tarifftype 75:
Hvis det er valgt timekontrakt og kontraktstype «Alderspensjonist med pensjonistvilkår» i kontraktsinngåelsen, posteres tarifftype «75 Lønn etter avtale» i infotypen. Feltet «Område» oppdateres med verdien «90 Diverse» og feltet «Gruppe» oppdateres med verdien «PENSJAVT». Lønnart «1060 Sats pr. time pensjon» oppdateres med tilhørende timesats. Likt som for andre timekontrakter er det lønnartene som posteres i IT2010 som påvirkes hvis arbeidet utføres i utlandet.
Lønnart 7000 – Pensjonstrekk:
Hvis det er huket av for «Unntatt Statens pensjonskasse (SPK)» under spesielle betingelser i opprettelse av kontrakten, posteres ikke lønnart «7000 Pensjonstrekk» i infotypen. Dette gjelder både for tarifftype 71 og 73. Tarifftype 75 posteres aldri med lønnart 7000 i IT0008.
Oppdragskontrakt:
Infotypen oppdateres ikke ved tilsetting av ekstern på oppdragskontrakt. Infotypen oppdateres med en nullpost dersom personen tidligere har vært tilsatt som noe annet enn ekstern og via en oppdragskontrakt gjeninntres som ekstern. Infotypen oppdateres da med «75 Lønn etter avtale» i feltet «Type», «90 Diverse» i feltet «Område», «INDIVID» i feltet «Gruppe» og blankt i feltet «Trinn».
IT0014 Faste tillegg/trekk
Denne infotypen oppdateres med lønnart «1402 Ford gruppeliv m/innb» med startdato lik startdato for kontrakt og sluttdato lik sluttdato for kontrakt (avgrenses ved fratredelse). Infotypen oppdateres ikke ved postering av oppdragskontrakter og timekontrakt med kontraktstype «Alderspensjonist med pensjonistvilkår». Infotypen oppdateres heller ikke når det er huket av for «Unntatt gruppeliv» under Trinn 2 Kontrakt ved opprettelse av kontrakten.
IT0009 Bankforbindelse
Det er den ansatte/eksterne selv som registrerer bankopplysninger ved signering av kontrakt. Ansatt/ekstern har mulighet til å oppgi norsk eller utenlandsk bank. Infotypen oppdateres basert på opplysningene ansatt/ekstern registrerer ved signering av kontrakt.
IT0027 Kostnadsfordeling
Infotypen blir oppdatert med informasjon som er registrert for Lønn og Reise under «Kostnadstilordning» i Trinn 2 Kontrakt ved opprettelse av kontrakten.
IT0655 ESS-ansettelser lønnslipp
Infotypen oppdateres ved tilsetting og gjeninntredelse. For time- og månedskontrakter oppdateres infotypen med startdato lik startdato for kontakt og sluttdato lik sluttdato for kontrakt (avgrenses ved fratredelse). For oppdragskontrakter oppdateres infotypen med startdato lik startdato for kontrakt og sluttdato lik 31.12.9999. Infotypen oppdateres dersom det er kryss for «Portaltilgang» under Trinn 1 Hvem når kontrakten opprettes.
Boksen «Medarbeider bruker ESS - ikke skriv ut» og «Ansatt benytter standard pålogging for virksomheten» krysses av.
IT0017 Reisetilordning
Infotypen oppdateres alltid ved postering av tilsetting og gjeninntredelse. Dette gjelder for alle tye kontrakter.
IT0185 Internasjonal ID
Denne infotypen oppdateres for utenlandske arbeidstakere som ikke oppgir norsk fødselsnummer/D-nummer ved signering av kontrakt. Deltype 02 Passnummer oppdateres med verdien ansatt/ekstern oppgir i feltet «Passnummer» ved signering av kontrakt.
IT0173 Skatteopplysninger Norge
Denne infotypen oppdateres med deltype «Blank» og skattekorttype «Biarbeidsgiver» ved postering av oppdragskontrakt. Infotypen oppdateres med deltype «Blank» og skattekorttype «Hovedarbeidsgiver» ved postering av time- og månedskontrakt. Infotypen oppdateres ikke dersom det er valgt timekontrakt og kontraktstype «Alderspensjonist med pensjonistvilkår».
IT0019 Terminovervåking
Hvis det i kontraktsinngåelsen er valgt månedskontrakt og «Delvis utland» i feltet «I hvilket land skal arbeidet utføres» opprettes det et varsel med «Delvis utland» i feltet «Termintype» i infotypen. «Avtaledato» oppdateres med sluttdato for kontrakten, feltet «Behandlingsindikator» oppdateres med «Ny termin» og «Påminnelsesdato» settes til to måneder før dato i feltet «Avtale den». Varselet opprettes slik at virksomheten kan følge opp manuelle registreringer i SAP kjernesystem når ansatt endrer arbeidsland.
IT2006 Fraværskvoter
Denne infotypen oppdateres bare ved postering av månedskontrakter. Det opprettes kvoter i infotypen for månedskontrakter ved postering av saksgang for tilsetting, gjeninntredelse og endring fra oppdrag- eller timekontrakt til månedskontrakt.
Fraværskvotene opprettes med startdato lik startdato for kontrakt og sluttdato lik siste dag i inneværende år. Dersom ansatt er aktiv lenger enn siste dag i inneværende år, blir nye kvoter opprettet via tildelingsjobb som kjøres hver desember.
Kvotene som opprettes er:
•40 Ubetalt Ferie – 25 dager.
•60 Velferdspermisjoner – 12 dager.
•70 Avspas. fleksitid kvote – 180 timer.
IT0022 Utdanning
Infotypen oppdateres dersom det er registrert noe i feltet «NUS-kode» under Trinn 2 Kontrakt ved opprettelse av kontrakten. Feltet «NUS-kode» kommer bare opp for månedskontrakter. Skoletype oppdateres med ZN, feltet NUS kode oppdateres med tallverdien som ble registrert i feltet «NUS-kode» under Trinn 2 Kontrakt. Feltet «Kode» oppdateres med beskrivelse av NUS koden.
IT3363 Tilleggsinfo for EDAG (NO)
For månedskontrakter posteres det i denne infotypen hvis det er huket av for at arbeidet utføres i «Utland», eller hvis det er huket av for at arbeidet utføres i «Delvis utland» med startarbeidssted «Utland» under Trinn 2 Kontrakt. Korrekt deltype utledes basert på lønnart i IT0008. Opptjeningsland fylles ut basert på hvilket land saksbehandler kontrakt har registrert under Trinn 2 Kontrakt under «I hvilket land skal arbeidet utføres». Infotypen posteres med startdato lik startdato for kontrakt og sluttdato lik sluttdato for kontrakt.
IT9024 Tilsetting og arbeidskontrakt
Alle kontrakter som signeres vis løsningen for Tilsetting og arbeidskontrakt opprettes i denne infotypen. Infotypen viser en oversikt over aktive, fremtidige og utgåtte kontrakter som den ansatte/eksterne har signert via løsningen.
Infotypen er bygget opp litt forskjellig for måned-, time- og oppdragskontrakt. Se IT 9024 Tilsetting og arbeidskontrakt for mer informasjon om postering i denne infotypen.
IT9008 Hovedsammenslutning
Denne infotypen er ny fra 01.05.2025 og erstatter dermed tilleggsfeltet i IT0001. Her registreres tilhørighet til hovedsammenslutning som ansatt oppgir ved signering i time- og månedskontrakter. Her skilles det mellom verdiene 01 Akademikerne, 02 YS, 03 LO, 04 Unio og 05 Annet.
