Fungering benyttes når en ansatt skal fungere i en annen stilling. Det er også mulig å sende inn fungering via skjemaet Stedfortredergodtgjørelse for leder i DFØ-appen. Se mer informasjon på nettsiden Registrere stedfortredergodtgjørelse - godkjenner 2 (leder) | DFØ.
Ansattnummer og startdato
Her registreres ansattnummer samt startdato og sluttdato for fungeringen. Tillegget blir ikke lenger utbetalt når sluttdatoen nås.
Saksbehandlingsårsak
Velg riktig saksbehandlingsårsak. «Endre fungering» benyttes når det allerede er registrert en fungering, som skal endres.
Pensjonsberettighet fungering?
Huk av her dersom fungeringen skal inngå i pensjonsgrunnlaget. Se avsnittet om lønnarter for bruk av dette valget.
Varsel på sluttdato? (Infotype 19)
Hvis du huker av her, kan du fylle inn opplysninger i feltene som blir synlig, som vist i bildet under. Dette er opplysninger som bare er til bruk for deg som saksbehandler. For å se varslene må du ta ut rapporten med transaksjonskode S_PHO_48000450 Terminoversikt.
Stilling
Her søker du opp stillingen den ansatte skal fungere i. Du kan også fylle inn stilling direkte i feltet. Når du trykker «ENTER» vil feltet «Stillingsgruppe» og «Organisasjonsenhet» oppdateres.
Fungeringsprosent
Her legger du inn prosentandelen for fungeringen. Feltet er forhåndsutfylt med 100 %. Utbetalingen vil bli justert etter denne prosenten. Det utbetales ikke stedfortredergodtgjørelse dersom den det fungeres for er delvis borte fra sin stilling. Unntak gjelder imidlertid fravær grunnet avtalefestet pensjon.
Tjenesteansiennitet
Stillingsansiennitet /Tjenesteansiennitet hentes fra IT0041 – Datoangivelser, type ST/91 på den ansatte som fungerer. Dersom den ansatte har stillingskode på stige må det her legges inn stillingsansiennitetsdato (ST-dato). Hvis den ansatte skal ha en annen tjenesteansiennitet i fungeringsstillingen, må tjenesteansiennitetsdatoen endres. Denne endringen har ingen betydning for den ordinære tjenesteansienniteten til den ansatte.
Årsak, Lønnstabell, Stige/Ramme/Spenn, Alternativ og Lønnstrinn:
Fyll ut feltene i kronologisk orden, fra øverst til venstre. Det er viktig å følge kronologisk rekkefølge slik at du får korrekte valg i feltene.
Direkteplassert
Det er mulig å direkteplassere ansatte. Dersom den ansatte har en stillingskode som er på stige vil det vise en boks for direkteplassering i skjemaet under lønnsinformasjonen.
Dersom det hukes av for direkteplassert, vil verdiene automatisk oppdateres i skjema til Kort_DP/Lang_DP og trinn DP. Feltene er da låst og ikke redigerbare.
Dersom avhuket for direkteplassert fjernes, må du manuelt endre verdiene.
Lønnarter
Det er årsak til fungering og fødselsår som avgjør hvilken lønnart som skal benyttes i fungeringsperioden. Se rapporten YHR_LAOVERSIKT for lønnarter for Svalbard og Utland.
Ledig stilling - Brukes i tilfeller hvor stillingen ikke er besatt.
Permisjon med lønn -For eksempel Permisjon ved fødsel/adopsjon og sykemeldinger.
Stedfortreder - Korte fungeringer som ikke skal rapporteres til SPK. For eksempel ferie og korte sykemeldinger. Ved egen sykdom eller ferie skal godtgjørelsen som mottas på eksempelvis LA 1128 avgrenses, da stedfortredergodtgjøring gis for faktisk utført stedfortredertjeneste. Hva som er kort fungering, må avgjøres av virksomheten.
Det er ulike pensjonsregler for ansatte født i 1962 eller tidligere, og ansatte født i 1963 eller senere.
•Født i 1962 eller tidligere. Fungering under 2 år er ikke pensjonsgivende.
•Født i 1963 eller senere. Fungering er pensjonsgivende fra første dag. Med unntak av stedfortredergodtgjørelse.
Lønnarter som har hake i oversikten er pensjonsgivende, og skal derfor ha hake i ruten pensjonsberettiget fungering i yhr_stillingsendring.
Unntak
Fungering under 2 år for ansatte født i 1962 eller tidligere, kan i noen tilfeller få betydning for alderspensjon, etterlattepensjon og uførepensjon. Unntakstilfellene gjelder hvis en ansatt blir ufør eller dør under kortere fungeringer (under 2 år). Hvis det skjer må arbeidsgiver passe på å etterrapportere disse fungeringene til SPK, og trekke pensjonstrekk av dem. Det gjøres ved å endre til lønnart 1129 og sette kryss i ruten for Pensjonsberettiget.
Denne fremgangsmåten skal også benyttes hvis det viser seg at fungeringen likevel skal vare over 2 år.
Dersom du korrigerer lønnart eller avhuking for pensjonsgivende på en eksisterende forekomst av IT0509 vil det ikke bli produsert en endringsmelding i SPK-programmet. I slike tilfeller må en derfor korrigere rapporteringen av fungeringen tilbake i tid manuelt i SPK-portalen.
Justeringsbeløp
I dette feltet registreres alltid total årslønn.
Kontering
Hvis den ansatte skal ha en annen kontering på fungeringsstillingen, enn det den har i IT0027 - Kostnadsfordeling, må man huke av for Kontering og fylle ut avvikende kontering.
Merknad
Her kan du legge inn en melding til Godkjenner 2. Dette feltet kan ikke benyttes til å skrive en melding til DFØ.
Send til godkjenning
Send til godkjenning til godkjenner 2.
Kontroll i PA20 etter godkjenning og dataene er gått over til SAP-kjernesystemet:
IT0000-Saksbehandling: Viser saksbehandlingsårsak for fungeringen og startdato.
IT0014-Faste tillegg/trekk: Viser grunnlaget (årslønn) som tillegget skal beregnes ut fra, og startdato og sluttdato.
IT0019-Terminovervåkning: Dersom det er haket av for dette ved registreringen i e-skjemaet- rapport S_PH0_48000450-Utskrift av varsler registrert i IT0019 kan tas ut.
IT0509-Aktivitet med høyere lønn: Viser startdato og sluttdato for hvilken stilling vedkommende skal fungere eller være stedfortreder i, og avlønning for tillegget.
Simuler lønnsslipp for å kontrollere, se Se på en lønnsslipp for hovedlønn.
Tillegget vises som en egen linje på lønnsslippen.
Fungering ved lønnsjustering
Tillegget beregnes som differansen mellom ansattes egen lønn i perioden, og lønn ved fungering. Når den ansattes egen lønn øker som følge av lønnsjusteringer, vil differansen bli mindre. Dersom tillegget allerede er utbetalt, vil det føre til en rekalkulering hvor tillegget reduseres i samsvar med egen lønnsøkning. Dette medfører ingen reell lønnsreduksjon. Dersom den ansatte skal ha en høyere lønn i perioden ved fungering, må dette korrigeres manuelt. Det er virksomhetens retningslinjer som må legges til grunn for hvordan du skal håndtere etterbehandlingen etter ansatt har fått lønnsjustering.
Fungering med avgrenset stillingen eller fremtidige brudd
Det er ikke mulig å legge inn fungering i en stilling som ikke er gyldig i hele tidsrommet (Avgrenset i PPOME). Melding: «Stillingen er avgrenset eller har fremtidige brudd» fungerer som et fullt stopp.
Endre fungering
For å endre en eksisterende fungering må du benytte e-skjemaet yhr_stillingsendring. Velg «Fungering», deretter saksbehandlingsårsak «Endre fungering».
Ved valg av saksbehandlingsårsak «Endre fungering» må du fylle inn start- og sluttdato for den fungeringen du ønsker å endre. Da kommer det som er registrert fra før opp med mulighet for å endre alle hvite felter i skjemaet, slik som dato, stilling og avlønning.
Klikk «ENTER» i feltet stilling, slik at «Stillingsgruppe, Yrkeskode, Organisasjonsenhet, Fungeringsprosent og Årsak» hentes opp. Gjør nødvendige endringer, og send skjemaet til godkjenning.