Feilretter/kontrollør (Tilsetting og arbeidskontrakt)

Dersom skjema HR040 Tilsetting og arbeidskontrakt havner til feilretter/konrollør har man to muligheter for å behandle skjemaet. Man kan klikke på «Til postering» eller «Ufullstendig postering».

Knappen «Til postering» benyttes som hovedregel når skjemaet havner til feilretter/kontrollør. Feilretter/kontrollør kontrollerer og gjør eventuelle korrigeringer i skjemaet eller i SAP og klikker «Til postering» for å sende kontrakten på ny til postering. Skjemaet kan havne til feilretter/kontrollør av flere årsaker, for mer informasjon om kjente feilmeldinger for skjema HR040 Tilsetting og arbeidskontrakt, se beskrivelse i avsnitt «Kjente feilmeldinger HR040 Tilsetting og arbeidskontrakt» under.

Knappen «Ufullstendig postering» posterer bare informasjon i IT9024. Knappen for «Ufullstendig postering» skal som hovedregel bare benyttes i tilfeller hvor kontrakten som havner til feilretter/kontrollør har tidligere startdato enn kontrakten som ansatt allerede er postert med i SAP kjernesystem. Dersom skjemaet krever at ytterligere infotyper skal oppdateres må dette gjøres manuelt etter at skjemaet er postert i IT9024.

Frigi og slette skjema i arbeidsflyt. Fagbruker har mulighet til å slette HR040 Tilsetting og arbeidskontrakt, HR041 Utbetaling av oppdragskontrakt og HR042 Timeregistrering som ligger i arbeidsflyt. Fagbruker har også mulighet til å frigi HR040 Tilsetting og arbeidskontrakt og HR042 Timeregistrering som ligger med status 300 Venter på kontrollperiode til hovedlønnskjøring. HR041 Utbetaling av oppdragskontrakt vil ikke få status 300 Venter på kontrollperiode. Dersom HR041 Utbetaling av oppdragskontrakt godkjennes i kontrollperioden for bonusutbetaling, vil posten i IT0267 få dato lik neste bonusutbetaling. Viser til Frigi og slette e-skjema i arbeidsflyt for mer informasjon om hvordan man kan slette eller frigi skjema i arbeidsflyt.

Funksjon for hengelås

skal ikke benyttes i IT9024. Dersom det posteres et HR040 Tilsetting og arbeidskontrakt skjema i IT9024 ved en feil, eller kontrakten skal slettes, kan ikke funksjon for hengelås benyttes i IT9024. Dersom det settes hengelås på en timekontrakt, vil ansatt fortsatt ha mulighet til å føre timer mot denne kontrakten. Dersom det setter hengelås på en oppdragskontrakt, vil det fortsatt genereres skjema HR041 Utbetaling av oppdragskontrakt knyttet mot oppdragskontrakten. Dersom man foretar manuelle korrigeringer eller sletter en kontrakt i IT9024 vil dette oppdateres i PC00_M16_UAUD (Protokollførte endringer i dataene i infotypene).

F9 Infotypetekst IT9024 – Dersom en ansatt er registrert med kontraktstype Alderspensjonist med pensjonistvilkår vil man få feilmelding når man prøver å åpne F9 infotypeteksten i IT9024. Årsaken til feilmeldingen er at feltene for lønnstrinn og årslønn er obligatoriske felter, men på kontraktstype Alderspensjonist med pensjonistvilkår har man ikke disse verdiene. For å kunne åpne F9 infotypeteksten kan man legge inn et valgfritt siffer i årslønn feltet. Selv om man legger inn f.eks. et ett-tall "1" i feltet årslønn vil ansatt fortsatt få utbetalt timene på pensjonistsats siden det er lønnart 2003 som styrer timesats.

Skjema HR040 Tilsetting og arbeidskontrakt, HR041 Utbetaling av oppdragskontrakt, HR042 Timeregistrering:

600 ferdig uten avvik – Skjemaet får denne status dersom skjemaet havner til feilretter/kontrollør og skjemaet behandles ved å klikke på knappen «Til postering».

610 Ferdig med avvik – Skjemaet får denne status dersom kontakten havner til feilretter/kontrollør og behandles ved å klikke på knappen «Ufullstendig postering».

Alle skjema som posteres direkte i SAP kjernesystem uten å havne innom en feilretter/kontrollør får status 520 Ferdig.

Skjema HR040 Tilsetting og arbeidskontrakt havner til feilretter/kontrollør dersom det opprettes en kontrakt med tidligere startdato enn tilsettingsdatoen til den aktuelle ansatte/eksterne i SAP kjernesystem. I tillegg kan feilmeldingen oppstå dersom det opprettes kontrakter på ansatte/eksterne som har visse typer fremtidige saksganger i IT0000 Saksbehandling.

En årsak til at skjemaet havner til feilretter/kontroller kan være at ansatt allerede er tildelt et ansattnummer fra en dato som er frem i tid. Kontrakten prøver å postere ny informasjon på et tidspunkt ansattnummer ikke er aktivt.

En annen årsak til at skjemaet havner til feilretter/kontrollør kan være at ansatt har fremtidige saksganger på gjeninntredelse og fratredelse, f.eks. om det tidligere har blitt postert en annen kontrakt på senere datoer. Feilen vil derfor gjerne oppstå i tilfeller hvor man ikke sender kontrakter i kronologisk rekkefølge.

Feilretter/kontrollør må ved denne feilmeldingen benytte knappen «Ufullstendig postering». Når man klikker på «Ufullstendig postering» vil kontrakten bare posteres i IT9024. Dersom skjemaet krever at ytterligere infotyper skal oppdateres må dette gjøres manuelt etter at skjemaet er postert i IT9024. Her må man derfor i noen tilfeller slette saksganger, og kjøre de på nytt i henhold til informasjonen i kontraktene.

Dersom tilsettingsdato skal korrigeres så må det gjøres av DFØ hvis den ansatte/eksterne har vært gjennom en lønnskjøring. Dersom vedkommende ikke har vært gjennom en lønnskjøring kan fagbruker (basiskunder) korrigere tilsettingsdato for ansatt via hjelpefunksjonen. Se Endring av startdato for saksgang (tilsetting/fratredelse) for mer informasjon. Merk at dette spesifikt gjelder tilsettingssaksgang, f.eks. gjeninntredelse kan fagbruker (basiskunder) endre selv uavhengig av dette.

1. Få en oversikt over hvilket ansettelsesforhold ansatt/ekstern ligger registrert med i SAP kjernesystem. Åpne IT9024 for å få en oversikt over andre kontrakter den ansatte/eksterne har via ToA-løsningen. Dann deg et bilde av hvordan ansatt skal ligge registrert når ny kontrakt posteres i SAP kjernesystem.

2. Hvis endring av tilsettingsdato er aktuelt, sjekk om ansatt har vært gjennom en kjøring eller om du som fagbruker selv kan korrigere tilsettingsdato (PC_PAYRESULT).

3. Klikk «Ufullstendig postering». Når man klikker «ufullstendig postering» posteres kontrakten bare i IT9024.

4. Kontroller postering i IT9024. Eventuelt korriger startdato for ansatt og oppdater andre infotyper for endringer i arbeidsforhold ut fra informasjon i ny kontrakt.

Eksempler hvor man nødvendigvis ikke behøver å korrigere startdato for ansatt i SAP kjernesystem:

1. Dersom personen er tilsatt på en timekontrakt/månedskontrakt/oppdragskontrakt fra 01.05.2024 til 31.12.2024 og får en overlappende oppdragskontrakt med startdato 01.04.2024 og sluttdato 31.08.2024 vil oppdragskontrakten havne til feilretter. Utbetaling av oppdragskontrakter foretas tidligst dagen etter sluttdato.

Så lenge sluttdatoen på oppdragskontrakten er i en periode ansatt er aktiv i SAP vil det ikke være nødvendig å korrigere startdato for ansatt i SAP. Klikk «Ufullstendig postering» og kontroller at kontrakten posteres i IT9024. Gjør likevel oppmerksom på at startdato i SAP kjernesystem må korrigeres dersom personen skal føre reiseregning med dato før 01.05.2024.

2. Dersom personen er tilsatt på en timekontrakt/månedskontrakt/oppdragskontrakt fra 15.05.2024, og får en ny oppdragskontrakt med startdato 01.05.2024 og sluttdato 10.05.2024, vil oppdragskontrakten havne til feilretter. Dette som følge av at ansattnummeret ikke er aktivt i SAP i kontraktsperioden. Her anbefaler vi at dere endrer sluttdato på kontrakten direkte i skjema til første dag ansatt er aktiv i SAP og klikker «Ufullstendig postering». Da vil kontrakten kun bli postert i IT9024 og skjema for utbetaling av oppdragskontrakt (HR041) vil automatisk bli generert og bli sendt til godkjenning uten å feile på WF-admin hos DFØ.

Ved å benytte denne metoden vil man kunne slippe mye merarbeid. Det er ingen hensikt at ansatt blir aktiv som oppdragstaker tilbake i tid så lenge personen er aktiv på utbetalingsdato. Hvis feilretter/kontrollør benytter seg av denne løsningen, anbefaler vi at det legges inn kommentar på at det er lagt inn fiktive datoer i skjema ved behandling. Gjør likevel oppmerksom på at startdato i SAP kjernesystem må korrigeres dersom personen skal føre reiseregning i denne perioden.

Skjema HR040 Tilsetting og arbeidskontrakt havner til feilretter/kontrollør dersom det opprettes to eller flere kontrakter på samme person og personen signerer disse på samme tidspunkt med samme fødselsnummer. Dersom den ansatte ikke finnes i SAP fra før ligger det en kontroll i systemet som sender kontrakten med senest startdato til feilretter/kontrollør. Kontrollen er opprettet slik at det ikke skal opprettes flere ansattnummer på samme person. Skjema vil også havne til feilretter/kontrollør med denne feilmeldingen hvis systemet prøver å postere flere kontrakter på samme ansattnummer samtidig.

2. Sjekk at sekvensnummer som det henvises til i feilmelding har status «Ferdig» (YWF_VIS_SKJEMA).

4. Klikk «Søk» og velg ansatt fra liste (ansatt har nå fått tildelt ansattnummer).

Skjema HR040 Tilsetting og arbeidskontrakt havner til feilretter/kontrollør dersom ansatt har registeret utenlandsk bank hvor bank kode ikke er oppgitt.

Ved hjelp av transaksjonskode S_P99_41000166 kan dere undersøke om banken finnes i SAP eller om det må opprettes inn ny utenlandsk bank i SAP. Dersom banken finnes fra før må bankkode registreres i øverste felt med navn «bank kode» under trinn 6. Dersom man ikke finner banken i SAP, må dere sende en sak til DFØ via Kundesenter på nett med de nødvendige opplysningene slik at DFØ kan legge inn banken. Feilretter/kontrollør må avvente behandling av skjemaet til banken er opprettet.

Skjema HR040 Tilsetting og arbeidskontrakt havner til feilretter/kontrollør med varselmelding dersom ansatt har registrert en kommentar til sin utenlandske bank.

Ansatt har mulighet til å registrere kommentar når det velges utenlandsk bank. Kontrakten havner til feilretter/kontrollør slik at virksomheten får mulighet til å lese kommentaren fra ansatt. Les kommentar i felt med samme navn i trinn 6, gjør eventuelle korrigeringer og klikk «Til postering».

Skjema HR040 Tilsetting og arbeidskontrakt havner til feilretter/kontrollør dersom ansatt har registrert ugyldig verdi i feltet «postnummer».

Korriger verdi i felt med navn «postnummer» i trinn 6 og benytt knappen «Til postering»

Skjema HR040 Tilsetting og arbeidskontrakt havner til feilretter/kontrollør dersom ansatt har fremtidige brudd i IT0007 og/eller IT0008 som ikke kommer via ToA-løsningen. Dette er en varselmelding til feilretter/kontrollør for kontroll før postering.

Bildetekst: Fremtidig post i IT0008/IT0007 eksisterer. Poster vil bli overskrevet ved postering av kontrakt. Kontroller aktuelle infotyper før videre behandling av skjema

Kontroller aktuelle infotyper på ansatt i SAP kjernesystem før videre behandling av skjema. Klikk «Til postering» når du har en oversikt over hva som vil/skal skje ved postering av skjemaet. Dersom overstyring av infotyper ikke vil bli korrekt må ansatt korrigeres manuelt etter at skjema HR040 Tilsetting og arbeidskontrakt er postert i SAP kjernesystem.

Skjema HR040 Tilsetting og arbeidskontrakt vil havne til feilretter/kontrollør dersom det er opprettet ny kontrakt på en ansatt/ekstern som allerede er aktiv i SAP på MG/MUG kombinasjon som er forskjellig fra: 4/01, 3/01, 4/04, 3/04, 4/30 eller 8/50.

Bildetekst: Ugyldig saksgang: Vennligst kontroller ansettelsesforholdet i SAP. Ugyldig MG/MUG. Vennligst kontroller ansettelsesforholdet i SAP.

Dersom saksbehandler forsøker å opprette en overlappende kontrakt på en ansatt/ekstern som allerede er aktiv i SAP på en MG/MUG kombinasjon som ikke støttes av løsningen vil saksbehandler få en rød feilmelding om at det ikke er mulig å opprette kontrakten. Dersom saksbehandler klikker «Ny ansatt» vil kontrakten gå i flyt til signering hos ansatt. Etter at kontrakten er signert vil oppgaven havner til feilretter. Saksbehandler har tatt et aktivt valg om at kontrakten skal opprettes selv om løsningen ikke støtter den overlappende kombinasjonen av kontrakter. DFØ sin anbefaling er at saksbehandler alltid velger ansatt fra søkeliste dersom ansatt finnes i SAP fra før.

Sjekk MG/MUG kombinasjon på ansatt i SAP. Dersom kontrakten skal posteres må MG/MUG kombinasjon på ansatt korrigeres til en kombinasjon som er gyldig for løsningen før feilretter/kontrollør kan klikke «Til postering».

Skjema HR040 Tilsetting og arbeidskontrakt vil havne til feilretter/kontrollør dersom det er opprettet overlappende månedskontrakter med samme stillingsID. Det er ikke mulig å postere delt stilling med samme stillingID.

Bildetekst: Det er ikke mulig å ha overlappende kontrakter på samme stillingskode: 00000000

Skjema HR040 Tilsetting og arbeidskontrakt havner til feilretter/kontrollør dersom ansatt har to overlappende månedskontrakter og får flere månedskontrakter i samme periode.

I IT0509 Aktivitet med høyere lønn er det kun mulig å ha en tilleggs-stilling. Utbetalingen må derfor registreres manuelt. Klikk "ufullstendig postering" og se hvordan utbetaling skal registreres manuelt i brukerdokumentasjonen: Flere stillinger, mer enn 2 stillinger.

Skjema HR040 Tilsetting og arbeidskontrakt hvor saksbehandler huker av for «Unntatt SPK» havner automatisk til feilretter/kontrollør for kontroll. Feilretter/kontrollør får opp følgende kontrollmelding i skjemaet:

Bildetekst: Det er huket av for unntatt statens pensjonskasse (SPK) i denne kontrakten. Ansatt må endres til MUG 14/15 for ikke å bli med på rapportering til SPK. Korrigering av MUG gjennomføres etter at skjemaet er postert.

Feilretter/kontrollør klikker «Til postering». Dersom det er korrekt at MUG skal endres må feilretter/kontrollør manuelt korrigere ansatt etter at kontrakten er postert i SAP kjernesystem.

Skjema HR040 Tilsetting og arbeidskontrakt kan havne til behandling hos feilretter/kontrollør med følgende melding:

Prøv å klikke "Til postering" uten å gjøre noen endringer i skjema. Hvis e-skjema havnet tilbake til behandling hos feilretter/kontrollør kan dere opprette sak til DFØ.

Skjema HR040 Tilsetting og arbeidskontrakt havner til feilretter/kontrollør dersom det er opprettet en timekontrakt eller en månedskontrakt som vil føre til at timekontrakten som allerede ligger postert som hovedstilling i SAP kjernesystem vil bli gjort om til tilleggstilling (tilbake i tid).

Bildetekst: Kontrakten som ligger klar til postering vil forårsake at timekontrakt med kontraktsnummer xxxx gjøres om til tilleggstilling i den overlappende perioden. Dersom timer allerede er postert til utbetaling i IT2010 for den overlappende perioden må det manuelt legges til overstyrt sats på timene i IT2010.

Timekontrakt K1 med startdato 01.01.2021 og sluttdato 31.08.2021 posteres i SAP. Ansatt blir tilsatt i SAP per 01.01.2021 med årslønn knyttet til kontrakten i IT0008. Ansatt starter å jobbe og fører timer fortløpende. Når vi kommer til juli 2021 har ansatt ført timer og sendt inn timeliste for januar, februar, mars, april, mai og juni. Timelistene er godkjent og postert i SAP for utbetaling i IT2010. Ettersom den ansatte bare har en kontrakt i denne perioden er kontrakten en hovedstilling og timesats hentes fra IT0008. Dette betyr at alle timene som er postert i IT2010 ligger registrert uten overstyrt timesats. Hvis man videre tenker seg at virksomheten i juli 2021 oppretter Timekontrakt K2 som har startdato 01.05.2021 og sluttdato 31.12.2021. Når kontrakten opprettes svarer Saksbehandler JA på at ny kontrakt skal være hovedstilling i den overlappende perioden. Det som skjer videre da er at Timekontrakt K2 posteres i SAP som hovedstilling fra 01.05.2021. Videre ser vi for oss at det er avtalt ulik årslønn (timelønn) i K1 og K2. Når K2 posteres som hovedstilling per 01.05.2021, men dette ikke skjer før i juli 2021 vil timene som allerede er utbetalt i IT2010 (koblet til K1), rekalkuleres med ny timesats ut fra ny årslønn registrert i IT0008. IT9024 oppdateres korrekt med at K1 blir endret til tilleggstilling i perioden 01.05.2021 – 31.08.2021, men timene som allerede er postert til utbetaling i denne perioden, er allerede postert uten overstyrt timesats. Timer koblet mot K1, som blir postert til utbetaling i IT2010 etter at K2 er postert i SAP, vil bli registrert med korrekt overstyrt timesats. Problemer er at timene for mai og juni, som er koblet til K1 og utbetalt før K2 ble postert i SAP, får feil timesats. Timene blir rekalkulert med ny timesats til neste hovedlønn etter at K2 er postert i SAP.

Løsning:
For å unngå rekalkulering til feil timesats må feilretter/kontrollør manuelt legge til korrekt overstyrt timesats i IT2010 på timene knyttet til K1 i den overlappende perioden. Gjelder bare timer som er postert til utbetaling i IT2010 før K2 posteres i SAP kjernesystem.

Skjema HR040 Tilsetting og arbeidskontrakt havner til feilretter/kontrollør dersom det er opprettet initialer som allerede finnes på en annen person i SAP kjernesystem.

Bildetekst: Error for IT: 002 Initialer i bruk (ansattnummer). Skal ikke gjenbrukes pga. konflikt i brukernavn.

Skjema HR040 Tilsetting og arbeidskontrakt havner til feilretter/kontrollør dersom det opprettes en oppdragskontrakt som overlapper to andre oppdragskontrakter i forskjellig periode, og det samtidig er et tomrom mellom disse kontraktene.

Bildetekst: Error for IT: 0001 Lønnsavregningsgruppe finnes ikke i tabell T549A.

Dersom du mottar denne oppgaven hos feilretter har saksbehandler kjørt kontrakten gjennom systemet ved å velge «Ny ansatt», selv om ansatt allerede har et ansattnummer i SAP kjernesystem.

Kontroller at kontrakten er koblet til korrekt ansattnummer. Dersom kontrakten ikke skulle være koblet til ansattnummer er det viktig at du klikker «Rediger» og henter opp korrekt ansattnummer». Når korrekt ansattnummer er koblet til kontrakten må du velge «Ufullstendig postering». Oppdragskontrakten vil da bare bli postert i IT9024.

Skjema HR040 Tilsetting og arbeidskontrakt havner til feilretter/kontrollør dersom det foreligger en fratredelse på ansatt/ekstern som er senere enn sluttdato på ny kontrakt. Dette gjelder bare dersom fremtidig fratredelse er registret utenfor løsningen for Tilsetting og arbeidskontrakt. Saksbehandler vil i utgangspunktet bli stoppet med rød feilmelding når kontrakten opprettes, kontrakten vil bare havne til feilretter/kontrollør dersom Saksbehandler har valgt «ny ansatt» på en ansatt som allerede er aktiv i SAP.

Bildetekst: Error for IT: 0000 Fremtidig saksbehandling finnes allerede. (Kontroller statusfelt!)

Bildetekst: Ikke mulig å utføre, fremtidig fratredelse med start xx.xx.xxxx blir overskrevet.

Error for IT: 0000 Fremtidig saksbehandling finnes allerede. (Kontroller statusfelt!)

Det opprettes først en Timekontrakt på ansatt med startdato 01.01.2023 og sluttdato 14.04.2023. Kontrakten posteres i SAP kjernesystem ved at løsningen oppretter saksgang for tilsetting per 01.01.2023 og saksgang for fratredelse per 15.04.2023. På et senere tidspunkt viser det seg at det er behov for at man endrer dato på saksgangen for fratredelse. Fagbruker endrer dato på saksgang for fratredelsen til 31.10.2023. Saksgang for fratredelse og sluttdato på K1 stemmer nå ikke lenger overens med hverandre. Det opprettes videre en ny Timekontrakt (K2) på den ansatte. K2 har startdato 01.09.2023 og sluttdato 20.10.2023. Ettersom saksgang for fratredelse er endret til 31.10.2023 er ansatt aktiv i perioden for K2. Systemet leser derfor at ansatt er aktiv på en timekontrakt utenfor ToA løsningen frem til 31.10.2023. Systemet leser at ansatte har en timekontrakt som kommer utenfor ToA løsningen, med en sluttdato som er senere enn sluttdato på K2, systemet har da ikke informasjon om hvordan ansatt skal ligge registrert etter sluttdato for K2 og sender ut en feilmelding.

Slett fratredelsen og klikk «Til postering». Kontroller om det må gjøres ytterligere manuelle korrigeringer etter at kontrakten er postert.

Skjema HR040 Tilsetting og arbeidskontrakt havner til feilretter/kontrollør dersom ansatt har oppgitt d-nummer ved signering av kontrakt.

Finn feltet «fødselsdato» i trinn 6. Fødselsdatoen føres i format ÅÅÅÅMMDD, og feilmeldingen viser til de to siste sifrene. Endre til faktisk dag for fødselsdato her.

Ansatt er født 01.12.1980, og har signert med d-nummer 411280XXXXX. Endre fra 19801241 til 19801201 i feltet «fødselsdato», og klikk «Til postering».

Skjema HR040 Tilsetting og arbeidskontrakt havner til feilretter/kontrollør med varselmelding dersom det er opprettet time- eller månedskontrakt med startdato før 01.05.2025 og sluttdato etter 01.05.2025.

Et bilde som inneholder tekst, Font, skjermbilde, algebra

KI-generert innhold kan være feil.

Bildetekst: Kontrakten havner til kontrollør på grunn av startdato før 01.05.2025. IT0008 har fått nye verdier for KORT og LANG stige fra 01.05.2025. Klikk “Til postering” og kontroller postering i IT0000, IT0001, IT0509, IT0008, IT9008 og IT9024. Se brukerdokumentasjon for mer informasjon om anbefalte kontroller og manuelle korrigeringer. Ta kontrakt med DFØ dersom det er behov for veiledning.

Fra 01.05.2025 har DFØ iverksatt endringer på kort og lang stige, samt for registrering av hovedsammenslutning. Time- og månedskontrakter med start- og sluttdato før 01.05.2025 vil posteres med gamle verdier, mens kontrakter med start- og sluttdato fra og med 01.05.2025 vil posteres med nye verdier.

Time- og månedskontrakter med startdato før 01.05.2025 og sluttdato etter, trenger nå en manuell kontroll. Det er fordi de posteres med gamle verdier, og må manuelt legges over på nye verdier fra 01.05.2025. Feilretter/kontrollør må kontrollere postering i aktuelle infotyper, og foreta nødvendige endringer. Oppsummeringen nedenfor gjelder registreringer i SAP fra dato 01.05.2025, og ved alle eventuelle fremtidige brudd i de aktuelle infotypene:

• IT0001 skal ha et brudd fra 01.05.2025. Tilleggsfeltet «Lønn / Akademikere» skal ha blank verdi fra denne dato (tidligere informasjon om hovedsammenslutning).

• IT0008 skal ha et brudd fra 01.05.2025. Dette gjelder både når stilling er på stige og på spenn. Dersom det er valgt en stilling på kort eller lang stige (tidligere STIGE1), skal det registreres verdiene KORT eller LANG i feltet «Gruppe» fra denne dato.

• IT0509 skal ha et brudd fra 01.05.2025. Det gjelder både når tilleggsstillingen er på stige og på spenn. Dersom det er valgt en stilling på kort eller lang stige (tidligere STIGE1), skal det registreres verdiene KORT eller LANG i feltet «Tariffgruppe» fra denne dato. Denne infotypen er kun aktuell ved overlappende månedskontrakter.

• For alderspensjonister på MG/MUG 4/30 er det ikke nødvendig å opprette noen brudd, eller å registrere informasjon om hovedsammenslutning.

Åpne skjemaet som feilretter, ta en generell kontroll av skjemaet, og klikk «Til postering».

Kontroller og korriger aktuelle infotyper manuelt i SAP, hvis de er registrert med gamle verdier/mangler verdier. Merk at behandling vil variere noe avhengig av type kontrakt, hva som evt. er registrert fra før av osv. Det anbefales å sjekke følgende infotyper:

• IT9008 Hovedsammenslutning: Registrer riktig verdi på hovedsammenslutning fra 01.05.2025. Verdien kan hentes fra IT0001. Merk at før 01.05.2025 ble LO og YS registrert med samme verdi i IT0001, mens i IT9008 er disse to separate verdier. Det betyr hver enkelt virksomhet må vurdere om de vil innhente spesifisert informasjon direkte fra den ansatte i disse tilfellene.

• IT0001 Plass i organisasjonen: Kopier posten som er aktiv pr. 01.05.2025, sett ny startdato 01.05.2025, og sett blank verdi i tilleggsfeltet «Lønn / Akademikere». Lagre posten slik at det opprettes et brudd. Sjekk eventuelt fremtidige brudd, og endre til blank verdi i dette feltet også på disse postene (eks. fremtidig fratredelse).

• IT0008 Grunnlønn:
Hvis stillingen er på stige: Kontroller feltene, og vær spesielt oppmerksom på feltet «Gruppe». Fra 01.05.2025 skal stillinger på kort stige ha verdien KORT, og stillinger på lang stige skal ha verdien LANG. Før 01.05.2025 har disse verdien STIGE1. For å opprette et brudd, kopier posten som er aktiv pr. 01.05.2025, sett ny startdato 01.05.2025 og registrer riktige verdier. Merk at årslønn på lønnart 107A vil forsvinne ved endring av verdier, og må legges til igjen.

Hvis stillingen er på spenn: Kontroller feltene. Det er ikke nye verdier for stillinger på spenn, men det må likevel opprettes et brudd fra 01.05.2025. For å opprette et brudd, kopier posten som er aktiv pr. 01.05.2025, og sett ny startdato 01.05.2025.

• IT9024 Tilsetting og arbeidskontrakt: Ta en sjekk at kontrakten er riktig postert. Det skal ikke opprettes manuelt brudd i denne infotypen.

Ved overlappende månedskontrakter, hvor ansatt har tilleggsstilling på stige i IT0509:

• IT0509 Aktivitet med høyere lønn: Som i IT0008 må det også opprettes et brudd her, uavhengig av om tilleggsstillingen er på stige eller spenn. Kopier posten som er aktiv pr. 01.05.2025, og sett ny startdato 01.05.2025. Dersom tilleggsstillingen er på stige (tidligere STIGE1), velg verdi KORT eller LANG under feltet «Tariffgruppe». Kontroller at tilhørende post i IT0014 oppdateres riktig.

Skjema HR041 Utbetaling av oppdragskontrakt havner til feilretter/kontrollør dersom ansatt er fratrådt før dato for bonusutbetaling.

Korriger sluttdato eller kjør gjeninntredelse som ekstern. Når dette er gjennomført, benytt knappen «Til postering».

Automatisk oppretting av HR041 – Skjema HR041 Utbetaling av oppdragskontrakt blir ikke automatisk opprettet i innkurven til saksbehandler dersom kontrakten (HR040) posteres i SAP kjernesystem senere enn 12 måneder etter sluttdato for oppdragskontrakten.

Grunntjenestekunder må sende sak til DFØ i Kundesenter på nett for oppretting av utbetalingsskjema. Basiskunder kan selv løse dette ved å endre sluttdato på oppdragskontrakten i IT9024 til en dato innenfor 12 måneder fra dagens dato. Da vil skjema opprettes til saksbehandlers innkurv neste dag.

Oppdragskontrakt for perioden 01.07.2024 – 31.07.2024 posteres i SAP kjernesystem den 15.08.2025. Her er sluttdato på kontrakt lengre tilbake i tid enn 12 måneder fra posteringsdato, og utbetalingsskjema HR041 vil derfor ikke bli opprettet. Hvis saksbehandler den 01.09.2025 endrer sluttdato på kontrakt til for eksempel 05.09.2024 i IT9024 (innenfor 12 måneder fra dagens dato), vil utbetalingsskjema opprettes til neste dag.

Skjema HR042 Timeregistrering havner til feilretter/kontrollør dersom antall timer i aktuell timeliste + timer i feltet "Timer ført" i IT9024 overstiger antall timer i feltet "Totale timer". Ansatt har ikke klart å føre flere timer enn avtalt i kontrakten, feilmeldingen oppstår som følge av en avrundingsfeil. Før feilretter kan klikke "Til postering" må avrundingsfeilen korrigeres på kontrakten i IT9024.

Skjema HR042 Timeregistrering havner til feilretter/kontrollør dersom arbeidsland registrert i timelisten avviker fra arbeidsland registrert i IT0001 på den ansatte.

Kjør saksgang med type saksbehandling «02 Ny.st.kode/ltr/org.enh/mg/mug» og saksbehandlingsårsak «35 Overgang til/fra utenlandske», slik at ansatt ligger registrert med korrekt arbeidsland på korrekte datoer i IT0001. Avhuking for «utland» i feltet «spesielle betingelser» i IT0001 må også stemme overens med perioden den ansatte jobber i utlandet. Når dette er gjennomført, benyttes knappen «Til postering».

Skjema HR042 Timeregistrering havner til feilretter/kontrollør dersom mer enn tre HR042 skjema med samme kontraktsnummer er forsøkt postert på samme tidspunkt. Kontrollen er lagt til slik at IT9024 alltid skal oppdateres med korrekt antall timer i feltet «Timer ført».

Bildetekst: Check that xxxx is posted before posting, unable to post two list om same contract at the same time

Sjekk at sekvensnummer som henvises til i feilmelding har fått status «Ferdig». Dette kan sjekkes i rapport YWF_VIS_SKJEMA. Når sekvensnummeret som det henvises til har fått status «Ferdig» kan du klikke på knappen «Til postering». Skjemaet vil da bli postert i SAP kjernesystem.

Skjema HR042 Timeregistrering havner til feilretter/kontrollør dersom det forsøkes å postere mer enn tre HR042 skjema på samme ansattnummer på samme tidspunkt. Det fjerde skjemaet vil bare havner til feilretter/kontrollør dersom timelistene er fra ulike måneder.

Eksempel: Ansatt sender inn timelister for januar, februar, mars og april. Skjema for april vil havne til feilretter/kontrollør. Dersom ansatt har flere kontrakter og sender inn flere timelister hvor alle timelistene gjelder for april, vil ingen av timelistene havne til feilretter/kontrollør.

Ugyldig saksgang, ansattnummer X er allerede ansatt i 100% aktiv stilling i periode xx.xx.xxx-xx.xx.xxxx

Løsning: En person som har 100 % stilling fra før kan det ikke opprettes en kontrakt på.

Hvis den ansatte er aktiv på andre MG/MUG enn de som finnes i løsningen vil det ikke være mulig å opprette overlappende kontrakt på den ansatte. Saksbehandler kontrakt vil da få følgende feilmelding ved innsending av den overlappende kontrakten.

Skjema vil også få denne feilmeldingen hvis det er overensstemmelse mellom arbeidsland valgt i kontrakten og arbeidsland som ansatt ligger aktiv med i SAP.

Prosentvis kostnadsfordeling er ikke mulig for valgt kontrakt. Korriger fordeling

Løsning: Det er ikke mulig med prosentvis kostnadsfordeling for oppdrags- og timekontrakter. Dette er bare mulig å registrere for månedskontrakter. Fjern prosentvis kostnadsfordeling og klikk «send til godkjenning» på nytt.

Error for IT: 0007 Infotypen «Plass i organisasjonen» finnes ikke den xx.xx.20xx

K1 er timekontrakt og K2 er timekontrakt (og det er valgt JA på at K2 skal være ny hovedstilling)

Løsning: Ansatt er tildelt ansattnummer på startdato for K1. Ansatt er ikke aktiv på tidspunkt for startdato på K2. Kontrakt kan ikke registreres. Dersom aktiv fra dato korrigeres i SAP slik at ansatt er aktiv på startdato for K2 kan kontrakt registreres, se Endring av startdato for saksgang (tiltredelse/fratredelse) for mer informasjon om korrigering av startdato.

Error for IT: 0008 Nye std.verdier for tarifftype/-omr./-grp./lønnstrinn: 71/95/KORT_00/75

Hvis det opprettes en time- eller månedskontrakt som blir tilleggstrilling/delt stilling i den overlappende perioden, men hovedstilling etter endt overlappende periode, dersom endt overlappende periode er etter 01.05.2022 og startdato for kontrakt er før 01.05.2022.

Årsaken til at feilmeldingen kommer opp er fordi systemet forsøker å registrere verdier for RAMME på dato etter 01.05.2022. Etter 01.05.2022 er ikke RAMME lenger tilgjengelig da RAMME er endret til STIGE. Denne feilmeldingen vil bare komme opp dersom det er valgt en stilling på RAMME/STIGE.