Formål
Arbeidsgiver er forpliktet til å utarbeide interne oversikter over sykefravær. Registreringen må gjøres på en måte som muliggjør en slik rapportering.
Egenmelding kan bare benyttes innenfor fastsatte grenser for antall dager/tilfeller i løpet av nærmere angitt periode. Registrering gjør det mulig med maskinell kontroll og rapportering av overskridelse av vedtatte grenser.
Sykefravær med egenmelding skal rapporteres til Statistisk sentralbyrå. Arbeidsgiver må registrere egenmeldinger på en måte som muliggjør rapportering.
Forutsetninger
Det er arbeidsgiver som avgjør om egenmelding skal være skriftlig. Dersom arbeidsgiver har vedtatt at meldingen skal være skriftlig, bør registrering foretas på grunnlag av skriftlig melding, altså vente med registrering til skriftlig melding er mottatt.
Den som er syk plikter å meddele dette til arbeidsgiver snarest mulig. Melding til arbeidsgiver har ingen systemstøtte.
Egenmelding kan benyttes etter 2 måneders ansettelse. Sykefravær før den tid skal dokumenteres med sykemelding fra lege.
Registrering
Egenmelding kan registreres på flere måter, se Ulike registreringsmåter for tid.
Koder for egenmelding
120 - Egenmelding: Koden benyttes når melding er mottatt i henhold til virksomhetens rutiner og krav. Ved søknad om egenmelding via fraværssøknad må den ansatte oppgi årsak til fraværet, bekrefte om fraværet er arbeidsrelatert eller ikke. Leder vil se dette ved godkjenning.
140 - Yrkesskade egenmelding: Benyttes sjelden. Koden fungerer identisk med kode 120. Oppsplittingen er kun for å kunne skille ut yrkesskade i statistikksammenheng. Det har ingen konsekvenser for den ansattes framtidige rettigheter hvilken kode som benyttes. Fravær med denne koden må registreres direkte i SAP.
Varsling og kontroll
SAP standard er at egenmeldinger kontrolleres etter registrering, en gang pr. måned. Dette gjøres ved at arbeidsgiver etter hver lønnskjøring, kjører en rapport som lister hvem som har for mange egenmeldingsdager sammenhengende eller innen siste 12 måneder, se Antall egenmeldinger overskredet.
Varsling på registreringstidspunktet, er vanskelig å få til for kunder som bare registrerer fravær (negativ tidevaluering).
For mange dager sammenhengende egenmelding varsles ved registrering. Sjekken gjøres mot antall dager satt for den aktuelle virksomhet (maksimalt 16 dager).
Eksempel:
Dersom virksomheten
er satt opp med 8 dager vil systemet godta inntil 8 dager sammenhengende
egenmelding, men ikke 9 dager. Fridager, lørdager og søndager i perioden telles
som likeverdig med egenmelding.
Deretter må den ansatte tilbake på jobb før ny egenmelding kan registreres. SAP vet ikke om den ansatte har vært på jobb etter sist registrerte egenmelding med mindre man registrer det. For kunder som registrerer all tid (positiv tid) går dette greit. For kunder med negativ tid vil uønsket varsling kunne skje når egenmeldingene ligger tett i tid.
Dersom man har behov for å registrere ny egenmelding før det har gått 10 dager fra første egenmeldingsdag på forrige melding, gå inn på IT2002 og registrer den ansatte som tilstede dagen etter 8. egenmeldingsdag, da brytes denne kontrollen.
Ansatte med negativ tidevaluering skal ikke registrere til stede tid. For å bryte kontrollen ift. 10 sammenhengende dager - registrer til stede tid utenfor planlagt arbeidstid i IT 2002.
Det er ingen sperre i SAP mot å registrere tilstede tid ved negativ tidevaluering. Tiden vil bli ignorert i tidevaluering.
Søknad om egenmelding som fører til at antall dager med egenmeldt sykefravær overstiger det tillatte antall dager, stoppes ved innsending. Den ansatte får melding om dette med en gang.
Om en ansatt har vært borte fra arbeid i mer enn to uker, må vedkommende jobbe i to måneder før egenmelding igjen kan benyttes. Dette gjelder ikke etter ferie, eller permisjoner knyttet til fødsel og svangerskap. Det er definert i SAP hvilke fraværskoder som sperrer for registrering av egenmelding.
Når det gjelder kontroll pr 12-måneders rullerende periode, kan man kjøre rapporten Antall egenmeldinger overskredet.
Denne kontrollen i registreringstidspunktet må ikke blandes sammen med beregning av arbeidsgiverperiode på 16 dager og at gjentagende egenmeldinger teller inn i en og samme arbeidsgiverperiode så lenge det er mindre enn 16 kalenderdager mellom fraværene.
Via rapporten YHR_FRAV er det mulig å hente frem felter for å se om en egenmelding er arbeidsrelaterte eller ikke.
Det er ingen sperre i SAP for timelønnede til å registrere egenmelding, men det genereres ikke lønn til timelønnede for fraværsdager med egenmelding.
”24 dager kan bli 27 dager”
I henhold til folketrygdloven § 8-27 har arbeidstaker rett til fire egenmeldingstilfeller i løpet av en 12 måneders periode. Da avtalen om inkluderende arbeidsliv ble inngått mellom partene ble retten til egenmelding utvidet til 24 dager per 12 måneder med adgang til å benytte inntil 8 dager per fraværstilfelle.
Konsekvensen av avtalen kan bli at vedkommende har benyttet maksimal «kvote» i løpet av tre fraværstilfeller (3 x 8 dager). Som nevnt hjemler loven retten til fire egenmeldingstilfeller. Det følger av folketrygdloven § 1-2 at arbeidsgiver ikke kan inngå avtaler som innskrenker arbeidstakerens rettigheter. Dette innebærer at i de tilfellene hvor vedkommende har benyttet 24 dager i løpet av tre tilfeller, vil vedkommende har rett til å benytte ytterligere en egenmelding (altså 3 dager). Retten følger av lovens § 2-27, ikke IA-avtalen, hvilket innebærer at vedkommende kun kan benytte egenmelding i inntil tre dager, jf. lovens § 8-24 fjerde ledd.
Rapportering
Når det gjelder antall egenmeldinger totalt må man bruke standardrapportene som man finner under Fraværsoversikter.
Kvote for egenmelding
I henhold til folketrygdloven § 8-27 har arbeidstaker rett til fire egenmeldingstilfeller i løpet av en 12 måneders periode. Da avtalen om inkluderende arbeidsliv ble inngått mellom partene ble retten til egenmelding utvidet til 24 dager per 12 måneder med adgang til å benytte inntil 8 dager per fraværstilfelle.
Kunder som har utvidet egenmeldingskvote, 24 dager, kan bestille løsningen «Kvote for egenmelding» via Kundesenter på nett. Dette vil gi den ansatte og virksomheten løpende kontroll på antall benyttede egenmeldinger.
Det er frivillig å benytte løsningen som innebærer følgende:
•Kvote for egenmelding vises i kvoteoversikten i infotype 2006 fra første tidevaluering etter oppstartdato.
•Ansatte vil kunne se rest på kvoten i «Tidssaldo» i DFØ appen og under «Fravær» i selvbetjeningsportalen.
•Kvoten blir tilgjengelig i Leders selvbetjeningsportal under Tidrapporter – Fraværskvoter.
•Rest på kvoten beregnes kontinuerlig utfra antall benyttede egenmeldinger de siste 12 mnd.
•Kvoten oppdateres daglig. Rest på kvoten vises i Tidssaldoen i appen og under kvoteoversikt i portalen.