Formål
Løsningen er frivillig og benyttes for ansatte som er innvilget delvis permisjon og som har en avtalt plan for uttak av permisjon.
Ved bruk av løsningen er det ikke behov for manuell oppfølging av den ansattes fleksitidssaldo i permisjonsperioden.
Den ansattes tildelte kvoter vil ikke bli endret ut fra avtalt uttak av permisjon. Fravær må derfor registreres på alle dager den ansatte ikke er på jobb (inkludert avtalt permisjonsdag) for at kvotetrekk og lønnstrekk skal bli korrekt. Se nærmere beskrivelse under overskriften «Ferie».
Løsningen er gjeldende fra 01.03.2022.
Løsningen kan ikke benyttes for refusjonsberettiget fravær.
Forutsetning
Ansatt må være registrert med arbeidsplanregel FLEX eller FLEX= og 100% stilling. Status for tidadministrasjon må være «Tidevaluering faktisk (positiv tid)».
Permisjon må være registrert i SAP.
Det må være avtalt en plan for fast uttak av permisjon.
Kunder på grunntjeneste bestiller registrering av fast avtalt plan for uttak av permisjon via kundesenter på nett. Oppgi i saken hvilken ukedag som er permisjonsdag, evt. hvor mange timer permisjon som skal registreres på del av ukedag. Oppgi også om permisjon deler av ukedag skal legges til begynnelsen eller slutten av arbeidsdagen.
Det kan ikke være registrert fremmøte i perioden som det skal registreres fast permisjonsuttak for. Fast uttak av permisjon kan derfor ikke registreres med tilbakevirkende kraft, men kun framover i tid.
Basiskunder registrerer dette selv.
Transaksjonskode
PC00_M20_ADT (Fraværsfordelingsverktøy for deltidsfravær)
Registrering
Sjekk arbeidsplanregel og status for tidadministrasjon i IT 0007. Gjør eventuelle korrigeringer før permisjonsuttak registreres (ref. forutsetningene for å ta i bruk løsningen).
Sjekk om det er registrert fravær framover i tid (i permisjonsperioden).
Fremtidig fravær må slettes og legges inn på nytt etter at fordeling av permisjonsuttaket er opprettet i infotype 2001. Dersom framtidig fravær ikke slettes før permisjonsuttak opprettes, vil det ikke bli opprettet permisjonsuttak i ukene med framtidig fravær.
For eksempelets skyld tar vi utgangspunkt i permisjonskode 435 Omsorgspermisjon. Permisjon med kode 435 er registrert i SAP med fra/til dato og % arbeidsfør større enn 0 er registrert.
Fraværskode endres fra 435 til 435F (435 slettes og 435F opprettes) for hele perioden i IT2001. Dette gjøres for å kunne koble en arbeidsplan mot permisjonen.
Åpne transaksjonskode PC00_M20_ADT. Skriv inn periode og ansattnummer kjør rapporten (klikk på «utfør»).
Marker (klikk på) permisjonen som det skal opprettes en fraværsfordeling for. Klikk på «opprett».
I neste steg settes periode for fraværsfordelingen med start- og sluttdato. Forslagsverdien er hele permisjonsperioden. Fordelingsmodell velges. Først når dato er satt og fordelingsmodell er valgt/skrevet inn skal du trykke enter/klikke på «fortsett».
Det skilles mellom to scenario:
a) Permisjonsuttak på hele dager:
Spesifiser når fordelingen skal starte og slutte – dette trenger ikke å følge hele permisjonsperioden. Huk av for «Bruk modell» og velg modellen fra uttrekksmenyen. Dersom det ikke finnes en passende modell i uttrekksmenyen, kan modellen også skrives inn i det andre feltet under «Bruk modell» (markert gult på bildet.). Bokstav X står for permisjonsuttak for en hel dag, mens 0 betyr at den ansatte tar ut 0 timer permisjon den dagen. Modellen er bygget opp med hensyn til ukedager. Dersom man først har vært innom uttrekksmenyen, må man laste siden på nytt for å kunne skrive i det andre feltet.
Skal den ansatte eksempelvis ta ut sin 20% omsorgspermisjon på mandager, skal modellen formuleres slik:
X/0/0/0/0/0/0
For en permisjon med permisjonsuttak på tirsdager er modellen slik:
0/X/0/0/0/0/0
b) Permisjonsuttak deler av dagen:
Det er også mulig at den ansatte tar ut permisjonen deler av dagen.
NB! Dersom det registreres en slik fordeling anbefales det at fordelingen er lik over hele permisjonsperioden og at den ikke settes opp for hver uke separat.
Spesifiser når fordelingen skal starte og slutte – dette trenger ikke å følge hele permisjonsperioden. Huk av for «Bruk modell» og skriv inn fraværsfordelingen i det andre feltet. Det finnes ingen modeller i uttrekksmenyen som gjenspeiler kombinasjonene her.
Avgjør om permisjonstiden skal legges fra skiftstart og framover eller fra skiftslutt og bakover.
Skal den ansatte eksempelvis ta ut sin 20% omsorgspermisjon en halv dag på mandag og en halv dag på tirsdag, skal modellen formuleres slik:
3,75/3,75/0/0/0/0/0
Klikk på «Fortsett».
Ved registrering av modellen generes fordelingsplanen automatisk og de enkelte fraværsdager/perioden registreres i IT2001 med X-koden, det vil si ved eksempelvis en omsorgspermisjon (435F) legges kode 435X på de dager den ansatte skal ta ut sin permisjon.
La alle postene stå som markert og klikk på «Utfør»
Fraværsfordelingen er nå opprettet og posten er lagt inn i IT2001. Klikk på grønn hake for å avslutte prosessen.
Spesielt ved permisjonsuttak deler av dag for onsdag før påske, julaften, romjul og nyttårsaften
Ved delvis permisjonsuttak på onsdag før påske, julaften, romjul eller nyttårsaften, må antall timer for permisjonsuttak kontrolleres og eventuelt korrigeres.
Slå opp «Arbeidsplan» i IT0007 for å finne planlagte timer disse dagene:
Dobbeltklikk på den aktuelle dagen (i feltet X730).
I dette tilfellet (onsdag før påske) er normalarbeidstiden kl 0800-1200 og maksimal arb.tid 4 timer.
Ved 50% permisjonsuttak må forekomsten av x-kode i IT2001 justeres fra 3,75 timer til 2 timer.
Spesielle situasjoner
Ansatte som er innvilget flere permisjoner med delvis uttak:
Eksempel:
En ansatt er innvilget 20% omsorgspermisjon og 10% permisjon for å jobbe i annen virksomhet.
I dette eksempelet har den ansatte omsorgspermisjon på tirsdagen og permisjon for å jobbe i annen virksomhet halve fredagen.
Fordeling av uttak må registreres på begge permisjonene for at begge permisjonene skal vise på tidslippen til den ansatte. Alle dager/timer med permisjon må settes inn i modellen.
Fordelingsprogrammet vil se slik ut for 20% omsorgspermisjon med uttak på tirsdagen:
Fordelingsprogrammet vil se slik ut for 10% permisjon for å jobbe i annen virksomhet med uttak halve fredagen:
Når permisjon nummer 2 kjøres gjennom fordelingsprogrammet. vil det oppstå en melding om konflikt for dagene det er registrert permisjon i permisjon nummer 1:
Denne meldingen stopper ingen ting og det er bare å fullføre registreringen.
I IT2001 legger permisjonen seg rett med hel dag omsorgspermisjon på tirsdagene og halv dag permisjon for å jobbe i annen virksomhet på fredagene.
Tidslippen viser nå at det ikke er planlagt arbeidstid på tirsdagen og at det er halv dag på fredagen:
Endring/sletting av fordelt permisjonsuttak
Dersom permisjonsuttaket skal endres, må allerede opprettet fordeling slettes før ny fordeling kan opprettes. Sletting av x-kodene kan utføres i fordelingsprogrammet. F-kodene skal ikke slettes dersom ny fordeling skal registreres.
Klikk på perioden som skal slettes. Denne blir markert gul. Klikk deretter på søppelbøtten. Du får opp boksen «Oppgi parametere for distribusjon» og kan endre dato for starttidspunkt for sletting. Klikk deretter «Fortsett».
Fordelt fravær kommer opp som markerte poster klar for sletting. Klikk på «Utfør» for å slette alle postene. Hvis ikke alle postene skal slettes må markering oppheves for å markere enkeltposter for sletting. Klikk deretter på «Utfør».
OBS!
Dersom F-koden slettes og legges inn igjen direkte i infotype 2001 (etter at fordelingsprogrammet er kjørt), er det ikke mulig å benytte slettefunksjonen i fordelingsprogrammet. Denne meldingen vil vise dersom man prøver å slette via fordelingsprogrammet i slike tilfeller:
Dersom F-koden er slettet i infotype 2001, må X-kodene også slettes direkte i infotype 2001.
Ferie
Ansatte som har en fast avtalt plan for uttak av permisjon, er registrert med arbeidsplan FLEX/FLEX= og har dermed 5-dagers-arbeidsplan. Vedkommende vil derfor får tildelt fraværskvotene iht. til denne arbeidsplanen.
For ansatte med delvis permisjon skal ferie derfor registreres fra og med første dag den ansatte er borte fra jobben på grunn av ferie og til og med siste dag før den ansatte er tilbake på jobb, eventuelt siste dag før annet lovlig fravær. For mer informasjon om korrigert ferieregistrering ved delvis permisjon se Registrering av delvis permisjon.
NB! De fast avtalte fridagene teller også som arbeidsdager!
Det vil si at dersom den ansatte har 20% omsorgspermisjon med fast fridag på mandag og den ansatte ønsker å ta ut ferie hele uken, så skal ferien registreres fra og med mandag til og med søndag. Slik blir kvotetrekket korrekt iht. 5-dagers-arbeidsplan.
Tidregistrering og overtid
Ansatte i delvis permisjon kan opparbeide seg fleksitid og bli pålagt overtid i henhold til gjeldende regelverk.
For å synliggjøre hvordan fordelingsplanen slår ut på både fleksi- og overtidsberegning, tar vi utgangspunkt i disse scenarioer (a og b).
a) Den ansatte er registrert med 20% omsorgspermisjon med permisjonsuttak på en hel dag.
1. Den ansatte registrerer til stede tid på en vanlig arbeidsdag fra kl. 08:00 til kl. 17:00. Her vil den ansatte få godskrevet 9 timer og fleksisaldoen øker med 1,5 timer (ettersom planlagt arbeidstid den dagen er på 7,5 timer).
2. Den ansatte registrerer til stede tid på en vanlig arbeidsdag fra kl. 07:00 til kl. 14:30 og overtid mot betaling fra kl. 14:30 til kl. 16:00. Her vil den ansatte får godskrevet 9 timer. 8,5 timer ansees som fleksitid (fleksisaldoen øker med 1 time), mens tiden fra kl. 15:30 til kl. 16:00 anses som overtid og utbetales med 50% overtidstillegg. Se Overtid.
3. Den ansatte registrerer til stede tid på sin avtalte fridag fra kl. 08:00 til kl. 15:30. Han får godskrevet 7,5 timer og alle timene går på fleksisaldoen hans.
4. Den ansatte registrerer overtid fra kl. 08:00 til kl. 18:00 på sin avtalte fridag. Her vil han få kompensert for alle timer den dagen, siden han i utgangspunktet skulle hatt fri. 7,5 timer utbetales med vanlig timelønn og 2,5 timer (fra kl. 15:30 til kl. 18:00) utbetales som overtid med 50% overtidstillegg.
b) Den ansatte er registrert med 20% omsorgspermisjon med permisjonsuttak på to halve dager.
1. Den ansatte jobber utover forventet arbeidstid på en av dagene, hvor han i utgangspunktet har avtalt en halv dag permisjon. Han registrerer til stede fra kl. 08:00 til kl. 17:00. Her vil han få godskrevet 9 timer og fleksisaldoen øker med 5,25 timer (ettersom planarbeidstiden er på 3,75 timer).
2. Den ansatte registrer overtid mot betaling fra kl. 08:00 til kl. 18:00 på en dag hvor han i utgangspunktet skulle hatt en halv dag (3,75 timer) permisjon. Den ansatte får godskrevet 10 timer, hvorav 3,75 timer er vanlig arbeidstid. Ytterligere 3,75 timer utbetales med ordinær timelønn og 2,5 timer (fra kl. 15:30 til kl. 18:00) som overtid med 50% overtidstillegg.
