Alle arbeidsflyter

Forutsetning(er)

- Alle portalbrukere må knyttes til et ansatt nummer gjennom IT0105, se IT0105.

- For å motta varsel på e-post når man har mottatt noe i innkurven i portalen, må brukeren ha registrert e-postadresse i SU01. Dette gjøres ved at brukeren legger inn sin e-postadresse i Ansatt selvbetjening under ”Kontor”-”Endre egne data”, Adressen overføres deretter til IT0105 i SAP  en nattlig jobb.

- Arbeidsflyten følger den stillingen man har blitt tilordnet i IT0001. Dersom en ansatt har flere stillinger i ulike org.enheter så sendes arbeidsflyten til alle som er godkjenner for de ulike org.enhetene.

Merk at dette gjelder stillinger definert i IT0001. Arbeidsflyten påvirkes ikke i forhold til fungering av stilling satt opp i IT0509.

Det er 5 steg for å sette opp arbeidsflyt for et firma:

1.  Aktiver arbeidsflyt

2.  Tildel relasjon til saksbehandler

3.  Tildel autorisasjon til saksbehandler

4.  Hvordan sette opp AZWF og A290

5.  Tildel roller

Første punkt i oppsett av arbeidsflyt

1. AKTIVER ARBEIDSFLYT

Definer hvilken del av organisasjonen som skal benytte arbeidsflyt. Og hvilken type arbeidsflyt de skal bruke (reise og overtid (inkl fravær)). Skal hele firmaet benytte arbeidsflyt, sett 0 i feltet organisasjonsenhet.

Transaksjonskode: YWF_START

I kolonnen Workflow angis hvilke arbeidsflyter man vil benytte i ulike deler av organisasjonen.

Om man for samme arbeidsflyt definerer flere nivåer, vil det høyeste nivået gjelde.

Hvis for eksempel både firmakoden og en spesifikk organisasjonsenhet fylles ut, så gjelder arbeidsflyten for hele virksomheten og IKKE bare for den spesifikke organisasjonsenheten.

2. TILDELING RELASJON TIL SAKSBEHANDLER

Dette gjøres i transaksjon PO10. For å kunne motta arbeidsflyt må saksbehandler ha relasjonen AZWF. Tildelingen styrer hvilke organisasjonsenheter en bruker skal motta arbeidsflytoppgaver for. Man knytter brukere opp mot en (eller flere) organisasjonsenhet(er) i organisasjonsstrukturen med en relasjon som heter AZWF. Bruker mottar da automatisk arbeidsflytoppgaver for denne organisasjonsenheten, samt alle underliggende organisasjonsenheter, stillinger og ansatte.

3. TILDEL AUTORISASJON TIL SAKSBEHANDLER

For å kunne godkjenne arbeidsflyt må saksbehandler ha tilgang til de tilsatte som han / hun skal godkjenne for. Dette gjøres ved å tildele saksbehandler relasjon A290 for aktuell organisasjonsenhet. Dette gjøres også i transaksjonskode PO10. Denne relasjonen styrer hvilke organisasjonsenheter en bruker skal kunne utføre arbeidsflytoppgaver for. Bruker får da tilgang til ansatte i denne organisasjonsenheten, samt alle underliggende organisasjonsenheter.

4. OPPSETT AV AZWF og A290 RELASJONER

Transaksjonskode: PO10 – Vedlikehold organisasjonsenhet.

Legg inn organisasjonsenhet du vil koble bruker til, eventuelt finn den gjennom Struktursøk (oppe til venstre i skjermbildet).

Klikk enter og sjekk organisasjonsenhet. Planvariant skal være Aktuell plan (kommer automatisk opp når transaksjon velges).

I mappekort Aktiv, og seksjon Infotypebetegnelse marker for Tilknytninger (nedenfor), og angi gyldighetsdato for tilknytningen.

Klikk på Opprett infotype, skjermbildet Opprett Tilknytninger presenteres.

Legg inn AZWF og den bruker som du ønsker skal motta arbeidsflytoppgaver til organisasjonsenheten (som over) og klikk Enter. Klikk Lagre for å lagre tilknytning.

Legg deretter inn A290 og bruker som du ønsker skal ha tilgang til organisasjonsenheten (som over) og klikk Enter. Klikk Lagre for å lagre tilknytning.

Man kan også endre, slette eller se på tilknytninger fra startbildet Vedlikehold organisasjonsenhet. Dette gjør man ved å finne organisasjonsenhet, på samme måte som når man skal opprette, markere for tilknytninger og klikke på Oversikt. Fra skjermbildet Listevisning med endring Tilknytninger kan man markere tilknytning man og velge knapp for hva man ønsker å gjøre med tilknytning.

Man kan også få en oversikt over hvem som er tilknyttet til hvilken organisasjonsenhet gjennom AZWF og A290 relasjoner ved å bruke transaksjonskode YHR_A290 (se nederst i dokumentasjon du kommer til ved å klikke på link).

Merk at:                                                                                             En bruker kan ha tilgang til en eller flere organisasjonsenheter (med A290 relasjon) uten å motta arbeidsflytoppgaver for de (uten AZWF relasjon). Men alle brukere som mottar arbeidsflyttoppgaver for en eller flere organisasjonsenheter (med AZWF relasjon) MÅ kunne ha tilgang til disse (må også ha A290 relasjon).

5. TILDEL ROLLE TIL BRUKERE

For å kunne utføre en arbeidsflytoppgave må en person alltid være tildelt rollen som er knyttet til oppgaven(e) i tillegg til å være koblet til riktig organisasjonsenhet via AZWF og A290 relasjoner. Uten tilknytning mellom bruker og rolle vil ikke personen bli med i programmets søk etter riktig saksbehandler.

Transaksjonskode: SU01 – Opprette bruker

Tabellen nedenfor presenterer hvilke roller som må tildeles en bruker for at den skal kunne utføre en spesifikk arbeidsflytoppgave.

NB! I de to første rollene i tabellen indikerer XXXX aktuell firmakode.