Innmelding av brukere og roller skal gjøres av personer med myndighet til dette, jamfør tjeneste- og driftsavtale. Dette for å hindre uvedkommende tilgang samt ha kontroll på antall lisenser.
Nye brukere eller endringer i roller skal meldes sak til DFØ, via Kundesenter på nett, med fastlagt skjema. Skjemaet finnes på DFØs kundesider.
Opprette bruker
Start transaksjon SU01.
Vanlig kjernesystem-bruker
Legg inn riktig brukernavn. Brukernavn skal bestå av Firmakode + initialer (Felt Initialer fra IT0002: ofte 4 tegn, fortrinnsvis de to første i fornavn og to første i etternavn). Det er kontroll på at initialer i IT0002 er unike innen hver virksomhet (firmakode).
Bemerk: Det tillates inntil 8 tegn i initialer, slik at brukernavn i SAP kan ha en lengde på 12 tegn.
Mappekort Adresse
Her registreres Etternavn, Fornavn og E-post. Navnedelen (før @) av en e-postadresse kan ikke inneholde nasjonale bokstaver, f.eks. æ, ø, å, ä, ö, ü, ñ, ô etc. Velg firmaadresse DUMMY (klikk ved behov eventuelt på Tilordne annen firmaadresse og velg DUMMY), men denne er normalt allerede forhåndsvalgt.
Mappekort Pålogg.data
Brukertype skal alltid settes til Dialog, som er forhåndsvalgt verdi. Tildel passord på nøyaktig 8 tegn.
Brukergruppe settes til brukers firmakode eller SUPER for DFØ forvaltningsbrukere.
Gyldig fra kan
framdateres men settes normalt til dagens dato. Skal aldri
tilbakedateres.
Gyldig til settes vanligvis til 31.12.9999 ved
opprettelse av nye brukere, men kan også settes til dato et stykke fram i tid
hvis f. eks bruker er en vikar. Skal aldri tilbakedateres.
Avregningsnummer og Kostnadssted benyttes ikke.
Mappekort Faste verdier
Aksepter forhåndsvalgte verdier for Desimalpresentasj., Datopresentasjon og Tidsformat (12/24) som vist her.
Rene portal-brukere (dvs brukere som ikke logger seg på i kjernesystemet, kun i SAP-portalen) skal ha Utdataenhet lpdf. Øvrige brukere (dvs fag-, koordinator- og DFØ forvaltningsbrukere) skal ha Utdataenhet Lokal skriver. Kryss av for Direkte utskrift og Slett etter utskrift.
Mappekort Parameter
Alle brukere skal ha satt visse parametere. For en komplett oversikt, se systemdokumentasjon for fagområde Autorisasjoner (kontakt lokal fagansvarlig for henvisning til dokumentnavn og lokasjon).
Minimum for fag-, koordinator- og DFØ forvaltningsbrukere er MOL=20 og UGR=20.
Mappekort Roller
Her tildeles de autorisasjonsroller som bruker skal ha.
For en komplett oversikt over tilgjengelige roller tillatt per brukertyper, se rollekatalogen i systemdokumentasjon for fagområde Autorisasjoner (kontakt lokal fagansvarlig for henvisning til dokumentnavn og lokasjon).
Her er vist roller for en fagbruker som også er ansatt i virksomheten – følgelig har bruker også rolle for portal. Bemerk at ZHR_ESS_1100 er en samlerolle, som identifiseres med eget symbol i kolonne Type. Enkeltroller som inngår i samlerollen vises i blått og skal ikke slettes manuelt.
Gyldig fra kan
framdateres, men settes normalt til dagens dato. Skal aldri
tilbakedateres.
Gyldig til settes vanligvis til 31.12.9999 ved
opprettelse av nye brukere, men kan også settes til dato et stykke fram i tid
hvis f. eks bruker er en vikar. Skal aldri tilbakedateres.
Mappekort Profiler
Profiler skal ikke tildeles brukere direkte. Automatisk genererte profiler (se symbol i kolonne Type) tildeles automatisk ut fra hvilke roller brukeren tildeles.
Her er vist profilene for rollene fra forrige punkt. Bemerk at det ikke finnes noen profil for samleroller.
Mappekort Grupper
Her registreres eventuelle sekundære brukergruppe tilhørende andre virksomheter i tilfeller av fremmedaksess. Se systemdokumentasjon for fagområde Autorisasjoner (kontakt lokal fagansvarlig for henvisning til dokumentnavn og lokasjon).
Mappekort Persontilpasning
Skal ikke endres.
Mappekort Lisensdata
Her registreres lisenskategori i felt Contractual User Type.
Knytning av bruker mot ansatt i PA30
Alle kundens brukere (unntatt innleide konsulenter som ikke er registrert i SAP) skal være knyttet opp mot sitt ansattnummer i IT0105 subtype 0001. Dette fordi all bruk av selvbetjeningsløsningene forutsetter det og på grunn av autorisasjonskontroller som hindrer kundens brukere å endre lønnsdata på seg selv.
Citrix-bruker
Dersom brukeren skal benytte DFØs Citrix-løsning for tilgang til SAP, må vedkommende opprettes som bruker også i Citrix. Skjema ”Tilgangsskjema for Citrixbrukere” må fylles ut og legges som vedlegg i en brukerstøttesak. Dette skal sendes til DFØ via Kundesenter på nett.
Tilgang til DFØ Fildel
DFØ Fildel er en applikasjon og filområde for lagring og utveksling av rapporter og filer til/fra SAP og mellom DFØ og kunde.
Tilgang til DFØ Fildel opprettes av DFØ. Kunde melder behov for tilgang i brukerstøttesak. Utfylt bestillingsskjema legges ved saken. Skjema finnes på DFØ sine kundesider.