Fremgangsmåte
Oppdatering av fremtidige brudd gjøres i Excel-filen (dvs. utenfor SAP) man har lastet ned fra uttrekksprogrammet i SAP i Steg 4: Uttrekk for fremtidige brudd i forbindelse med lokale forhandlinger (Også HR-kunder). Filen skal kun inneholde ansatte med endringer. Ansatte som ikke skal ha endringer i forbindelse med lokale forhandlinger må fjernes fra Excel-filen.
Pass på følgende ved endring av filen:
•Ingen kolonner må formateres (ingen formler og lignende)
•Ingen kolonner må slettes eller være skjulte
Filer som leses inn i SAP skal ha 11 kolonner, for variant CUS&OPAL06 Lokale forhandlinger tilsvarer dette de 11 siste kolonnene (ansattnummer – ny årslønn) i uttrekksfilen i Steg 4: Uttrekk for fremtidige brudd i forbindelse med lokale forhandlinger (Også HR-kunder).
DFØ HR kunder skal sende hele uttrekksfilen til DFØ for innlesing etter at forhandlingsresultatet er lagt inn i filen.
Oppdatering av regneark
Det skal kun gjøres endringer på felter markert i grønt, felter i gult og grått beholdes uendret. Ansatte uten endring på fremtidige brudd, kan slettes fra regnearket.
Følgende endringer gjøres i Excel-filens grønne kolonner:
Ny stillingskode
Dersom ansatt skal endre stillingskode. Fyll inn firesifret stillingskode i henhold til Statens lønnsplanhefte. Eksempel: 1408. Feltet støtter også at man fyller inn stillingskode med betegnelse. Eksempel: 1408 Førstekonsulent.
Ny stilling lang tekst
Ved endring av stillingskode, skal dette feltet fylles inn med ønsket lang tekst på stillingen. Maks 40 tegn kan registres i denne kolonnen. NB! Dersom dette feltet fylles ut, må også felt Ny stilling kort tekst fylles ut.
Ny stilling kort tekst
Ved endring av stillingskode, skal dette feltet fylles inn med ønsket kort tekst på stillingen. Maks 12 tegn kan registres i denne kolonnen. NB! Dersom dette feltet fylles ut, må også felt Ny stilling lang tekst fylles ut.
Ny yrkeskode
Ved endring av stillingskode bør man vurdere om yrkeskode skal endres. Dersom man ikke fyller ut dette feltet, beholdes opprinnelig yrkeskode på stillingen. Ved utfylling av ny yrkeskode fylles det inn en 7-sifret kode. Eksempel: 2419 114. Se Yrkeskatalogen (ssb.no) for mer informasjon.
Ny stillingsansiennitet
Stillingsansiennitet for stillinger i stige regnes fra 1. i måneden den ansatte tiltrer stillingen. Ved ansettelse i ny stilling, og ved endring av stillingskode, innplasseres arbeidstakeren på ansiennitet 0 i stigen. Dersom ansatte har fått ny stillingskode skal dette feltet registreres med datoen lik 1. i måneden for virkningstidspunktet, slik at den ansatte starter på år 0 i stigen. Datoformatet skal være dd.mm.åååå. Eksempel: 01.05.2024.
Nytt tariffområde
Ved endring av stillingskode skal man fylle ut nytt tariffområde. For stilling på SPENN skal tariffområde være 91. For stilling på STIGE skal tariffområde være 95.
Ny tariffgruppe
Ved endring av stillingskode skal man fylle ut ny tariffgruppe i henhold til Statens lønnsplanhefte. Dersom ny stilling er en stilling på SPENN, skal det stå SPENN i dette feltet. Dersom ny stilling er en stilling på STIGE, må ny tariffgruppe fylles inn med KORT, KORT_DP, LANG , LANG_DP eller STIGE2.
NB! Dersom ansatt får ny stillingskode lik 1017 Stipendiat eller 1476 Spesialistkandidat skal det stå STIGE2 i dette feltet.
Ny årslønn
Her registreres ny avtalt årslønn. Ny årslønn skal registreres basert på 100% stilling hvor OU-fond og ansiennitetstillegg er inkludert. Kontroller at ny årslønn er oppgitt med korrekt beløp. Vi opplever noen ganger at det skjuler seg desimaler i denne kolonnen.