Fremgangsmåte
Oppdatering av fremtidige brudd gjøres i Excel-filen (dvs. utenfor SAP) man har lastet ned fra uttrekksprogrammet i SAP i Steg 4: Uttrekk for fremtidige brudd i forbindelse med lokale forhandlinger (Også HR-kunder). Filen skal kun inneholde ansatte med endring i fremtidige brudd. Ansatte som ikke har endring i det fremtidige bruddet, må fjernes fra Excel-filen.
Uttrekket fra Steg 4: Uttrekk for fremtidige brudd i forbindelse med lokale forhandlinger vil inneholde flere kolonner. Filen som leses inn i SAP skal ha 11 kolonner, for variant CUS&OPAL06 Lokale forhandlinger tilsvarer dette de 11 siste kolonnene (Ansattnummer – ny årslønn) i uttrekksfilen.
Mal for innlesing:
Excel-filen som leses inn/oversendes DFØ, skal kun inneholde følgende kolonner:
Kolonne A: Ansattnummer
Kolonne B: Flere stillinger
Kolonne C: Virkningstidspunkt
Kolonne D: Ny stillingskode
Kolonne E: Ny stilling lang tekst
Kolonne F: Ny stilling kort tekst
Kolonne G: Ny yrkeskode
Kolonne H: Ny stillingsansiennitet
Kolonne I: Nytt tariffområde
Kolonne J: Ny tariffgruppe
Kolonne K: Ny årslønn
Kolonner A, B og C er allerede fylt ut med informasjon når uttrekket for lokale forhandlinger utføres.
Kolonne B Flere stillinger er en identifikator som angir om det er IT0509 stillingen (tilleggstilling) eller IT0008 stillingen (hovedstilling) som skal oppdateres.
- Linjer som er blanke i denne kolonnen viser til hovedstillingen som er registrert i IT0008. Programmet vil oppdatere IT0008 stillingen (hovedstilling) i OM og PA.
- Linjer som er utfylt med F indikerer at den ansatte har en fungering på virkningstidspunktet, men dette er bare til informasjon. Linjen inneholder data for IT0008 stillingen. Programmet vil oppdatere IT0008 stillingen (hovedstilling) i OM og PA.
- Linjer som er utfylt med S i denne kolonnen viser til tilleggstillingen som er registrert i IT0509. OM blir oppdatert basert på stillingsnummeret i IT0509 og PA oppdaterer lønnsopplysningene i IT0509 og IT0014.
Det er derfor viktig at man oppdatere korrekt linje for ansatte med flere stillinger.
Følgende endringer gjøres i Excel-filens kolonner:
Ny stillingskode
Dersom ansatt skal endre stillingskode. Fyll inn firesifret stillingskode i henhold til Statens lønnsplanhefte. Eksempel: 1408. Feltet støtter også at man fyller inn stillingskode med betegnelse. Eksempel: 1408 Førstekonsulent.
Ny stilling lang tekst
Ved endring av stillingskode, skal dette feltet fylles inn med ønsket lang tekst på stillingen. Maks 40 tegn kan registres i denne kolonnen. NB! Dersom dette feltet fylles ut, må også felt Ny stilling lang tekst fylles ut.
Ny stilling kort tekst
Ved endring av stillingskode, skal dette feltet fylles inn med ønsket kort tekst på stillingen. Maks 12 tegn kan registres i denne kolonnen. NB! Dersom dette feltet fylles ut, må også felt Ny stilling lang tekst fylles ut.
Ny yrkeskode
Ved endring av stillingskode bør man vurdere om yrkeskode skal endres. Dersom man ikke fyller ut dette feltet, beholdes opprinnelig yrkeskode på stillingen. Ved utfylling av ny yrkeskode fylles det inn en 7-sifret kode. Eksempel: 2419 114. Se Yrkeskatalogen (ssb.no)for mer informasjon.
Ny stillingsansiennitet
Stillingsansiennitet for stillinger i stige regnes fra 1. i måneden den ansatte tiltrer stillingen. Ved ansettelse i ny stilling, og ved endring av stillingskode, innplasseres arbeidstakeren på ansiennitet 0 i stigen. Dersom ansatte har fått ny stillingskode skal dette feltet registreres med datoen lik i. i måneden for virkningstidspunktet, slik at den ansatte starter på år 0 i stigen. Datoformatet skal være dd.mm.åååå. Eksempel: 01.05.2024.
Nytt tariffområde
Ved endring av stillingskode skal man fylle ut nytt tariffområde. For stilling på SPENN skal tariffområde være 91. For stilling på STIGE skal tariffområde være 95.
Ny tariffgruppe
Ved endring av stillingskode skal man fylle ut ny tariffgruppe i henhold til Statens lønnsplanhefte. Dersom ny stilling er en stilling på SPENN, skal det stå SPENN i dette feltet. Dersom ny stilling er en stilling på STIGE, må ny tariffgruppe fylles inn med KORT, KORT_DP, LANG , LANG_DP eller STIGE2.
NB! Dersom ansatt får ny stillingskode lik 1017 Stipendiat eller 1476 Spesialistkandidat skal det stå STIGE2 i dette feltet.
Ny årslønn
Her registreres ny avtalt årslønn. Ny årslønn skal registreres basert på 100% stilling hvor OU-fond og ansiennitetstillegg er inkludert. Kontroller at ny årslønn er oppgitt med korrekt beløp. Vi opplever noen ganger at det skjuler seg desimaler i denne kolonnen.
Eksempel: Ansatt skal fra virkningstidspunktet ha ny total årslønn lik kr 550 000. Registrert kr 550 000 i dette feltet.
Eksempel
Eksempel
1:
Ansatt er tilsatt i stilling 1065 Konsulent. Per 01.09.2025 er den
ansatte tilsatt i nytt arbeidsforhold i en stilling på SPENN. I forbindelse med
lokale forhandlinger får ansatt ny lønn på stilling 1065 Konsulent per
01.05.2025. Dersom fremtidig brudd per 01.09.2025 ikke skal endres som følge av
endringen på 1065 stillingen, må bruddet fjernes fra filen.
Eksempel
2:
Ansatt er tilsatt i stilling 1408 Førstekonsulent. Ansatt har et
fremtidig brudd i IT0008 som følge av endring i stillingsprosent per 01.08.2025.
I forbindelse med lokale forhandlinger skal ansatt endres til ny årslønn per
01.05.2025. Fremtidig brudd per 01.08.2025 skal endres tilsvarende. For at
fremtidig brudd per 01.08.2025 skal oppdateres med korrekte verdier, må dette
opplyses i fil for fremtidige brudd.
Eksempel
3:
Ansatt er tilsatt i stilling 1408 Førstekonsulent. Ansatt har
fremtidig brudd i IT0008 som følge av ansiennitetsopprykk per 01.09.2025. I
forbindelse med lokale forhandlinger skal ansatt endres til ny årslønn per
01.05.2025. Fremtidig brudd for ansiennitetsopprykk vil ikke oppdateres
automatisk. For at fremtidig brudd for ansiennitetsopprykk per 01.09.2025 skal
oppdateres med korrekte verdier, må dette opplyses i fil for fremtidige
brudd.
Eksempel
4:
Ansatt er tilsatt i stilling 1408 Førstekonsulent. Ansatt har
fremtidig brudd i IT0008 som følge av ansiennitetsopprykk per 01.09.2025. I
forbindelse med lokale forhandlinger får ansatt endret stillingskode til 1434
Rådgiver per 01.05.2025. Fremtidig brudd per 01.09.2025 må enten oppdateres med
de samme verdiene som ansatt fikk per 01.05.2025, eller slettes.