Fremgangsmåte
Oppdatering av fremtidige brudd gjøres i Excel-filen (dvs. utenfor SAP) man har lastet ned fra uttrekksprogrammet i SAP.
Pass på følgende ved endring av filen:
•Ingen kolonner må formateres (ingen formler og lignende)
•Ingen kolonner må være skjulte
Oppdatering av fremtidige brudd skal sendes inn i egen fil til DFØ. Basis- og delservicekunder kan lese inn fremtidige brudd selv ved hjelp av innlesingsprogrammet – se Steg 4: Innlesing av fremtidige brudd – sentrale tillegg eller Steg 4: Innlesing av fremtidige brudd - HR-kunder.
Bearbeidelse av regneark for fremtidige brudd
Regnearket som du hentet ut og lagret i forrige steg, skal nå bearbeides for å gjøres klar til innlesing.
I regnearket per nå har du kolonner for: Ansattnummer, Ansattnavn, Medarbeidergruppe, Medarbeiderundergruppe, Dato for endring, Organisasjonsenhet, Start OM, Slutt OM, Stillingsnummer (ID), Stillingskode (C ), Stilling (S), Stilling kort tekst, Yrkeskode, Stillingsansiennitet (datotype ST), Startdato IT0008, Sluttdato IT0008, Årsakskode IT0008, Årsakskode tekst IT0008, Dellønnsprosent, Type tariffavtale, Tariffområde, Tariffgruppe, lønnstrinn, Årslønn, Ansattnummer, Fungering/Flere stillinger, Virkningstidspunkt, Ny stillingskode, Ny stilling lang tekst, Ny stilling kort tekst, Ny yrkeskode, Ny stillingsansiennitet, Nytt Tariffområde, Ny tariffgruppe, og Ny årslønn.
Vi har under delt inn kolonnene i regnearket i tre forskjellige farger:
Kolonne A-X viser informasjon om fremtidige brudd på ansatt, hentet ut i rapporten (GRÅ).
Kolonne Y-AI er det vi kaller «Mal for innlesing» (GUL og GRØNN).
Mal for innlesing:
Kolonne Y-AA skal det ikke gjøre endringer på.
Kolonnene viser informasjon om ansatt.
Kolonne Y: Ansattnummer.
Kolonne Z: Flere stillinger er en identifikator som angir om det er infotype 0509 stillingen (tilleggstilling) eller infotype 0008 stilling (hovedstilling) som skal oppdateres.
- Linjer som er blanke i denne kolonnen viser til hovedstillingen som er registrert i infotype 0008. Programmet vil oppdatere infotype 0008 stilling (hovedstilling) i OM og PA.
- Linjer som er utfylt med F indikerer at den ansatte har en fungering på virkningstidspunktet, men det er bare til informasjon. Linjen inneholder data for infotype 0008 stillingen. Programmet vil oppdatere infotype 0008 stillingen (hovedstilling) i OM og PA
-Linjer som er fylt ut med S i denne kolonnen viser til tilleggstillingen som er registrert i infotype 0509. OM blir oppdatert basert på stillingsnummeret i infotype 0509 og PA oppdaterer lønnsopplysningene i infotype 0509 og infotype 0014
Kolonne AA: Virkningstidspunkt – viser fremtidige datobrudd
Kolonne AB-AI er kolonnene som skal oppdateres dersom det skal leses inn en endring på ansatt.
For fremtidige brudd er det bare aktuelt å gjøre endring i kolonne AI «Ny årslønn». Ny årslønn skal registreres basert på 100% stilling hvor OU-fond og ansiennitetstillegg er inkludert. Kontroller at ny årslønn er oppgitt med hele kroner (husk å avrunde årslønn med desimaler til hele kroner i filen).
Når kolonne «Ny årslønn» er oppdatert med ny verdi, slettes kolonne A-X (GRÅ). Det er bare kolonnene som er markert med GUL og GRØNN farge som skal være med i filen som skal leses inn.
Personer som IKKE skal ha oppdatert fremtidige brudd, fjernes fra regnearket (slett linjer).
Følgende endringer gjøres i Excel-filens grønne kolonner:
Ny
stillingskode
Ingen endring av stillingskode ved fremtidige brudd –
sentrale tillegg.
Ny stilling lang
tekst
Ingen endring av stillingskode, ny stilling lang tekst ved
fremtidige brudd – sentrale tillegg.
Ny stilling kort
tekst
Ingen endring av stillingskode, ny stilling kort tekst ved
fremtidige brudd – sentrale tillegg.
Ny
yrkeskode
Ingen endring av stillingskode, ny yrkeskode ved fremtidige
brudd – sentrale tillegg.
Ny
stillingsansiennitet
Ingen endring av stillingskode, ny
stillingsansiennitet ved fremtidige brudd – sentrale tillegg.
Nytt
tariffområde
Ingen endring av tariffområde ved fremtidige brudd –
sentrale tillegg.
Ny
tariffgruppe
Ingen endring tariffgruppe ved fremtidige brudd – sentrale
tillegg.
Ny
årslønn
Her oppdateres årslønn. Ny årslønn skal registreres basert på
100% stilling hvor OU-fond og ansiennitetstillegg er inkludert.
Eksempel:
Ansatt skal fra
virkningstidspunktet ha ny total årslønn lik kr 550 000. Registrert kr 550 000 i
dette feltet.
Oppdatering av ansiennitetsopprykk (årsak A9 i IT0008)
1. Trekk ut beregnet ansiennitetsopprykk fra årslønn
2. Oppdater årslønn med sentralt tillegg
3. Beregne ansiennitetsopprykk på nytt og oppdater årslønn
Eksempel:
Ola Norman jobber
som førstekonsulent siden 01.06.2022. Årslønn den 01.05.2024 er kr. 500
000,-.
Den 01.06.2024 beregnes ansiennitetsopprykket av kr. 500 000,-. Ansiennitetsopprykket utgjør 500 000 * 1,1% (0,011) = 5 500,-. Ny årslønn 505 500,-
Det skal beregnes sentrale tillegg 0,75% fra 01.05.2024
Beregning av sentrale tillegg pr. 01.05.2024 kr. 500 000 * 0,75% = kr. 3 750,-.
Beregning av årslønn pr. 01.06.2024 for den ansatte:
1. Årslønn uten ansiennitetsopprykk kr. 500 000
2. Sentralt tillegg kr. 3 750,-
3. Beregne ansiennitetsopprykk etter sentrale tillegg (kr. 500 000 + 3 750) * 1,011 = 509 291,- (avrundet til hele krone på sentralt tillegg)
Ny årslønn 01.06.2024 er kr. 509 291,-.
Videre prosess
Regnearket for fremtidige brudd er nå klar til innlesing. Oppdatering av fremtidige brudd skal sendes inn i egen sak til DFØ.
Basis- og delservicekunder kan lese inn fremtidige brudd selv ved hjelp av innlesingsprogrammet. Se Steg 4: Innlesing av fremtidige brudd - sentrale tillegg eller Steg 4: Innlesing av fremtidige brudd – HR kunder.