Fremgangsmåte
Oppdatering av forhandlingsresultatet gjøres i Excel-filen (dvs. utenfor SAP) man har lastet ned fra uttrekksprogrammet i SAP i Steg 1: Uttrekk for lokale forhandlinger. Filen skal kun inneholde ansatte med endringer. Ansatte som ikke skal ha endringer i forbindelse med lokale forhandlinger må fjernes fra Excel-filen.
Filen som leses inn i SAP skal ha 11 kolonner, for variant CUS&OPAL06 Lokale forhandlinger tilsvarer dette de 11 siste kolonnene (ansattnummer – ny årslønn) i uttrekksfilen Steg 1: Uttrekk for lokale forhandlinger.
Mal for innlesing:
Excel-filen som leses inn/oversendes DFØ, skal kun inneholde følgende kolonner:
Kolonne A: Ansattnummer
Kolonne B: Flere stillinger
Kolonne C: Virkningstidspunkt
Kolonne D: Ny stillingskode
Kolonne E: Ny stilling lang tekst
Kolonne F: Ny stilling kort tekst
Kolonne G: Ny yrkeskode
Kolonne H: Ny stillingsansiennitet
Kolonne I: Nytt tariffområde
Kolonne J: Ny tariffgruppe
Kolonne K: Ny årslønn
Kolonne A, B og C er allerede fylt ut med informasjon når uttrekket for lokale forhandlinger utføres.
Kolonne B Flere stillinger er en identifikator som angir om det er IT0509 stillingen (tilleggstilling) eller IT0008 stillingen (hovedstilling) som skal oppdateres.
- Linjer som er blanke i denne kolonnen viser til hovedstillingen som er registrert i IT0008. Programmet vil oppdatere IT0008 stillingen (hovedstilling) i OM og PA.
- Linjer som er utfylt med F indikerer at den ansatte har en fungering på virkningstidspunktet, men dette er bare til informasjon. Linjen inneholder data for IT0008 stillingen. Programmet vil oppdatere IT0008 stillingen (hovedstilling) i OM og PA.
- Linjer som er utfylt med S i denne kolonnen viser til tilleggstillingen som er registrert i IT0509. OM blir oppdatert basert på stillingsnummeret i IT0509 og PA oppdaterer lønnsopplysningene i IT0509 og IT0014.
Det er derfor viktig at man oppdatere korrekt linje for ansatte med flere stillinger.
Følgende endringer gjøres i Excel-filens kolonner:
Ny stillingskode
Dersom ansatt skal endre stillingskode. Fyll inn firesifret stillingskode i henhold til Statens lønnsplanhefte. Eksempel: 1408. Feltet støtter også at man fyller inn stillingskode med betegnelse. Eksempel: 1408 Førstekonsulent.
Ny stilling lang tekst
Ved endring av stillingskode, skal dette feltet fylles inn med ønsket lang tekst på stillingen. Maks 40 tegn kan registres i denne kolonnen. NB! Dersom dette feltet fylles ut, må også felt Ny stilling kort tekst fylles ut.
Ny stilling kort tekst
Ved endring av stillingskode, skal dette feltet fylles inn med ønsket kort tekst på stillingen. Maks 12 tegn kan registres i denne kolonnen. NB! Dersom dette feltet fylles ut, må også felt Ny stilling lang tekst fylles ut.
Ny yrkeskode
Ved endring av stillingskode bør man vurdere om yrkeskode skal endres. Dersom man ikke fyller ut dette feltet, beholdes opprinnelig yrkeskode på stillingen. Ved utfylling av ny yrkeskode fylles det inn en 7-sifret kode. Eksempel: 2419 114. Se Yrkeskatalogen (ssb.no) for mer informasjon.
Ny stillingsansiennitet
Stillingsansiennitet for stillinger i stige regnes fra 1. i måneden den ansatte tiltrer stillingen. Ved ansettelse i ny stilling, og ved endring av stillingskode, innplasseres arbeidstakeren på ansiennitet 0 i stigen. Dersom ansatte har fått ny stillingskode skal dette feltet registreres med datoen lik 1. i måneden for virkningstidspunktet, slik at den ansatte starter på år 0 i stigen. Datoformatet skal være dd.mm.åååå. Eksempel: 01.05.2024.
Nytt tariffområde
Ved endring av stillingskode skal man fylle ut nytt tariffområde. For stilling på SPENN skal tariffområde være 91. For stilling på STIGE skal tariffområde være 95.
Ny tariffgruppe
Ved endring av stillingskode skal man fylle ut ny tariffgruppe i henhold til Statens lønnsplanhefte. Dersom ny stilling er en stilling på SPENN, skal det stå SPENN i dette feltet. Dersom ny stilling er en stilling på STIGE, må ny tariffgruppe fylles inn med KORT, KORT_DP, LANG , LANG_DP eller STIGE2.
Dersom ansatt får ny stillingskode lik 1017 Stipendiat eller 1476 Spesialistkandidat skal det stå STIGE2 i dette feltet.
Ny årslønn
Her registreres ny avtalt årslønn. Ny årslønn skal registreres basert på 100% stilling hvor OU-fond og ansiennitetstillegg er inkludert. Kontroller at ny årslønn er oppgitt med korrekt beløp. Vi opplever noen ganger at det skjuler seg desimaler i denne kolonnen.
Eksempel: Ansatt skal fra virkningstidspunktet ha ny total årslønn lik kr 550 000. Registrert kr 550 000 i dette feltet.