Årlige rutiner i SAP FI

Årsavslutning i SAP FI

Formål

SAP FI er et hjelpesystem/forsystem til økonomisystemet. Ordinær årsavslutning og oppfølging i denne forbindelse gjøres derfor i økonomisystemet. Imidlertid skal det også kjøres en årsavslutning i SAP FI i tilegg til årsavslutning i SAP HR på grunn av følgende forhold:

SAP-FI brukes aktivt i forhold til remittering, overføring av filer til ulike regnskapssystemer, oppfølgning av reskontro og avstemming. Dersom det ikke foretas stengning av perioder og årsavslutning i SAP-FI er det risiko for at ulike kjøringer gjennomføres i feil periode og år. Dette medfører at SAP-FI ikke samsvarer med reelle data for aktuelt år og periode. Noe som gjenspeiles i rapporter fra SAP-FI som brukes til oppfølgning og avstemming.

Virksomheter som er avsluttet / opphørt i løpet av året skal ikke tas med i årsavslutning.

Forutsetninger

Overføringene kjøres av DFØ og gjennomføres pr. klient.

Transaksjonskode

FBL1N – kreditor – detaljpostliste

F.07 – saldooverføring – reskontro

F.16 – saldooverføring

Kjør ut oversikt over åpne poster på klienten

Ved å kjøre sjekk av åpne poster 31.12.200X får vi ut en oversikt over eventuelle åpne poster (både debet og kredit) som må følges opp spesielt. Eventuelle ”problemposter” skal også være registrert i avstemmingsrutinene.

Bruk transaksjonskode FBL1N og kjør rapporten for hele klienten. For bestillingsparametere se bildet nedenfor:

Resultat av spørringen:

Rapporten gir en oversikt over reskontroen for alle firma i klienten med sum pr firma. Det som skal sjekkes er om det finnes poster som ikke har utligningsbilag. Dersom dette er tilfelle må det sjekkes opp nærmere. Dersom det er åpne kreditposter kan problemet for eksempel være:

• Posten er uteglemt på et remitteringsforslag.

• Avregningsretur er ikke blitt lest inn.

• Utbetalingskort er ikke hevet og dermed utløpt

Åpne debetposter vil kunne skyldes:

• Den ansatte kan være sluttet og skylder penger. Virksomheten må følge opp mot den ansatte og sørge for at pengene tilbakebetales (se egen rutine for postering i lønn og FI).

• Den ansatte kan være skyldig penger men er fortsatt ansatt. Beløpet kan trekkes i lønn ved inntrekk av negativ netto (både i reise og lønn).

Overføring av reskontroposter til neste år

Bruk transaksjonskode F.07, og kjør overføringen for hele klienten. Bestillingsparametere fremkommer av bildet nedenfor:

Resultat av spørringen i test blir slik:

Når resultatet er kontrollert fjernes haken for test. Resultatet av den endelige kjøringen ser ut slik:

Resultatet av spørringen lagres på fellesmappe for klienten.

Overføring av GL-poster (overføring av balanse/resultat til nytt regnskapsår)

Bruk transaksjonskode F.16, og kjør overføringen for hele klienten. Bestillingsparametere fremkommer av bildet nedenfor:

Resultat av spørringen i test blir slik:

Under knappen ser resultatet ut slik:

Resultatet av den endelige kjøringen for balansen blir slik:

Resultatet for den endelige kjøringen for resultatframføringen blir slik:

Resultatet lagres på kontorstedets fellesområde, mappenavn ”Årsavslutning SAP FI”, en resultatfil pr klient.

Stenging av perioden desember

Etter at overføringene er utført må perioden desember stenges. Se Stenging og åpning av perioder.