Formål
Utbetaling av reiseforskudd til ansatte som skal på tjenestereise.
Forutsetninger
SAP Reise må være tatt i bruk av virksomheten. Det må være registrert nødvendige data på ansatte i infotype 0017 - Reiseordning, og ansatt må være aktiv på det tidspunkt reisen er foretatt.
Fremgangsmåte
For virksomheter som har tatt i bruk Reisesøknad søker ansatt selv om forskudd via reisesøknad i selvbetjeningsportalen/ DFØ-app. Dette er nærmere beskrevet i brukerveiledning på DFØs kundesider (dfo.no).
For virksomheter som ikke har tatt i bruk reisesøknad, må ansatt som har behov for reiseforskudd søke om dette på annen måte. Nærmeste overordnede attesterer anmodningen om forskudd. Anmodningen sendes til budsjettdisponering, som gjøres av leder med myndighet til dette i virksomheten.
Forskuddet registreres i SAP ved å bruke transaksjonskode PR03 Reiseforskudd. Det er kun på denne måten reiseforskudd utbetales i SAP. Skjermbilde Reiseforskudd presenteres.
Registrer ansattnummer og klikk Opprett eller F6, skjermbildet Reisedata Vedlikehold: Utvidede Rammedata presenteres (nedenfor).
Startdato, sluttdato, klokkeslett samt land og reiseskjema er obligatoriske felt ved registrering av forskudd. Legg merke til at du må velge hvilken type reiseskjema som skal benyttes ved opprettelsen av forskudd.
Du har disse valgene.
Skjema PL er ikke i bruk.
Om ønskelig kan du hake av for kostgodtgjørelse og nattillegg, noe som vil generere et refusjonsbeløp. Dette er imidlertid ikke relevant ved forskuddsregistrering da det uansett kun vil være forskuddet som overføres til reskontro (FBL1N) ved kontering og utbetales.
Klikk deretter på ikonet Forskudd (F7) eller Enter, skjermbildet Reisedata Vedlikehold: Forskudd presenteres.
Registrer beløpet som skal utbetales som forskudd, og klikk Enter. Kontroller beløpet og klikk på Lagre eller CTRL + S.
Når registreringen lagres, genereres et reisenummer (reisen er opprettet).
Forskudd som blir lagret får automatisk status godkjent og blir avregnet slik at kun kontering gjenstår før remittering via SAP FI.
Etter at reisen er gjennomført åpnes reisen i PR05 (eller av ansatt selv i selvbetjeningsportalen/ DFØ-app) og du registrerer reiseutgiftene. Forskuddet trekkes ifra automatisk og differansen mellom reiseforskudd og reiseutgifter utbetales.