Formål
Opprette ansatte som kreditorer.
Forutsetninger
Ingen direkte forutsetninger, men sjekklisten må følges.
Transaksjonskoder
PRAA – Opprett/endre/sperr kreditorstamdata fra HR-stamdata
SM35 – Batch input
Utfylling av skjermbildet
Før første simulerte konteringskjøring for perioden foretas må transaksjonskode PRAA– Opprett/endre/sperr kreditorstamdata fra HR-stamdata kjøres.
Firmakode må korrespondere med mal for kreditor stamdata, det vil si at det er en mal per firma. Programmet må kjøres to ganger pr firma først med seleksjon ”Første generering” – oppretting av nyansatte i perioden og deretter med seleksjon oppdater på allerede opprettede ansattkreditorer (for eksempel hvis det har vært endring av bankkontonummer). Arbeidsfilen vil inneholde et stort antall ansatte for kjøring med oppdatering – også de ansatte det ikke er gjort endringer på vil komme med i arbeidsfilen.
Velg transaksjonskode PRAA – Opprett/endre/sperr kreditorstamdata fra HR-stamdata
Klikk Hent inn variant eller se hente frem varianter. Velg en variant for den aktuelle lønnsavregningsgruppen(firmakode) og kjør først varianten for første generering og så oppdatering.
Under Referansedato velg annen referansedato og siste utbetalingsdato i gjeldende hovedlønnsmåned. Hvis det gjelder hovedlønn for september 2009, velg 30.09.2009 som dato.
Under Utvalg vil varianten komme med den aktuelle firmakoden.
Under Kreditorstamdata vil varianten komme med første generering hvor det skal opprettes ansatte som kreditor eller oppdater for å få med alle oppdateringer som er gjort frem til dagens dato.
Kreditormalen er klientavhengig slik at den blir liggende tilgjengelig i alle klientene. Dersom man velger en annen malkreditor vil ansatte bli opprettet under feil firmakode i personreskontroen. Varianten vil ligge med aktuell kreditormal for den aktuelle firmakoden.
Under arbeidsfil vil varianten komme med aktuelt filnavn.
Under Programkjøringsmodus må du legge inn din egen brukerident som bruker i arbeidsfil. Hvis du ikke gjør det vil du få feilmeldingen:
Det kan være fornuftig å kjøre med attributtet testkjøring først for å kontrollere at det ikke finnes avviste/sperrede ansatte som ikke blir overført til batch input.
Resultatet av kjøringen
Nederst på filen som opprettes ligger det et sammendrag av hva som mangler eller er feil. Detaljene ligger lenger oppe i filen. Kontroller de ansatte som mangler stamdata men det er ikke nødvendig å bry seg om inaktive ansatte.
Når ingen står som ansattnumre som mangler stamdata eller sperret kan kjøringen gjøres med attributtet produktiv kjøring. Ved produktiv kjøring opprettes det en mappe for batch input til personreskontroen.
Oppdatering ved hjelp av ”Batch Input”
Hvis det ligger noen i arbeidsfil må det kjøre en Batch input jobb.
Velg transaksjonskode SM35.
Velg batch input mappen A/P Accounts ved å klikke til venstre for linjen som ble produsert under PRAA. Det er vanligvis to linjer en for første generering og en for oppdatering.
Klikk på process for å starte jobben, se Innlesing av Batch Input mapper.
Velg å kjøre jobben i bakgrunnen. Du kan eventuelt kjøre med display errors only hvis du vil se de eventuelle feilene fortløpende. Det er også mulig å se feilene i etterkant hvis du kjører i bakgrunnen. For å se på de ansatte som feilet i etterkant kan du kjøre batch input jobben på nytt med valget display errors only. Mappen vil da bare inneholde de som gikk feil. Da vil bare de ansatte som lå inne med feil opplysninger kjøres på nytt.
Se eventuelt Innlesing av Batch Input mapper.