Formål
Ansatte med delvis permisjon evalueres feil i noen tilfeller. Denne feilen må korrigeres manuelt for de personene det gjelder.
Forutsetninger
Feilen oppstår når en ansatt som har delvis permisjon tar ut denne permisjonen i form av faste fridager pr uke og samtidig har andre fraværstyper som ferie, sykt barn, lesedager etc.
Vær også oppmerksom på at det kan oppstå feil i evalueringen i forbindelse med bevegelige helligdager.
Misvisende registrering
At SAP dessverre ikke klarer å evaluere personer med delvis permisjon korrekt er en svakhet i løsningen, men i øyeblikket er feilen her og brukerne må forholde seg til den.
Registrering av delvis permisjon.
Delvis permisjon registreres på IT2001, se Registrering av delvis permisjon. Saksgangen går ikke innom IT0007 og IT0008.
En person med delvis permisjon ligger altså i SAP med samme arbeidstid som om når hun/han ikke har permisjon. SAP tolker en delvis permisjon på 20% som om vedkommende er borte 20% av arbeidstiden hver dag. Denne registreringsmåten skal være slik.
Kan man velge mellom delvis permisjon og endring av arbeidstid?
I noen tilfeller kan man nok velge om man skal innvilge 20% permisjon uten lønn eller om man skal endre arbeidstiden til 80%.
Dersom søknaden er hjemlet i regelverket, som en udiskutabel rettighet den ansatte har, skal man som hovedregel registreres som permisjon, i saksgang Permisjon uten lønn og med riktig permisjonskode.
Det er et absolutt krav i de tilfeller hvor den ansatte i permisjonsperioden skal opprettholde rettigheter i Statens pensjonskasse. Endring av arbeidstid i stedet for permisjon uten lønn vil automatisk føre til at den ansatte taper opptjening i Statens pensjonskasse.
I de tilfeller hvor den ansatte ikke er omfattet av noen permisjonsavtale, og det ikke vises til noen hjemlet rettighet bør man registrere endringen som Endring i arbeidstid, men da må man være sikker på at dette er tilfellet.
To eksempler hvor man
har en valgmulighet er når den ansatte får innvilget delvis permisjon for
a)
å jobbe hos en annen arbeidsgiver, statlig eller ikke statlig og
b) årsaken
til redusert arbeidstid er delvis uførepensjon.
I begge disse tilfellene kan man redusere arbeidstiden i stedet for å registrere delvis permisjon. Ved redusert arbeidstid retter man infotypene 7 og 8 og SAP vil vise faktisk arbeidstid, og tidevalueringen blir dermed riktig.
Ved delvis permisjon vil man i noen tilfeller måtte foreta manuell korreksjon som vist nedenfor.
Delvis permisjon som tas ut som hele arbeidsdager
Eksempelet bygger på 20 % permisjon uten lønn, tatt ut som fri hver onsdag. I SAP ligger den ansatte med 5 dagers arbeidsuke, 7,5 timer pr. dag og 20 % permisjon som fordeler seg jevnt, slik at forventet arbeidstid blir 6 timer pr. dag.
At forventet arbeidstid er 6 timer pr. dag ser man på tidslippen, men ingen andre steder, verken DFØ-app/selvbetjeningsportalen/CATS eller ved oppslag på infotype. 6 timer pr dag tilsier også lik arbeidstid hele året. Ved sommer og vintertid blir forventet arbeidstid noe lenger om vinteren og noe kortere om sommeren. I eksemplet benyttes lik arbeidstid hele året.
Den ansatte tar fri hver onsdag og registrerer tiden på vanlig måte de andre fire dagene:
Mandag 0800 – 1530,
godkjent 7,5 t, forventet 6,0 t og 1,5 t til fleksisaldo.
Tirsdag 0800 –
1530, godkjent 7,5 t, forventet 6,0 t og 1,5 t til fleksisaldo.
Onsdag ingen
registrering, forventet 6,0 t og 6,0 t i minus til fleksisaldo.
Torsdag 0800
– 1530, godkjent 7,5 t, forventet 6,0 t og 1,5 t til fleksisaldo.
Fredag 0800
– 1530, godkjent 7,5 t, forventet 6,0 t og 1,5 t til fleksisaldo.
Saldoen blir riktig når man ser hele uka samlet.
Problemet oppstår dersom den ansatte tar en feriedag, eller har et annet fravær en av dagene i uka. Samme eksempel som ovenfor:
Mandag ferie hel dag.
Godkjent 6,0 t, forventet 6,0 t, fleksisaldo upåvirket.
Tirsdag sykt barn 7,5
timer = hel dag, forventet 6,0 t, fleksisaldo upåvirket.
Onsdag ingen
registrering, forventet 6,0 t og 6,0 t i minus til fleksisaldo.
Torsdag 0800
– 1530, godkjent 7,5 t, forventet 6,0 t og 1,5 t til fleksisaldo.
Fredag 0800
– 1530, godkjent 7,5 t, forventet 6,0 t og 1,5 t til fleksisaldo.
I dette tilfellet har den ansatte mistet 3 timer fordi han ikke får godskrevet 1,5 time til fleksisaldoen de dagene han har et annet fravær.
Det er bare en måte å rette denne feilen på. Det er å korrigere fleksisaldoen manuelt ved å legge inn 3 plusstimer på IT2012.
I de tilfeller hvor man finner det riktig å korrigere fleksisaldoen på denne måten bør man enten gjøre korreksjonen for hele måneden samlet og legge inn timene på den siste dagen i måneden, alternativt korrigere ved å legge riktig timetall inn på den dagen timene er tapt. Uten en kjent struktur vil man fort miste oversikten over hvilke korrigeringer som er gjort og hvilke som ikke er gjort.
Hvis ferien er tatt ut hele uka, skal det ikke korrigeres på denne måten. Da er fleksisaldoen ikke påvirket.