Etter at det er foretatt en reisekjøring, må virksomheten kontrollere resultatet. Dere har relativt kort tid til dette. Tidspunktet for når en reisekjøring skal kontrolleres, står også i kjøreplanen.
Dere skal kontrollere følgende:
Lønnsjournalen for reiser
Lønnsjournalen for reiser viser hva som er utbetalt til hver person med tilhørende kontering. Ta stikkprøver og se om det er noen reiser som ser unormale ut. Kontroller også om noen får et negativt beløp. Totalsummen på rapporten er lik netto utbetalt for den aktuelle kjøringen.
For å få skrevet ut lønnsjournalen for reiser, kan dere enten bruke transaksjonskode YHR_REISEDATA oppsett CUS&OPAL03 eller transaksjonskode PRRW.
De to rapportene er nesten like. Bruker dere rapporten med transaksjonskode YHR_REISEDATA, får dere skrevet ut navnet på personene, men ikke betegnelsen på kontonummeret. Bruker dere transaksjonskode PRRW, er det omvendt.
Se også Utskrift av lønnsjournal.
Netto utbetalt
Netto utbetalt rapporten er lik lønnsjournalen for reiser, men med noen færre kolonner, så ofte er det nok å kontrollere lønnsjournalen.
For å få skrevet ut netto utbetalt for reiser, bruker dere enten transaksjonskode YHR_REISEDATA, kjør rapport med ønsket konteringsdato og velg oppsett CUS&OPAL08, eller transaksjonskode PRRW. De to rapportene er like.
Negativ netto
Dersom en person får et negativt beløp utbetalt fordi vedkommende for eksempel har fått utbetalt et reiseforskudd som er større enn reiseregningen, vil det negative beløpet bli stående som en gjeld i reskontroen. I avsnittet Inntrekk av netto negativt beløp, finner dere en beskrivelse av hvordan dere skal rette dette.
Negative beløp skal også kontrolleres og eventuelt rettes opp i de månedlige avstemmingene.
Konteringssammendraget for reiser
Dette er en rapport som viser hvordan resultatet av reisekjøringen vil bli regnskapsført med kontonummer og alle andre konteringselementer. Dere skal kontrollere at resultatet ser ut som forventet. Dersom dere finner kontering eller beløp som avviker fra det normale, må dere finne årsaken til dette. Totalsummen skal stemme med totalsummen på lønnsjournalen.
For å få skrevet ut konteringssammendraget for reiser, bruker dere enten transaksjonskode YHR_REISEDATA med variant CUS&OPAL09 eller transaksjonskode PRRW. De to rapportene er like.
Korrigeringer
Dersom dere finner feil, må dere korrigere disse. Under avsnittet Korrigeringer generelt nedenfor, finner dere en beskrivelse av hvordan dere skal korrigere de vanligste feilene.
Under avsnittet Kontering finner dere en beskrivelse av hvordan dere skal rette opp feilkonteringer.
Korrigeringer kommer først med på den neste reisekjøringen. Dersom det oppdages feil ved den siste reisekjøringen i en periode, kjøres det en ekstra reisekjøring for å få korrigeringene med på riktig regnskapsperiode.