Formål
Å trekke inn netto negativt beløp som har opphav i en reiseregning. For eksempel ved feil utbetaling eller der utbetalt reiseforskudd er større enn selve reiseregningen.
Forutsetninger
At netto negativt beløp er oppstått i produktiv konteringskjøring, reisekjøring.
Fremgangsmåte
Dersom det oppstår en negativ netto på en konteringskjøring bør reiseregningen rettes så snart som mulig.
I dette tilfellet har den ansatt fått et forskudd på 2500 NOK, men deretter kun registrert totalutgifter på 2000 NOK.
På kreditorkontoen i transaksjonskode FBL1N vises avviket på 500 NOK. Debetposteringen i FBL1N er det netto negative beløpet som må korrigeres.
Dette kan gjøres på følgende måter:
Trekk i lønn
• Legg inn skyldig beløp på utgiftstype NEGN i reisen
• Trekk ansatt i lønn på lønnart 8021 i IT0015
Tilbakebetaling
• Legg inn innbetalt beløp på utgiftstype NEGN i reisen
• Innbetalingsbilag til regnskap må føres mot samme konto som utgiftstypen NEGN er koblet mot
Trekk på fremtidige reiser
• Blir liggende med negativ netto på reskontro, ingenting gjøres
• Husk å følge opp dersom negativ netto blir liggende
For å legge inn utgiftstypen NEGN: Åpne den aktuelle reisen med Endre-knappen. Svar ja på at du vil endre konteringsdataene. Legg inn det aktuelle beløpet med utgiftstype Inntrekk negativ netto.
Godkjenn reisen på nytt. Reisen tas med i påfølgende konteringskjøring. Dersom reisen er kontert på forhånd (dvs. det ligger en debetpost på reskontroen allerede) vil den nye konteringen komme med et tilsvarende kreditbeløp.
Dersom reisen rettes før produktiv konteringskjøring, vil netto utbetalt beløp bli null.
For å trekke inn det negative beløpet på hovedlønn registrer beløpet i IT0015, lønnart 8021 (inntrekk negativ netto reiser). Dette gjelder i de tilfeller den ansatte fortsatt er ansatt og har lønnsresultat.
En forutsetning for å bruke utgiftstype Inntrekk negativ netto er at det ligger en debet post på reskontroen. Dersom en person som skylder penger har betalt inn beløpet og reskontroen er gjort opp ved at debet beløpet er postert vekk, må utgiftstype Inntrekk negativ netto ikke brukes. I dette tilfelle vil det oppstå en ny kreditpost på reskontroen. I verste fall kan vi risikere at beløpet vil bli utbetalt enda en gang.
Virksomheten må sørge for tilstrekkelig dokumentasjon i reiseregningen på at beløpet er trukket inn i lønn. De må likeledes lage en rutine overfor ansatte ved inntrekk i lønn.