Formål
Ikke alle infotyper bygges opp på samme måte. Det er derfor nødvendig å kommentere noen infotyper spesielt.
Når det gjelder hvilke infotyper som kan tas ut på persondatafila og hvilke infotyper som må tas ut på egne filer er dette omtalt under To filtyper.
IT0000 - Saksbehandling
De fleste legger ut IT0000 på persondatafila, men for noen datavarehusløsninger er det nødvendig å ha oversikt over alle saksganger og de trenger derfor å ta ut IT0302. Da er det neppe hensiktsmessig å ta med IT0000 på persondatafila. Feltet 0000ENDDA er tilgjengelig, men det anbefales ikke lagt ut da det trolig skaper mer forvirring enn avklaring for denne infotypen.
IT0001 – Plass i organisasjonen
Infotype 1 må alltid være med i uttrekket. Det gjelder også infotypefiler selv om man ikke nødvendigvis trenger referanse til IT0001 f.eks. når det gjelder fraværsdata.
Det er relativt mange felter som avledes fra IT0001 som kan plukkes opp som felter i fiktiv IT9999. Det gjelder f. eks:
•Navn på medarbeidergruppe
•Navn på medarbeiderundergruppe
•Navn på personalområde
•Navn på personaldelområde
•Navn på stilling
•Stillingskode
•Navn på organisatorisk enhet
•Om stillingen er en lederstilling
•Kontorsted (adresse til personaldelområde)
•Bedriftsnummer (for aktuelt personaldelområde) m.fl.
Leder i den organisatoriske enhet den ansatte er tilknyttet kan også avledes fra IT0001 og leges ut på persondatafila eller fra infotypefila 0509. Leder kan også legges ut på organisasjonsfila, men funksjonaliteten er ikke identisk. For beskrivelse, se Inkluder leder i den enkelte enhet.
Det er også mulig å hente ansattnummer rett fra den enkelte infotype. Dette bør gjøres for nye oppsett, men må ikke uten videre endres for eksisterende oppsett som allerede er satt i produksjon
IT0002 - Persondata
Fødselsnummer bør ikke spres ut over faktisk behov. Det betyr at fødselsnummer ikke før overføres til programmer som ikke har et definert behov for registrering av fødselsnummer. Fødselsnummer bør heller ikke benyttes som nøkkel mellom de ulike filtyper. Her bruker vi ansattnummer. For at DFØ skal legge ut fødselsnummer bør kunde dokumentere et faktisk behov.
Feltet Komm.språk på infotype 2 kan ikke legges ut i direkte. Velg i stedet feltet 9999SPRSL_0002 for språkkode og 9999SPRSL_0002 for beskrivelse.
IT0008 - Grunnlønn
Lønnstrinn legges ut på IT0008 for de personer hvor lønnstrinn fortsatt registreres. Kronebeløpet er problematisk å legge ut på IT0008 og legges derfor ut som 9999-felt, se margtekst lenger nede. Det samme gjelder medlemskap i SPK.
Vær forsiktig med å legge ut lønnstrinn. Lønnstrinn er ikke lenger et entydig begrep. Det brukeren tidligere kunne tolke som en entydig verdi er det plutselig ikke lenger.
Det er mulig at lønnstrinn på sikt blir borte for alle. Fra og med at lønnstrinn er fjernet for medlemmer av akademikerne og til det eventuelt forsvinner for alle vil fravær av lønnstrinn kunne leses som «medlem av akademikerne» og er dermed å betrakte som sensitiv informasjon.
Brukeren må i framtiden kunne dokumentere faktisk behov for lønnstrinn for at det skal legges ut på masterdatafilen.
IT0014 – Faste tillegg og trekk
Her kan man legge ut lønnarter. Det er beløp pr. måned som registreres på denne infotypen og dermed også pr. måned som legges ut.
1T0019 – Terminovervåkning (varsler)
Denne infotypen har ingen BEGDA eller ENDDA. Det er–Avtale den (TERMN) og Påminnelsesdato (MNDAT)som er viktige. Det gjør det umulig å selektere på om en post er gyldig eller ikke. Derfor er det viktig at alle poster overføres umiddelbart, dvs. kun endringsfil. Statusposter (gyldig i dag) gir ingen mening.
IT0021 – Familie/kontaktperson
Infotypen må ta ut på infotypefil for å få med flere familiemedlemmer samtidig. Det er også mulig å ta ut IT0021 på en persondatafil, men det frarådes på det sterkeste ettersom man kun kan få med en person og man har dårlig kontroll på hvilken person som blir med på filen. Dersom det f.eks. finnes flere aktive linjer med samme ektefelle, f.eks. med ulikt telefonnummer, trekkes den linjen med lavest kode og lavest sekvensnummer ut. Dette er ikke nødvendigvis i samsvar med den person som skal trekkes ut. Kunder som har valgt dette oppsettet og er i produksjon med IT0021 på persondatafilen kan opprettholde ordningen, men det bør ikke settes opp slik for nye kunder/nye filer.
IT0023 – Andre/tidligere arbeidsgivere
Infotypen er spesiell i sin karakter. Her er det tillatt å registrere poster med både gyldig fra dato og gyldig til dato før personen tiltrer i virksomheten første gang.
Å trekke ut statusfiler blir dermed meningsløst ettersom ingen tidligere poster er gyldige hverken i dag eller på en rapporteringsdato fram i tid.
Endringsfiler fungerer som normalt, nye poster legges ut på første fil selv om posten er historisk ved registrering. Overføring av nye poster til et eksternt system/register er derfor fullt mulig, men å få overført de poster som er registrert før oppstart er ikke mulig ved hjelp av masterdatauttrekket. Her må man bruke Ad-hoc query, oppslag i SE16N eller andre verktøy for å trekke ut data og etterpå manuelt tilpasse filen for innlesing i mottakende system.
IT0027 - Kostnadsfordeling
Kostnadsfordeling er spesiell på den måten at den har to subtyper, lønn og reise. Hver post på kan splittes opp prosentvis på flere linjer, f.eks. 40 % på et kostnadssted og 60 % på et annet. Totalt kan kostnadene splittes på 10 linjer for hver subtype.
Det er viktig at man tar med alle 10 linjene når IT0027 skal trekkes ut. Det gjelder også om kunden sier at vi aldri fordeler kostnadene på mer enn 2 linjer. Plutselig oppstår det et behov for å splitte på flere linjer enn i dag. Registrering vil tillate fordeling på flere linjer, men det er ingen på dette tidspunktet som vil komme på å bestille flere linjer i uttrekket fra SAP. Informasjon vil dermed gå tapt uten at noen oppdager det. Det er derfor viktig at alle de 10 linjene kostnadene tillates fordelt på blir tatt med i uttrekket, både for lønn og reise.
Man trenger derimot ikke ta med eventuelle K-elementer som kunden ikke benytter. Dersom man utvider antall elementer på et seinere tidspunkt vil man raskt oppdager at de nye elementene ikke er med i uttrekket.
Vær klar over at Type 01 ikke betyr deltype (Typ 01 = lønn i skjermbildet). Deltypene 01 og 02 for lønn og for reise ligger i feltet KSTAR – Kostnader som skal fordeles (0027 01 KSTAR). Man må også ha med BEGDA og ENDDA for å kunne identifisere overgang til ny kostnadstilordning.
IT0041 - Datoangivelser
Her ligger alle aktuelle/datoer på en og samme rad. Dersom en datotype skal endres lages det en ny rad i databasen med en ny ikrafttredelsesdato. Overføring av ny rad skal trolig overskrive eksisterende rad i mottakende system. Gyldig rad i SAP skal normalt ha dato 31.12.9999 i felt 0041ENDDA.
IT0302 – Supplerende saksbehandling
Denne infotypen er sjelden aktuell, men den kan være hensiktsmessig for datavarehusløsninger hvor man ønsker oversikt over alle endringer. Se for øvrig kommentarer under IT0000.
IT0509 – Aktivitet med høyere lønn
Må tas med dersom en ansatt skal kunne knyttes opp mot flere organisatoriske enheter. Ikke nok at personen tilordnes flere enheter i it0001. Det blir uansett bare lagt ut en org. enhet fra IT0001 på persondatafila.
IT2001 - Fravær
Ingen spesielle kommentarer.
IT2006 - Fraværskvoter
Ingen spesielle kommentarer.
IT9999 - Diverse
Infotype 9999 finnes ikke. Likevel får du fram en lang rekke med lovlige valg når du skriver inn IT9999. Det som ligger her, er en beskrivelser av tabellverdier som f.eks. beskrivelse av medarbeidergrupper og av personaldelområder. I tillegg ligger det data som er avledet fra en infotype uten at dataene registreres eller er synlig på denne inforypen som f.eks. at den aktuelle stillingen er en lederstilling (har hatt) eller kontoradresse til aktuelt PDO.
Årslønn og medlemskap i SPK
Se også IT0008 – Grunnlønn, lenger oppe.
9999AARSLONN_0008 (v/100 %)
Feltet viser årslønn registrert på IT0008 ved 100 % stilling. Lønnart for registrering varierer for ulike grupperinger. Beløpet legges ut i samme felt, uavhengig av hvilken lønnart som er brukt. Dette får vi ikke til på IT0008 og det legges derfor ut som et 9999-felt.
Feltet kan være summen av flere lønnarter, men det er normalt bare snakk om en lønnart.
Feltet AARSLONN legges ikke ut for personer på pensjonistavlønning. Dette fordi årslønn registreres ikke i SAP for denne gruppen.
9999REGLONN_0008 (v/faktisk deltidsprosent)
Feltet viser månedslønn registrert på IT0008, etter korrigering for faktisk deltidsprosent. Lønnart for registrering varierer for ulike grupperinger. Beløpet legges ut i dette feltet, uavhengig av hvilken lønnart som er brukt. Dette får vi ikke til på IT0008 og det legges derfor ut som et 9999-felt.
Feltet kan være summen av flere lønnarter, men det er normalt bare snakk om en lønnart.
Feltet REGLONN legges ikke ut for timelønnede og personer på pensjonistavlønning. Dette fordi månedslønn registreres ikke i SAP for disse arbeidstakerne.
For begge feltene
Hvilke lønnarter som inngår i feltene AARSLONN og REGLONN vedlikeholdes av lønnsgruppa i LA APP i tabell YHR_STYR_LART_V. Vi snakker om en rekke ulike lønnarter.
SPK_0008
Feltet angir at den ansatte er medlem i SPK. SPK er ikke et eget felt i IT0008, men informasjonen avledes fra lønnart 7000 som ligger i IT0008.