Formål
Innlesing av oppgjørsrapport K27 fra NAV via Altinn.
Forutsetninger
Forutsetter tilgang til rollen Lønns- og personalmedarbeider i Altinn. Tilgang til denne rollen gis av leder ved å logge inn på www.altinn.no.
Innhold
Hente fil fra Altinn og lagre på et filområde.
Lese inn fil til SAP.
Kontroll av innleste data.
Beskrivelse av de ulike feltene på CSV-filen.
Fremgangsmåte
Logg inn på Altinn. Under menyfanen Min meldingsboks og Til min behandling vil du finne oppgjørsrapportene.
Klikk på NAV – Oppgjørsrapport – refusjon av syke- og fødselspenger (rapport K27).
Rapport K27: Gjelder refusjon av sykepenger – samt reisetilskudd
En gang i året 1.juni: kommer refusjon av feriepenger
Rapportene finner du som vedlegg til meldingen.
Høyreklikk på filene og lagre.
(Vær OBS på at dersom du først åpner filen vil formateringen endres noe og du vil da ikke få lest inn filen etterpå.)
For kunder på grunntjeneste blir rapportene lagret under den enkelte virksomhets område på DFØ Fildel.
For basis/delservicekunder som henter filene selv må disse lagres på et sikkert område hos virksomhet.
Filnavnet vil være det juridiske nummer, år og måned. Csv-fil lagres med det angitte navn fra NAV (eks: 984195796_2010-12_K27.csv). Pdf fil lagres som NAV refusjon ÅÅÅÅ-MM (eks: NAV refusjon 2010-12).
Innlesing av oppgjørsrapport til SAP
Velg meny Lønnsberegning > Refusjoner NAV > transaksjonskode PC00_M20_URMB – Importer fil m/liste over erst.søkn.
Under Imp. Fil og felt Fil med tilbakebetalingsinfo hentes CSV-filen fra DFØ Fildel. Kjør gjerne i test først, men for oppdatering i SAP må hake for testkjøring fjernes.
Kjør rapport ved å klikke
.
Liste vil se slik ut:
Denne listen lagres i Excel som grunnlag for kontroll av totalsum fra NAV, og for videre bruk til avstemming mot regnskap.
Klikk på knappene.
og se om det er noen som ikke kan leses inn av forskjellige årsaker: Refusjonsdata for disse må registreres manuelt i IT0014 Mottatte refusjoner fra NAV – manuelle registreringer og IT0041 (max-dato).
Under knappen “Liste over feilpost(er) vil melding “ Post ikke oppdatert i IT0041” komme i de tilfeller der fila ikke inneholder maksdato fra NAV.
Dette gjelder kun et varsel i forhold til IT0041. Infotype 0014 er oppdatert som normalt.
Dersom det på
K27-rapporten kommer refusjon for et tidsrom før rekalkuleringsdato, vil
innlesing av K27 stoppe opp. I SAP vil skjermbildet gå fra innlesingsbildet til
PA30 og IT0014 for den personen som forårsaket stoppet.
Reisetilskudd
leses inn på lønnart TREF i Infotype 0015.
Nederst i skjermbildet kommer følgende feilmelding/varsel
For å komme videre med innlesingen må feltene “Gyldig” og “til” endres til rekalkuleringsdato eller et tidspunkt etter denne.
Vi anbefaler å legge inn tidligste mulige rekalkuleringsdato i begge felt, samt endre teksten i feltet “Tilordningsnummer” slik at det fremgår hvilket tidsrom refusjonen faktisk gjelder, og hvilken K27 man kan finne refusjonen på.
Etter at nødvendige endringer er gjort trykker man Enter, og SAP vil gjenoppta innlesingsjobben.
Velg grønn pil 
og følgende melding vil komme
fram ved korrekt innlesing.
Feriepenger av refusjonskrav leses inn en gang i året, normalt til juni lønn. Dato som skal benyttes er mai samme år. Ved kjøring av rapporten dannes lønnart VREF i IT0015.
Behandling ved feilsituasjoner
Ved kjøring av programmet kan man få en feilmelding etter at innlesing er foretatt. I stedet for en melding om at alt er OK kan man få følgende feilmelding.
Kunden må straks gi beskjed til DFØ om feilmeldingen. DFØ må sjekke Batch Input-mappene og analysere hva som feilet ved innlesingen.
Eksempel på feil kan være at noen andre i organisasjonen jobber i PA30 med en ansatt som du prøver å lese inn data på. En annen feilsituasjon oppstår dersom innlesingen blir gjort samtidig med at systemet er stengt for vedlikehold under hovedlønnskjøring.
DFØ må gi tilbakemelding til kunde om feilene slik at korrigeringer kan utføres manuelt.
Kontroll av innleste data
Etter hovedlønnskjøring kan man kontrollere hva som er lest inn med disse variantene i PC00_M99_CWTR:
Cus&Opal82 – Refunderte sykepenger OREF
Cus&Opal8V – Refunderte feriepenger VREF
Cus&Opal84 – Refundert reisetilskudd TREF
Vær oppmerksom på at en person kan ha blitt tilsatt som ekstern og blitt tildelt et ansattnummer. Senere ble samme person fast tilsatt og fikk tildelt et nytt ansattnummer i samme firmakode. Ved innlesing av VREF året etter er det tilfeldig hvilket ansattnummer SAP velger ved innlesing av VREF. Dersom ansattnummer for ekstern velges, vil dette nummeret mest sannsynlig være fratrådt og når personen er inaktiv vil arbeidsgiveravgiftsgrunnlaget ikke bli redusert. Det er derfor viktig å kontrollere at beløpet er registrert i periode hvor personen var aktiv i systemet.
Beløpet vil heller ikke bli inntektsført dersom personen er inaktiv.
Beskrivelse av de ulike feltene på CSV-filene
Dette er kodeverdiene som blir benyttet i K27:
1. Foreldrepenger adopsjon
2. Foreldrepenger fødsel
3. Svangerskapspenger
4. Sykepenger
5. Forsikret i arbeidsgiverperioden
6. Stort sykefravær
7. Gravide
8. Reisetilskudd
9. Omsorgspenger og pleiepenger
A. Trekk/tilbakebetaling
Kode 8 Reisetilskudd behandles ikke i RECON
Kodeverdier for feriepenger:
E. Foreldrepenger adopsjon feriepenger
F. Foreldrepenger fødsel feriepenger
G. Svangerskapspenger feriepenger
H. Sykepenger feriepenger
I. Forsikret i arbeidsgiverperioden feriepenger
J. Stort sykefravær feriepenger
K. Gravide feriepenger
M.
Omsorgs- og pleiepenger feriepenger