Formål
Å kunne lese inn fra regneark:
•Tilsetting av eksterne
•Gjeninntredelse av eksterne
•Fratredelse for eksterne (ansatte) fra regneark
•Oppdatering av noen infotyper på eksterne som har status Aktiv i SAP
For allerede aktive personer kan det kun leses inn dersom de er registrert med samme MG i skjema, som de allerede er registrert med i SAP.
For allerede aktive personer er det kun følgende infotyper som vil bli oppdatert:
•0006 Adressedata
•0009 Bankforbindelse (bankkontonummer)
•0105 Kommunikasjon (e-post)
•0655 ESS-ansettelser lønnsslipp
Øvrig data fra filen som berører andre infotyper, f.eks. stilling og MG/MUG, blir ikke oppdatert.
Personer som ikke er registrert fra før registreres som nye tilsettinger, informasjon fra alle kolonner i regneark vil bli oppdatert.
Personer som er fratrådt registreres med gjeninntredelse. Informasjon fra alle kolonner i regneark vil bli oppdatert.
Alt dette gjøres i en og samme operasjon ved innlesing fra samme regneark.
Filen bør inneholde personer som skal registreres i samme firmakode, ettersom det kun behandles én firmakode pr kjøring.
Samme transaksjonskode og regneark kan benyttes for massefratredelse. Se avsnittet fratredelse helt nederst i veiledningen.
Det er også mulig å lese inn tilsetting og fratredelse i samme operasjon. Se forklaring på kolonne Y.
Forutsetninger
Tilsetting og gjeninntredelse kan kun registreres for eksterne og kan ikke benyttes for ansatte.
Aktive personer må inneha samme MG i fil som ønskes innlest som registreringen i SAP - avvik her vil gi feilmelding.
Massefratredelse kan gjøres både for ansatte og eksterne.
Virkemåte
Filen kjøres først i test. Det gis ulike meldinger. Se avsnittet «Feilmeldinger ved testkjøring» for mer informasjon.
Ved produktiv kjøring (ikke test) produseres en batchmappe i SM35. Mappen leses inn i SAP
Deretter, for å knytte personene mot stillingene må integrasjonsprogrammet for integrasjon mellom PA og OM, kjøres for de ansattnummer som er opprettet. For å sjekke at integrasjonen er i orden etter innlesing, kan du ta ut rapporten S_PH0_48000128. Denne skal komme ut tom hvis alt er i orden. Ved behov, les inn IT0027. Se kapittel Innlesing av IT0027 fra MS Excel regneark for forklaring.
For å sjekke at det ikke er ansatte med feil etter innlesingen, ta ut rapporten YHR_SJEKK_STRUKT_AUT. Denne vil være tom hvis ingen ansatte har feilet.
Transaksjonskode
YHR_REG_EKST – Registrering av eksterne; tilsetting, gjeninntredelse og fratredelse.
Feltene i bestillingsbildet kan fylles ut når samme informasjon gjelder for alle linjer i filen. Når for eksempel Stilling og/eller Startdato, MG/MUG o.l. fylles ut i bestillingsbildet, vil det overstyre den informasjon som ligger i filen, for alle personer i filen. Informasjon til innlesing som er identisk for alle i filen, kan fylles ut i bestillingsbildet, og de tilsvarende kolonner kan da være blanke i filen.
Husk å fjerne forslagsverdiene i bestillingsbildet, hvis det er ulike verdier i filen.
Firmakode: Angi firmakode, kun en firmakode per kjøring. Ved saksgang for fratredelse behøves ikke firmakode.
Saksgang: Angi saksgang for eksterne med eller uten lønn og startdato ved tilsetting/gjeninntredelse, eller saksgang for fratredelse og sluttdato for fratredelsen.
Kun sjekk av data: Sett kryss for testkjøring/vask av data.
Kontroll etter innlesning: Sett kryss for kontrollrapport over innleste data.
Årsakskoder: Angi årsakskoder for aktuell(e) saksgang(er), default er 02 for Tilsetting, 02 for Gjeninntredelse og 99 for Massefratredelse.
Stilling: Angi stillingsnummer personen skal knyttes til.
K-element 4: Fylles kun ut dersom arv i SAP skal overstyres, dvs at stillingen ikke skal hente dette fra org.enheten den ligger under.
K-element 5: Obligatorisk felt i SAP, men benyttes av svært få virksomheter. Default er derfor satt til -.
Arbeidsplanregel: Default er NULL. Dette feltet er obligatorisk og må derfor legges inn også for eksterne uten lønn, selv om denne infotypen ikke opprettes for dem.
Bankkontonummer obligatorisk: Bankkontonummer skal registreres for alle eksterne med utbetaling. Hvis en ikke har bankkontonummeret ved innlesing, kan dette etterregistreres ved å fjerne haken for at
Bankkontonummer er obligatorisk. IT0009 Bankforbindelse opprettes ikke for eksterne uten lønn (MG 9), selv om det er registrert bankkontonummer i filen.
Filformat
Filen leses inn som Excel fil. Den lages manuelt og skal bestå av følgende kolonner som er oppgitt nedenfor. Overskriftsraden blir ikke lest inn, men må stå oppgitt i filen. Det er viktig at kolonnene har korrekt rekkefølge, og det kan ikke være skjulte linjer/kolonner i filen.
Kolonne A: Internnummer, løpenummer. Benyttes for å identifisere hvilken linje som eventuelt feiler ved innlesing. Kan være 1, 2, 3, osv. eller nummer fra eksternt system. Det må være et unikt internnummer/løpenummer for hver linje i filen, kolonnen kan ikke inneholde duplikater.
Kolonne B: Firmakode i SAP
Kolonne C: Fødselsnummer. For ufullstendig fødselsnummer benyttes verdi 00100 for menn og 00200 for kvinner.
Hvis ufullstendig fødselsnummer er fylt ut, er kolonne T Passnummer og kolonne U Passets nasjonalitet obligatoriske felt.
Kolonne D: Fornavn
Kolonne E: Etternavn
Kolonne F: Adresse, bestående av gatenavn og gatenummer. Adresse er obligatorisk, også for eksterne uten utbetaling
Kolonne G: Postnummer
Kolonne H: Bankkontonummer, kun norske bankkontonummer. Utenlandske bankkontonummer må registreres manuelt
Kolonne I: E-postadresse, deltype 0010. Er obligatorisk
Kolonne J: Dato for ansettelse/gjeninntredelse, eller siste arbeidsdag dersom man kun skal lese inn fratredelse
Kolonne K: Ansattnummer i SAP. Fylles kun ut dersom man bare skal lese inn fratredelse
Kolonne L: PDO, personaldelområde. Fylles kun ut dersom arv i SAP skal overstyres, dvs at stillingen ikke skal hente dette fra org.enheten den ligger under
Kolonne M: Stillingsnummer
Kolonne N: MG, medarbeidergruppe
Kolonne O: MUG, medarbeiderundergruppe
Kolonne P: Initialer. Gjelder kun ved tilsetting, og fylles kun ut dersom virksomheten selv ønsker å fastsette initialer. Hvis virksomheten har automatisk opprettelse av initialer, skal dette feltet være blankt
Kolonne Q: Årsak. Ikke obligatorisk
Kolonne R: IT0655 Lønnsslipper, registrer et kryss (X) i denne kolonnen hvis den eksterne skal ha portaltilgang. Da må også e-post (kolonne I) være fylt ut
Kolonne S: Nasjonalitet. Fylles ut med landkode, f.eks. GB, DK. Hvis kolonnen er blank, blir nasjonalitet automatisk NO
Kolonne T: Passnummer
Kolonne U: Passets nasjonalitet. Fylles ut med landkode, eks. GB, DK
Kolonne V: Privat mobilnummer. IT0105, deltype 9004 Mobilnummer privat. Dette feltet er et tekstfelt, og kan dermed registreres med landkode/prefiks hvis ønskelig (f.eks 0047 eller +47)
Kolonne W: Reservasjon mot publisering. Fritekstfelt, hvor det f.eks kan registreres «Reservert». Virksomhetene må selv sjekke interne rutiner for bruk av dette feltet
Kolonne X: Privat e-postadresse, deltype 0030
Kolonne Y: Fratredelsesdato. Benyttes hvis det skal registreres saksgang for tiltredelse/gjeninntredelse og fratredelse samtidig.
Fratredelser får automatisk saksbehandlingsårsak 03 Utløp midlertidig tilsetting. Ved innlesing velges enten saksgang Tils/gjeninntr eksterne m/lønn eller Tils/gjeninntr eksterne u/lønn i bestillingsbildet
Hvis det kun skal kjøres saksgang for fratredelse for personer som allerede har ansattnummer, må kolonne J benyttes i stedet. Se forklaring for Fratredelse nederst i veiledningen.
Feilmeldinger ved testkjøring
Følgende feilmeldinger kan komme på testkjøring:
E = Error. Feilen må rettes i filen før innlesing. Så lenge det finnes error-meldinger på listen kommer du ikke videre. Personer med error-melding som du ikke får rettet må fjernes fra filen og leses inn/registreres manuelt senere.
W = Warning. Mulig feil, du må vurdere hvorvidt det er en feil som krever behandling før innlesing, feil her vil uansett ikke stoppe innlesning.
I = Information. Kun til orientering.
For store filer kan det bli mange meldinger og vanskelig å identifisere hva som er feil som krever behandling. Merk kolonne Meld.kat. og sorter stigende slik at Error-meldingene (E) legger seg øverst. Lurer du på hvor mange meldinger det er av samme type, Merk kolonne Meldingsnr. og sorter stigende eller synkende.
Bruk grønn tilbakepil og du får opp en oversikt over hvordan personene vil bli behandlet (hvilken informasjon som vil bli lagret for hver ansatt).
Fratredelse
Denne fremgangsmåten benyttes hvis eksisterende ansatte skal fratres. Kan benyttes både for ansatte og eksterne.
Kun følgende kolonner skal fylles ut:
Kolonne A: Internnummer, løpenummer. Benyttes for å identifisere hvilken linje det eventuelt er feil i ved innlesing. Kan være 1, 2, 3, osv. eller nummer fra eksternt system. Det må være et unikt internnummer/løpenummer for hver linje i filen, kolonnen kan ikke inneholde duplikater
Kolonne J: Siste arbeidsdag
Kolonne K: Ansattnummer
De andre kolonnene skal være tomme. I bestillingsbildet velges saksgang «Fratredelse», og filen leses inn på samme måte.