Hva er et e-skjema?
Et e-skjema er et elektronisk skjema som kan registreres av ansatte eller fagbruker i selvbetjeningsløsningene, eller av godkjenner 1 i SAP-kjernesystemet.
E-skjema i SAP-kjernesystem registreres av godkjenner 1 hos kunde og sendes i arbeidsflyt til godkjenner 2. Etter godkjenning oppdateres dataene direkte i SAP-kjernesystem. E-skjema som er tilgjengelig i SAP-kjernesystem er hurtigregistering (yhr_hurtigreg) og stillingsendring (yhr_stillingsendring).
E-skjema i selvbetjeningsløsningene kan benyttes av ansatte/eksterne og av fagbrukere via fanen fagbruker. Les mer om hvilke selvbetjeningsløsninger som er tilgjengelig på DFØs kundesider Lønns- og HR-tjenester (dfo.no).
Begreper
Godkjenner 1
For e-skjema i kjernesystemet, vil godkjenner 1 være personen som registrerer e-skjemaene. Denne personen betegnes ofte også som «fagbruker» eller «saksbehandler».
For e-skjema som er opprettet i selvbetjeningsløsningene, vil rollen til godkjenner 1 være å kontrollere at innholdet er korrekt, før det eventuelt videresendes til godkjenner 2.
Her kan det være enkelte unntak i de ulike skjemaene. For eksempel EF005 Fratredelse hvor godkjenner 2 mottar oppgaven før skjemaet går videre i flyt til godkjenner 1.
Godkjenner 2
Leder med budsjettdisponeringsmyndighet, eller en som har fått delegert en slik myndighet. Foretar formell godkjenning av data før oppdatering i lønnssystemet.
Godkjenner K
Godkjenner K er en person som oppretter eller ferdigstiller kontrakter i løsningen for Tilsetting og arbeidskontrakt. Godkjenner K godkjenner også utbetalinger av oppdragskontrakter og timelister i innkurven i selvbetjeningsportalen. Denne personen betegnes ofte som «Godkjenner kontrakt», «Saksbehandler» eller «Saksbehandler kontrakt».
Fagbruker
Fagbruker er en person som kan opprette skjema EF005 Fratredelse når en ansatt skal slutte i virksomheten, og skjema EF004 Tilsetting og gjeninntredelse. Fagbruker godkjenner også utbetalinger av sluttoppgjør i skjema EF006 Sluttoppgjør.
Feilretter
Når en registrerer direkte i lønnssystemet, får en feilmelding hvis det som registreres er galt. Slik kan en rette feilen med en gang. Du vil få de samme feilmeldingene når du registrerer i et elektronisk skjema, men det kan likevel hende at en feil ikke oppdages før dataene skal legges inn i lønnssystemet. I dette tilfellet vil skjemaet sendes til en feilretter som sjekker og sørger for korrekte data. For kunder på grunntjeneste er det DFØ som er feilretter.
Arbeidsflyt
Oppgaver (e-skjema) som sendes elektronisk fra ansatt, fagbruker eller godkjenner 1 til godkjenning.
Ulike typer arbeidsflyt
HR-flyt: Arbeidsflyt følger organisasjonsstruktur.
HCM-flyt: Personrelaterte e-skjema i HR-flyt kan styres til egne godkjenner 1.
FI-flyt: Arbeidsflyt er kostnadsstyrt og følger kostnadstilordning.
Når kan du ta i bruk e-skjema?
E-skjema kan tas i bruk når løsningen er bestilt og satt opp for virksomheten etter avtale med DFØ. Dette er standard for de fleste virksomheter og det er heller slik at de som ikke vil ha e-skjema må gi beskjed om det ved oppstart.
Bruk av e-skjema krever at det settes opp roller for de som skal behandle skjemaene. Det må tildeles egne roller for de som skal registrere e-skjema på vegnes av andre i SAP eller via selvbetjeningsportalen. Disse er ikke de samme som godkjenner 1 rollen.
Rollen godkjenner 1 er felles for både reise og e-skjema.
Rollen godkjenner 2 er felles for både reise/reisesøknad, e-skjema, fravær og tid. Det vil si at samme person er godkjenner for alle typer arbeidsflyt.
Rapporter som viser registrerte e-skjema
Rapport for ansatte
Ansatte kan se oversikt over alle skjema som er opprettet på hen i flisen Liste over alle sendte skjema i selvbetjeningsportalen.
Rapport for saksbehandler i virksomheten
I rapporten «Vis elektroniske skjema» (YWF_VIS_SKJEMA) kan godkjenner 1 ta ut oversikt over alle skjema som er opprettet i virksomheten. Ved å klikke på et skjema i denne oversikten, kan godkjenner 1 hente opp skjemaet og eventuelle vedlegg som er knyttet til skjemaet.
Les mer om rapporten i kapittelet Vis E-skjema i arbeidsflyt.