Ulike kunder har ulike behov og skal benytte filene i ulike programvarer. Det er de samme filene som skal trekkes ut og dekke ulike behov. DFØ må skjønne kundens faktiske behov for å kunne gi gode råd. Det er vanskelig å svare på generelle spørsmål.
Det har så langt være snakk om 3 hovedtyper av bruksområder:
Overføring av personopplysninger
Det kan dreie seg enkle opplysninger som navn, adresse, stillingskode, initialer og kanskje noen andre opplysninger. Dette er opplysninger som sjelden endres og overføring av en persondatafil med statustransaksjoner pr. dags dato vil ofte kunne være tilstrekkelig.
Overføring av person- og stillingsopplysninger
Her snakker vi gjerne om litt mer avanserte systemer hvor endring i stilling og organisatorisk enhet kan være like viktig som en tiltredelse og en fratredelse. Endringer ønskes gjerne overført før de faktisk trer i kraft. Fravær vil også kunne ha betydning.
Her er det ikke nok med en persondatafil med statustransaksjoner, men den må suppleres enten med en ny persondatafil med statustransaksjoner f.eks. 2 uker fram i tid eller persondatafil med endringstransaksjoner. I tillegg vil det ofte være snakk om flere infotypefiler. Her vil det normalt kun være snakk om endringstransaksjoner. I tillegg vil kunden ha behov for Overføring av organisasjonsdata i tillegg.
Overføring til datavarehus
Det kan både være snakk om enkle løsninger som ikke trenger så mye data så vel som komplekse løsninger som skal ha overført mange infotyper og et større antall filer hver dag.
Overføring av organisasjonsdata i tillegg til persondatafil og infotypefil er vanlig. I noen tilfeller ønsker kunden å skrive data tilbake til SAP. Dette kan tilbys, men i meget begrenset grad, se Innlesing av initialer.
Skriving av rapporter til DFØ Fildel kan også være aktuelt i de tilfeller kunden ønsker bearbeidede data og det finnes standardrapporter som dekker behovet.