Formål
Mange programmer har trenger en oversikt over virksomhetens organisatoriske oppbygging og ønsker at denne skal overføres fra SAP.
Den første kolonnen viser organisatorisk nummer. Deretter kommer enhetens kortnavn og beskrivelse og posten gyldighetsperiode.
Orgenhet 2 er nummer på overordnet organisatorisk enhet etterfulgt av kortnavn og beskrivelse.
Transaksjonskode
YHRI_UTTREKK_ORGDATA
Firmakode er et obligatorisk felt.
Dato
Tidligere ble historikk automatisk med ved overføring av organisatoriske data om organsiasjonsoppbygging. Historikk vil si at organisatoriske enheter kan framkomme med flere poster.
Nå kan man styre hvor langt tilbake man ønsker å ta med historikk ved å angi Dato. Tomt felt betyr dagens dato, altså ingen historikk. Det er vanlig å sette dato til oppstart på aktuell firmakode, dvs. de fleste får med all historikk. Fusjonerte virksomheter får kun med historikk tilbake til fusjonsdato.
Eksempel på historiske poster:
I eksempelet har enhet 10000044 en historisk post. Den var fram til 31.12.2015 underordnet enhet 10000040 – Avdeling Drammen, men har fra 1.1.2016 vært underordnet enhet 10000052 Avdeling Stavanger.
Ny post opprettes når enheten knyttes til en annen overordnet enhet. Det opprettes ikke ny post når en enhet endrer navn. For enheter som har endret navn er det navnet som gjelder pr. rapporteringsdato som legges ut.
Gyldig til
Her kan man angi om man vil ha med framtidige poster eller ikke. Tomt felt betyr ingen framtidige poster.
Framtidige poster ble tidligere ikke med. For de fleste virksomheter er dette feltet ikke fylt ut, dvs. at framtidige enheter/endringer ikke blir med. Dette er ikke fordi de har sagt at de ikke ønsker framtidige endringer, det kan like godt være at de ikke har fått med seg muligheten til å ta med framtidige framtidige.
Lagring av riktige datoer i varianten
Det er lett å lagre feil dato i disse feltene. Du skriver inn dagens dato, f.eks. 4.juni 2018, tester, lagrer og går ut av transaksjonen. Dermed har du fått lagret at data alltid skal hentes ut pr 4. juni.2018. Dette går likevel greit fram til det blir endring i organisasjonen, da blir denne endringen ikke med fordi den ikke er gyldig pr. 4.juni 2018 som ligger lagret i skjermbildet. Hvilken dato som skal benyttes settes i det du lagrer varianten.
Det riktigste og enkleste er å tømme datofeltene før du lagrer. Da vil det ligge tomme felter i varianten og dagens dato hentes alltid inn i begge feltene.
En annen mulighet er i det du lagrer varianten. Klikk på Lagre på vanlig måte.
Sett kryss for datofeltene i kolonnen Lagre felt uten verdier. Det ligger da ingen dato lagret i varianten og varianten og hver gang den brukes hentes dagens dato inn. Filen vil dermed aldri inneholde hverken historikk eller framtidige poster. Du vil heller ikke få lagret en dato i feltet uten å ta bort krysset i det du lagrer.
Du kan selvfølgelig lagre dato bare i det ene feltet f.eks. Gyldig til 31.12.9999. Filen vil da alltid ta med alle framtidige poster, men aldri ta med historikk.
En tredje variant kan være å ta med begrenset historikk og ta med framtidige endringer litt før de trer i kraft, for eksempel ta med historikk for siste halvår og ta med framtidige endringer 90 dager før de trer i kraft.
Gå til felter
Utvalgsvariabel bak Obligatorisk felt. Bruk F4 og velg Dynamisk
datoberegning.
Gå deretter til feltet Navn på variabel og bruk F4
og velg den verdien som er relevant for eksempel Dags dago +/- ? dager.
Et halvt år bakover i tid kan angis med -180 dager og 3 måneder fram i tid kan
angis med 90 dager.
Dette er standard funksjonalitet for alle rapporter.
Overskrift
Det anbefales alltid å ta med overskrift på fila. Men dersom en virksomhet har valgt å ikke ta med overskrift kan man ikke uten videre slå den på. Det må avklares med kunde at mottaktende program fortsatt er i stand til å lese fila.
Ta med leder
Det er mulig å ta med leder på den enkelte organisatoriske enhet. Samme mulighet finnes i Masterdataprogrammet (MD2). Funksjonaliteten er ikke identisk, se Inkluder leder i den enkelte enhet.
Ta med firmakode
En mulighet som er lite brukt ettersom fila trekkes ut for en og en firmakode. Men det finnes eksempler der flere firmakoder skal levere organisasjonsdata til samme system og da kan det være hensiktsmessig å ta med firmakode.
Ta med kostnadssted og beskriv
Kryss av for å ta med kostnadssted og beskrivelse på organisatorisk enhet.
Skriv kun til skjerm
Kryss av for testkjøring.
Ikke ta med toppnode
Det anbefales å ta med toppnode.
Virksomhetens toppnode var tidligere ikke med i uttrekket. Dette var en feil i løsningen. Da toppnoden ble lagt til viste seg det at ikke alle tilpassinger ute hos kundene uten videre kunne tolke fila på samme måte med og uten toppnode. Det måtte derfor lages en mulighet for å opprettholde den gamle feilen der toppnode ikke ble tatt med i uttrekket.
Feltseparator
Feltseparator settes normalt til semikolon.
Oppsett at uttrekk en gang pr døgn
Oppsett må settes opp av DFØ. Send sak via Kundesenter på nett.