Formål
Å korrigere feil i SAP som har forårsaket differanser mellom refusjoner av sykepenger/foreldrepenger som er ført på inntektskonto i SAP og faktisk mottatt refusjon på oppgjørsrapport fra NAV K27.
Å gi nødvendige opplysninger til økonomi/regnskap for midlertidig korreksjon i økonomisystemet før rapportering til statsregnskapet.
Forutsetning
Virksomheten har mottatt refusjoner fra NAV. Oppgjørsrapporten K27 er lest inn eller registrert på lønnart OREF/VREF og tilhørende bankfil (cremul) er lest inn på debitor NAV i SAP. Differanser er avdekket etter hovedlønnskjøring. Ved månedlig avstemming av refusjoner har regnskap/økonomi avdekket differanser og lønn har fått melding om dette.
Ved mangelfulle eller feil registreringer i SAP vil det kunne oppstå differanser mellom inntektskonti for Refusjon av sykepenger/foreldrepenger og tilhørende gjennomgangskonti i økonomisystemet. Dette må korrigeres manuelt i økonomisystemet før rapportering til statsregnskapet, og reverseres når dette er korrigert i SAP.
Fremgangsmåte
Fagbruker lønn må kontrollere føringer i SAP og konteringene i PCP0 mot K27 og finne avvikende beløp. Lønn må lage et bilag som sendes til regnskap/økonomi med følgende opplysninger: ansattnummer, lønnart (OREF/VREF), beløp og dato.
Manglende eller feil registreringer må korrigeres i SAP slik at endringene blir med på neste hovedlønnskjøring med påfølgende oppdatering i økonomisystemet.
Hvordan oppstår differanser
Årsak kan være feil ved innlesning av K27 i SAP eller feilregistrering av beløp eller datoer på lønnart OREF/VREF. Differanser som avdekkes må korrigeres i SAP. Slike differanser avdekkes som oftest først ved avstemming i økonomisystemet og regnskap må da gi beskjed til lønn.
Se også Mulige feilsituasjoner, Innbetalt refusjon som ikke er generert i SAP