Det er laget en variant av rapporten YWF_VIS_SKJEMA som er beregnet på ansatte i DFØ. Denne varianten har utvidet funksjonalitet.
Transaksjonskode
YWF_BEH_SKJEMA
Tre tilleggsfunksjoner
Både rapportens bestillingsbilde og utdata tilsvarer YWF_VIS_SKJEMA, som også kundene har tilgang til.
Forskjellen på de to rapportene er at den utvidete rapporten har tre ekstra funksjoner:
Vis WF logg, Frigi og Slett skjema.
Vis WF logg
WF logg viser en mengde opplysninger om arbeidsflyten og er beregnet på arbeidsflytadministrator.
Frigi skjema
Alle skjema, bortsett fra tilsettingsskjema, som godkjennes under lønnskjøring, dvs. for sent til hovedlønn, settes automatisk i ventestatus (status 300). Denne funksjonen benyttes til å frigi ett og ett skjema etter at lønnskjøringen er avsluttet, slik at skjema kan posteres, og slik bli med på neste lønnskjøring. Dersom skjemaet skal være med på lønnskjøring må det frigis i kontrollperioden.
Det er også (fra april 2013) satt opp en bakgrunnsjobb i aktuelle klienter som automatisk frigir skjemaer. Jobben heter YWF_FRIGI_SKJEMA og går kvelden (kl. 22.30) siste dag i en lønnskjørings periode. Gjelder for både hoved lønn, (Dag 4) bonuslønn (kjøredag) og
13. kjøring (vanligvis DAG5) alternativt DAG4 basert på lengden på kontrollperioden som kan variere fra år til år avhengig av hvordan helg og jule høytid faller. Skulle det oppstå lenger forsinkelser før lønnskjøringer er ferdig så vil denne jobben bli utsatt inntil lønn er avsluttet.
Frigi hurtigregistreringer
For hurtigregistreringer opprettes det et undersekvensnummer. Dette fordi det kan være at registreringene skal til ulike ledere for godkjenning. Dersom skjemaet skal frigis må man frigi undersekvensnummer. Da må du i utvalgsbildet for rapporten legge inn undersekvensnummer i feltet for sekvensnummer, og velge skjematype HR003_POST.
Undersekvensnummer finner du dersom du velger Vis skjema og ser i kolonnen Ref sekv nr helt til høyre i bildet:
Funksjonen for å frigi skjema kan unntaksvis også benyttes til å frigi skjema i kontrollperioden, dvs. at skjema skal oppdatere lønnssystemet og tvinges med på inneværende hovedlønn. I slike tilfeller må kunden ha opprettet en bestilling til DFØ i brukerstøttesak. Vær nøye med å informere om at man ved bruk av denne metoden mister anledningen til å utføre kontroll på resultatet før etter hovedlønn er kjørt.
Slett skjema
Dette ikonet kan brukes til å slette et skjema. Alle skjema som ikke er oppdatert i lønnssystemet, kan slettes.
Merk det skjemaet som skal slettes og klikk på symbolet Slett skjema.
Skriv deretter inn en kommentar som forklarer hvorfor skjemaet slettes. Legg gjerne inn referanse til brukerstøttesak fra kunden.
Kommentar er påkrevet ved sletting.
Slett skjema. Du får melding om at skjemaet er slettet.
Et skjema som er slettet, vil ha status 620 Slettet både i den enkle og i den utvidete rapporten.
Hvis en ansatt har registrert et skjema som er slettet, vil dette skjemaet ha status Slettet når den ansatte slår opp i rapporten Liste over alle skjema i portalen.
Slett hurtigregistreringer
Dersom skjemaet skal slettes må man slette undersekvensnummer. Da må du i utvalgsbildet for rapport Ywf_beh_skjema legge inn undersekvensnummer i feltet for sekvensnummer, og velge skjematype HR003_POST.
NB ! For å få fram teksten du har lagt inn som årsak til slettingen, må du i utvalgsbildet i rapporten også velge undersekvensnummer i feltet for sekvensnummer og velge skjematype HR003_POST.
Vær også oppmerksom på at dersom det er flere poster i ett og samme skjema som skal gå til den samme godkjenneren, vil alle disse postene få samme undersekvensnummer. Det vil si at det ikke er ett undersekvensnummer pr. post, men pr. godkjenner postene skal sendes til. Det er derfor viktig å vise varsomhet ved sletting.