Forutsetninger
Forutsetningen for at dette skal fungere, er at det er satt opp grunnoppsett for workflow i klienten (dvs ikke pr firma).
Virkemåte
Dette programmet sørger for at det ved endringer av kostnadsfordelingen på en stilling eller en organisasjonsenhet i skjermbildet Organisasjon og bemanning (PPOME/PPOSE), også skjer en oppdatering av kostnadsfordelingen i IT0027 for de ansatte som er knyttet til den aktuelle stillingen eller organisasjonsenheten.
Ved endring av en eller flere av konteringselementene på stilling eller org.enhet, trigges en workflow som starter programmet.
Programmet kontrollerer konteringen i IT0027 deltype 1 og 2 på alle personer som er knyttet til den aktuelle stillingen eller organisasjonsenheten. Dersom de konteringsopplysningene som ligger her, er lik konteringsopplysningene på stillingen eller organisasjonsenheten før endringen ble gjort, gjøres den samme endringen i IT0027. Dersom det ligger en avvikende kontering i IT0027 fordi du for eksempel har overstyrt ett eller flere konteringselementer, vil konteringen ikke bli endret.
Alle konteringselementene fra Organisasjons og bemanning blir lagt over, dersom IT0027 blir oppdatert.
Dersom kontostrengen på en stilling eller organisasjonsenhet har vært endret flere ganger, er det bare endringer i den siste forekomsten som vil oppdatere IT0027, dvs. den forekomsten som har sluttdato 31.12.9999.
Tilsvarende gjøres det bare endringer i den siste forekomsten av IT0027.
Dersom den siste Gyldig fra-datoen i IT0027 er eldre enn den datoen konteringsendringen gjøres i bildet Organisasjon og bemanning, dannes det en ny forekomst i IT0027 med Gyldig fra-dato lik endringsdatoen i bildet Organisasjon og bemanning.
Dersom IT0027 er endret etter datoen for endringen i Organisasjon og bemanning, vil det den siste forekomsten bli endret og Gyldig fra-datoen beholdes.
Det vil si at konteringen i IT0027 kan endres til en dato før siste lønnskjøring. Dette kan medføre etterberegninger slik at det blir dannet omposteringer til regnskapet. Det er ikke mulig å sette denne datoen lenger tilbake i tid enn datoen for siste mulige etterberegningsdato. Siste mulige etterberegningsdato er satt av DFØ i administrasjonsposten for lønn.
Underliggende org.enheter endres ikke ved endring for en overliggende org.enhet. Personer som ligger i underliggende org.enheter endres bare dersom de har samme kostnadsfordeling som den overordnete enheten. Dvs at de er avvikende i forhold til kostnadsfordelingen i den org.enheten de faktisk ligger i.
Personer med spesialstilling 99999999 (dvs ikke tilordnet org.enhet/fratrådt) tas ikke med. Disse personer beholder den kostnadsfordelingen som de allerede har i IT0027.
Den endres heller ikke på personer som har flere stillinger, dvs. er satt opp med IT0509. Dersom en person har flere stillinger, kan vedkommende ha forskjellig kontering på stillingene og systemet tar ikke stilling til hvilke av disse som eventuelt skal endres.