Turnover (Personalomsetning)

Hensikt

Rapporten beregner turnover i prosent av antall tilsatte.

Beregningen baserer seg på definisjonen i Statens personalhåndbok:

Når en arbeidstaker sier opp og slutter i sin stilling i virksomheten, og begynner i ny stilling i en annen virksomhet, og stillingen blir besatt av ny arbeidstaker defineres dette som turnover.

 

Eksempel på rapporten

 

Transaksjonskode

YHR_TURNOVER

 

Bestillingsbildet

 

Periode
Feltet Evalueringsperiode beholdes med verdien Alt.

Periode for turnover angis lenger ned i bestillingsbildet.

Perioden er maksimum 365 dager, dog valgfri. Rapporten beregner kun for hele måneder.

Ansettelsesstatus
I denne rapporten skal feltet ansettelsesstatus alltid være 3 Aktiv.

Kun MG/MUG iflg SST
Da rapporten ble utviklet var det et poeng at man skulle kunne velge kun å ta med de ansatte som skulle innrapporteres til Statens sentrale tjenestemannsregister. Dette var samtidig en enkel måte å utelate visse medarbeidergrupper på og å få samsvar mellom ulike rapporter på.

Selv om statlige virksomheter ikke lenger innrapporterer til SST anbefales å kjøre rapporten med hake for Kun MG/MUG iflg SST. Dermed utelates alle eksterne.

Det er mulig selv å velge egne medarbeidergrupperinger. Du må da fjerne avkryssingen ved Kun MG/MUG iflg SST.

 

Beskrivelse: http://opalcon.sfso.no/help/EN/e1/8e51341a06084de10000009b38f83b/ImagesExt/image2756_413.jpg Utfør (F8)

Klikk på klokka øverst til venstre for å få rapportresultatet på skjerm.

 

Resultatbildet

Bunnlinjen viser tall for virksomheten totalt sett. Først kommer kolonnene antall ansatte dagen før periodestart, så antall tiltredelser og fratredelser i perioden. Fratredelsen må være av varig karakter, dvs. permisjoner teller ikke med. Turnover beregnes ut fra kolonnen lavest.

For virksomheten totalt har 17 tiltrådt og 15 sluttet. Antall på starttidspunkt er 75.  Beregningen blir da 15/75*100=20,0 %.

Kolonnen lavest er en veldig enkel måte å finne et tall for arbeids­takere som sier opp og slutter i sin stilling i virksomheten, og stillingen arbeidstakeren forlater blir besatt av ny arbeidstaker. I noen tilfeller er det ingen sammenheng mellom de som fratrer og de som tiltrer. Da må dette korrigeres for manuelt.

 

Forutsetninger og begrensninger

Inngangen av rapportperioden antall ansatte dagen før perioden starter. Typisk vil antall aktive ansatte pr. 31. desember være utgangspunktet for turnover kommende år. Dette for å få med seg nyansettelser fra 1. januar.

Rapporten viser alle som fratrer (uavhengig av om vedkommende sier opp selv) og alle som tiltrer (uavhengig av om vedkommende erstatter en tidligere arbeidstaker eller ikke).

Siden det er ansatte som slutter/begynner i hele virksomheten som er utgangspunktet, så egner rapporten seg ikke til å ta ut på lavere nivå. At rapporten viser tall pr. organisatorisk enhet er kun ment som en hjelp til å identifisere hvor tallene kommer fra. Uttak pr enhet kan være misvisende i små enheter og i virksom­heter der ansatte beveger seg mye mellom organisasjonsenheter, eller der det er mange som tiltrer i en enhet og mange som fratrer i en annen enhet.

Følgende saksganger fører til endring av ansettelsesstatus (fra/til aktiv eller fratrådt) og påvirker derfor turnover ved at tiltredelser og fratredelser teller med:

•     Tilsetting

•     Gjeninntredelse

•     Fratredelse

•     Fratredelse m/sluttvederlag

•     Pensjonering u/lønn (off.ans)

 

NB! Vær oppmerksom på at rapporten ikke teller med de som skifter medarbeidergruppe via saksgang Skifte mellom ekstern/ansatt, fordi disse ikke skifter ansettelsesstatus. Slike overganger må du eventuelt justere for manuelt. Juster først antall tiltredelser og fratredelser i rapportens siste rad. Deretter kan du beregne korrigert turnoverprosent.

Hvis man unntaksvis kjører rapporten for alle medarbeidergrupperinger (også eksterne) så vil i tillegg følgende saksganger påvirke turnover ved at ansatte telles med som tiltrådt:

•     Hurtigregistrering ekst. m/lønn

•     Tilsetting eksterne m/lønn

•     Tilsetting eksterne u/lønn

•     Gjeninntredelse eksterne

Tiltredelser og fratredelser ved inngangen og utgangen av perioden må forstås som i følgende eksempler:

•     En tiltredelse fra 1. januar teller ikke med i kolonnen Ant.ansatte periodestart, men teller med som en tiltredelse i januar.

•     En fratredelse 31. desember er fortsatt aktiv denne dagen, og teller derfor med i antall ansatte ved periodeslutt. Fratredelsen siste dag i desember teller ikke med før 1. januar (første dag med status fratrådt).

•     En fratredelse i midten av desember, med en påfølgende tiltredelse som erstatning først i januar påvirker resultatet med motsatt fortegn på hvert sitt år.

 

Vurderinger/tilpassinger

Rapporten ser på turnover er det laveste antall av fratrådte eller tiltrådte i perioden. Vi har valgt «laveste antall» fordi definisjonen sier «..som slutter i stillingen ….. og blir erstattet…».  Dersom det er flere tiltredelser enn fratredelser tolkes dette som vekst i arbeidsstokken. Dersom det er flest fratredelser tolkes dette som reduksjon i arbeidsstokken. Dette trenger ikke være riktig, men må i så fall korrigeres for manuelt.

Det er heller ikke nødvendigvis alltid riktig å vurdere en tiltredelse som erstatning for en fratredelse, spesielt ikke når tiltredelse og fratredelse skjer i ulike avdelinger som følge av endring av virksomhetens ansvarsområde.

Eksempel:
Avdeling A: 10 ans.     4 tiltr.     0 fratr.     Lavest = 0.
Avdeling F:  15 ans.     0 tiltr      4 fratr.     Lavest = 0
Tilsammen   25 ans.     4 tiltr..    4 fratr.     Lavest =  4

Beregningen blir da 4/25*100=16,0%.

Timelønnede:
Timelønnede er med i rapporten fordi også timelønnede er ansatte og også timelønnede skulle innrapporteres til SST. Antall timelønnede påvirker derfor antall ansatte og derigjennom beregning av turnover.

Timelønnede som arbeider full stilling skal utvilsomt være med, mens timelønnede som kanskje har hatt en enkelt utbetaling på noen få timer bør ekskluderes. Dette er en vurdering virksomheten selv må gjøre. Dersom alle timelønnede skal ekskluderes, ekskluder på medarbeiderundergruppe. Dersom bare noen timelønnede skal ekskluderes, ekskluder på ansattnummer.

Nedbemanning
Definisjonen sier «Når en arbeidstaker sier opp og slutter…», rapporten beregner ut fra antall personer som fratrer, uansett årsak. Ved eventuell masseoppsigelser f.eks. ved kraftig nedbemanning bør man vurdere om beregningen bør korrigeres ettersom ikke alle arbeidstakere «….sier opp…»

Noter tilpassinger:
Dersom dere velger å gjøre tilpassinger i rapportresultatet er det viktig at dette dokumenteres. Det er mest ryddig å vise rapportresultatet som det er og deretter oppgi hvilke korreksjoner som foretas og til slutt vise det korrigerte resultatet. Da kan rapporten gjenskapes på et seinere tidspunkt. Dersom man kun benytter korrigerte tall vil det i praksis være umulig å gjenskape rapporten og å gjøre tilsvarende tilpassinger neste periode.

Omorganisering og fusjon/fisjon:
Ved omorganisering kan man få en utslag man opplever som feil, spesielt dersom rapporten tas ut for deler av organisasjonen.  Ta eventuelt ut rapporten for en og en av de berørte enhetene og vurdere om dette forklarer det du opplever som feil.

Ved fusjon, altså overføring av ansatte mellom firmakoder kan rapporten ikke brukes. Det nytter heller ikke å sette start periode til en dag etter overføringen, rapporten vil fortsatt se på hele måneden. Men å sette start av perioden til den 1. i påfølgende måned vil gi mening. Tilsvarende kan man i gammel firmakode sette slutt periode til siste dato i måneden før overføring.