Kostnadsstedene kan tidsavgrenses. Det vil si at du setter opp at det ikke skal kunne posteres på et kostnadssted etter en bestemt dato.
Du kan ikke tidsavgrense et kostnadssted tilbake i tid. Tidsavgrensningen må foretas før lønnskjøringen i inneværende lønnsperiode eller til en fremtidig lønnsperiode.
Ønsker du å opprette et kostnadssted tilbake i tid må du lage en ny post med transaksjon KS01 for den aktuelle perioden med sluttdato dagen før den andre gyldige perioden kostnadsstedet har.
Arbeidsdeling
DFØ tidsavgrenser kostnadssteder for alle virksomheter som er regnskapskunder av DFØ og for alle kunder på grunntjeneste. Disse må sende en brukerstøttesak til DFØ med informasjon om hvilke kostnadssteder som skal tidsavgrenses og hvilke datoer dette skal gjelde fra.
Basis- og delservicekunder i virksomheter som ikke er regnskapskunder av DFØ, må tidsavgrense kostnadssteder selv.
Forarbeid
Det må ikke være foretatt posteringer på det kostnadsstedet som skal tidsavgrenses i den lønnsperioden denne blir tidsavgrenset eller til senere perioder.
For å sikre dette, må du:
§ kontrollere at det kostnadsstedet som skal tidsavgrenses, ikke er oppgitt i mappekortet Kostnadsfordeling på noen organisasjonsenhet eller stilling i bildet Organisasjon og bemanning fra denne datoen. Det samme gjelder hovedkostnadssted i mappekortet Kontering.
§ kontrollere at det kostnadsstedet som skal tidsavgrenses, ikke er oppgitt i IT0027 Kostnadsfordeling (verken på fordeling 01 Lønn eller fordeling 02 reiser), IT0014 Faste tillegg og trekk eller IT0057 Formidlingstrekk etter den aktuelle datoen for noen av de personene som er registrert i systemet.
§ kontrollere at konteringen ikke er overstyrt med dette kostnadsstedet på IT0015 Variable tillegg og trekk eller IT2010 godtgjørelsesposter som er registrert for utbetaling i den aktuelle perioden eller i senere perioder.
§ kontrollere at konteringen ikke er overstyrt med dette kostnadsstedet på reiseregninger som er registrert for utbetaling i den aktuelle perioden eller i senere perioder.
Transaksjonskode
OKEON
Fremgangsmåte
Du får opp en liste over alle kostnadsstedene.
Når du dobbeltklikker på det aktuelle kostnadsstedet, får du opp dataene for dette kostnadsstedet nederst i bildet.
Observasjonsperiode
Klikk på ikonet Observasjonsperiode. Da får du opp et bilde der du kan tidsavgrense observasjonsperioden for det aktuelle kostnadsstedet.
Klikk på 
, og du ser at observasjonperioden for dette
kontonummeret har endret seg.
Gyldighetsperiode
Klikk deretter på ikonet Gyldighetsperiode. Da får du opp et bilde der du kan tidsavgrense det aktuelle kostnadsstedet.
Det hender at Status endres fra Aktiv til Inaktiv/Endre. Dette spiller vanligvis ikke noen rolle. Etter at du har lagret og gått ut av denne transaksjonen, endres den tilbake til Aktiv.
Lagre (Ctrl + S)
Dersom du har gjennomført alt det som står under avsnittet Forarbeid, skal det gå greit å lagre.
Hvis det fremdeles finnes data som er postert på dette kostnadsstedet etter avgrensingsdatoen, får du feilmeldingen:
I dette tilfellet får du ikke lov til å lagre. Du må finne de aktuelle posteringene og rette kostnadsstedet på disse.
Posteringer etter at en verdi er avgrenset
Dersom du prøver å registrere et kostnadssted som er avgrenset i en tidligere lønnsperiode, får du feilmeldingen:
Prøver du å registrere på et avgrenset kostnadssted i IT0027, får du feilmeldingen:
Det er også mulig å sperre en observasjonsperiode.
Velg gyldig fra periode og kryss av i boksen under «sperr» fakt.primærkostnader.
Lønnskjøringen
Du må ikke avgrense et kostnadssted i perioden mellom en lønnskjøring og en konteringskjøring. Dette fører normalt ikke til problemer i konteringskjøringen, men dersom kostnadsstedet ikke lenger er et gyldig kostnadssted i økonomisystemet, vil du kunne får problemer ved overføring av lønnsregnskapet til økonomisystemet.