K-element 4 kan tidsavgrenses. Det vil si at du setter opp at det ikke skal kunne posteres på et element under K-element 4 etter en bestemt dato.
Dette kan imidlertid føre til problemer ved senere lønnskjøringer. Dersom det foretas en etterberegning, kan det dannes posteringer på den kontoen som er utgått, til en senere periode. Da får du feilmeldinger som gjør at kjøringen stopper opp.
Du bør derfor være forsiktig med å avgrense elementer i K-element 4. Vi vil anbefale at du bare gjør dette i forbindelse med overgangen til et nytt år, selv om det også hender at det foretas etterberegninger over et årsskifte.
Du må aldri avgrense et element under K-element 4 tilbake i tid. Dette vil som oftest utløse etterberegninger og problemer i lønnskjøringen.
Arbeidsdeling
DFØ tidsavgrenser kodeverdier under K-element 4 for alle virksomheter som er regnskapskunder av DFØ og for alle kunder på grunntjeneste. Disse må sende en brukerstøttesak til DFØ med informasjon om hvilke verdier som skal tidsavgrenses og hvilke datoer dette skal gjelde fra.
Basis- og delservicekunder i virksomheter som ikke er regnskapskunder av DFØ, må tidsavgrense kodeverdier under K-element 4 selv.
Forarbeid
Det må ikke være foretatt posteringer på det elementet som skal tidsavgrenses i den lønnsperioden denne blir tidsavgrenset eller til senere perioder.
For å sikre dette, må du:
§ kontrollere at det elementet som skal tidsavgrenses, ikke er oppgitt i mappekortet Kostnadsfordeling på noen organisasjonsenhet eller stilling i bildet Organisasjon og bemanning etter denne datoen.
§ kontrollere at det elementet som skal tidsavgrenses, ikke er oppgitt i IT0027 Kostnadsfordeling (verken i fordeling 01 Lønn eller fordeling 02 reiser), for IT0014 Faste tillegg og trekk eller IT0057 Formidlingstrekk etter den aktuelle datoen, for noen av de personene som er registrert i systemet.
§ kontrollere at konteringen ikke er overstyrt med dette elementet på IT0015 Variable tillegg og trekk eller IT2010 godtgjørelsesposter som er registrert for utbetaling i den neste lønnsperioden eller en senere lønnsperiode.
§ kontrollere at konteringen ikke er overstyrt med dette elementet på reiseregninger som er registrert for utbetaling i den neste lønnsperioden eller en senere lønnsperiode.
Transaksjonskode
FM5U
Fremgangsmåte
Hent først opp det aktuelle elementet ved å oppgi verdien og eventuelt likviditetsstyringsområde:
Sett sluttdatoen inn i feltet Gyldig til.
Husk at du må lagre etterpå.
Posteringer etter at et element er avgrenset
Dersom du prøver å registrere et element som er avgrenset, får du feilmeldingen:
Prøver du å registrere et avgrenset element i IT0027, får du meldingen:
I dette tilfellet får du likevel lov til å lagre. Dette medfører imidlertid feilmeldinger i den neste lønnskjøringen.
Problemer med lønnskjøringen
Dersom det blir postert på en tidsavgrenset element etter avgrensningsdatoen, får du feilmeldingen nedenfor i den delen av lønnskjøringen som kalles konteringskjøringen.
Dette er en feilmelding som gjør at konteringskjøringen stopper opp. Slike feil må rettes.
Posteringsfeil
Som oftest kan du se hvilke bilagslinjer som er postert på den gale kontoen. Merk disse og bruk ikonet Vis revisjonsinfo (Shift + F1) slik at du får frem detaljene. Du må rette de transaksjonene som er feil og kjøre en ny lønnskjøring for den eller de personene dette gjelder.
Feil på grunn av etterberegninger
Disse feilene kan du som oftest ikke uten videre rette opp. Dersom dette er årsaken til feilmeldingen, må du midlertidig endre gyldighetsdatoen for det avgrensete konteringelementet slik at den inkluderer inneværende lønnsperiode og kjøre konteringskjøringen på nytt. Deretter må du endre datoen tilbake igjen.