Alle reiser i SAP tildeles to forskjellige statuser hvor den ene er godkjenningsstatus og den andre avregningsstatus. Statusene settes automatisk avhengig av hvor reisene befinner seg i kjøreprosessen. En forståelse av statusene er viktig da disse brukes som seleksjonskriterier av SAP når man gjennomfører de ulike aktivitetene i en reisekjøring (godkjenning, avregning og kontering).
For å se hvilken status en konkret reise har på et gitt tidspunkt så kan man benytte PR05 og hente opp et ansattnummer. Man får da opp en liste over vedkommende sine reiser og man kan av oversikten lese status på reisen. Under er det vist en slik oversikt hvor alle forskjellige kombinasjoner av statuser er representert.
Godkjenningsstatus
Status for godkjenning ser dere i kolonnen Status lengst til venstre. Vi ser at det er flere mulige statuser for godkjenning, og disse er:
1.
Under behandling – For alle
reiser som har denne statusen, er registrering av reiseregningen påbegynt, men
ikke fullført. For virksomheter med arbeidsflyt vil denne statusen hindre at
reisen starter arbeidsflyt ved lagring.
2.
Frigitt for godkjenning –
Alle reiseregninger som har denne statusen er ferdig registrert og klar for
godkjenning.
Dersom den er registrert av den ansatte som selvbetjening, ligger den normalt til godkjenning hos en saksbehandler eller en leder.
Er den registrert av en saksbehandler i virksomheten eller i DFØ, vil den bli godkjent neste gang det kjøres en massegodkjenning i PRAP.
3.
Godkjent
Dersom reiseregningen er registrert av den ansatte som selvbetjening, er reiseregningen godkjent av leder og venter på å bli utbetalt ved neste reisekjøring.
Er den registrert av en saksbehandler i virksomheten eller i DFØ, er den godkjent i PRAP eller i PR05 og venter på å bli utbetalt ved den neste reisekjøringen.
4.
Annullert – Alle de reiser
som tidligere har fått godkjenningsstatus godkjent og avregningsstatus
avregnet og som er blitt annullert i ettertid.
5.
Overført FI – Status for
reiser som er overført FI, men ikke utbetalt.
6.
Utbetalt – Her vises dato
for den faktiske utbetalingen, dvs. samme dato som avregningsretur har kommet
fra banken. Denne datoen kan avvike fra utbetalingsdatoen fra kjøreplanen.
I noen svært få tilfeller vil reisen kunne vise feil status dersom det ikke leses inn automatisk avregningsretur fra banken. Det vil si at i de tilfeller avregningsretur feiler og må leses inn manuelt vil status utbetalt ikke vises, for eksempel dersom man har utbetaling i annen valuta enn NOK og at bankens avregningsretur også kommer i annen valuta (Det vil da vises Overført FI som endelig status selv om reisen faktisk er utbetalt).
Avregningsstatus
Avregningsstatus settes etter at en reise er godkjent. Denne er denne statusen som kan fortelle oss om en reise er avregnet, kontert eller overført til SAP HR. De forskjellige avregningsstatusene er:
1. Skal avregnes – Alle reiser som har godkjenningsstatus godkjent vil også ha avregningsstatus skal avregnes.
2. Åpen – Alle reiser som har godkjenningsstatus under behandling vil også ha avregningsstatus åpen.
3. Avregnet – Alle reiser som har godkjenningsstatus godkjent vil kunne avregnes og dermed få status avregnet. Dette betyr altså at ved masseavregning i PREC så vil denne lete opp alle de reiser som har godkjenningsstatus godkjent og avregningsstatus skal avregnes.
4. Overført FI – Alle reiser som er endelig kontert og overført til kreditoren på reskontro (FBL1N). Dette betyr at når man oppretter en konteringskjøring i PRFI så vil denne lete opp alle de reiser som har avregningsstatus avregnet og FI-kontering tilbakeføres (se pkt. 6).
5. Overført FI/Overført Lønn – Alle de reiser som har avregningsstatus Overført FI når en hovedlønn kjøres vil få denne avregningsstatusen. Ved hovedlønn oppdateres avgiftsplikt, oppgaveplikt og forskuddstrekk på reiser i SAP HR. Dette er årsaken til at en reise overføres til lønn.
6. FI-kontering tilbakeføres – Alle reiser som har godkjenningsstatus annullert, men hvor selve annulleringen ikke er kontert. En reise som har avregningsstatus FI-kontering tilbakeføres vil bli kontert med motsatt fortegn ved neste konteringsskjøring. PRFI henter altså aktivt reiser som har denne avregningsstatusen.
7. Tilbakeført til FI-kontering – Alle de reiser som tidligere som tidligere har fått godkjenningsstatus annullert og avregningsstatus FI-kontering tilbakeføres og hvor annulleringen har blitt kontert.
8. Tilbakeført kontering til FI/Tilbakeført overføring til lønn – Alle reiser som har avregningsstatus Tilbakeført til FI-kontering blir tatt med ved kjøring av hovedlønn. På samme måte som at oppgaveplikt, avgiftsplikt og forskuddstrekk på en reise med avregningsstatus Overført FI/overført lønn er blitt oppdatert i SAP HR ved en hovedlønnskjøring, så blir annullerte reiser med avregningsstatus tilbakeført til FI-kontering ved en hovedlønnskjøring oppdatert i SAP HR.