K-element 6 kan sperres, men ikke fra en spesiell periode eller dato.
Dette kan imidlertid føre til problemer ved senere lønnskjøringer. Dersom det foretas en etterberegning, kan det dannes posteringer på det elementet som er sperret, i en senere periode. Da får du feilmeldinger som gjør at kjøringen stopper opp.
Du bør derfor være forsiktig med å sperre elementer i K-element 6. Vi vil anbefale at du bare gjør dette i forbindelse med overgangen til et nytt år, selv om det også hender at det foretas etterberegninger over et årsskifte.
Arbeidsdeling
DFØ tidsavgrenser kodeverdier under K-element 6 for alle virksomheter som er regnskapskunder av DFØ og for alle kunder på grunntjeneste. Disse må sende en brukerstøttesak til DFØ med informasjon om hvilke verdier som skal tidsavgrenses og hvilke datoer dette skal gjelde fra.
Basis- og delservicekunder i virksomheter som ikke er regnskapskunder av DFØ, må tidsavgrense kodeverdier under K-element 6 selv.
Forarbeid
Det må ikke være foretatt posteringer på dette elementet som skal sperres i den lønnsperioden denne blir sperret eller til senere perioder.
For å sikre dette, må du:
§ kontrollere at det elementet som skal sperres, ikke er oppgitt i mappekortet Kostnadsfordeling på noen organisasjonsenhet eller stilling i bildet Organisasjon og bemanning etter den datoen elementet ble sperret.
§ kontrollere at det elementet som skal sperres, ikke er oppgitt i IT0027 Kostnadsfordeling (verken i fordeling 01 Lønn eller fordeling 02 reiser),for IT0014 Faste tillegg og trekk eller IT0057 Formidlingstrekk etter den datoen elementet sperres, for noen av de personene som er registrert i systemet.
§ kontrollere at konteringen ikke er overstyrt med dette elementet på IT0015 Variable tillegg og trekk eller IT2010 godtgjørelsesposter som er registrert for utbetaling i den neste lønnsperioden eller en senere lønnsperiode.
§ kontrollere at konteringen ikke er overstyrt med dette elementet på reiseregninger som er registrert for utbetaling i den neste lønnsperioden eller en senere lønnsperiode.
§
Transaksjonskode
CJ12
Fremgangsmåte
Hent opp det elementet som skal sperres.
Bruk nedtrekksmenyen Rediger. Velg Status og deretter Sperr. Sperr Alt.
Følgende melding dukker opp:
Klikk deretter på lagre og følgende melding dukker opp:
Henter du opp igjen elementet, ser du at status en endret fra FRI til SPER.
Det kan også være lurt å endre teksten slik at det fremgår av teksten at elementet er sperret.
Oppheving av sperring
Du kan oppheve en sperring ved å bruke nedtrekksmenyen Rediger på samme måte som når du sperrer et element.
Posteringer etter at et element er sperret
Forsøker du å registrere i IT0027 på en verdi som er sperret, får du feilmeldingen:
Prøver du å overstyre konteringen i IT0014, IT0015, en reiseregning eller lignende med en verdi element som er sperret, får du feilmeldingen:
Problemer med lønnskjøringen
Dersom det blir postert på en sperret verdi, får du en feilmelding i den delen av lønnskjøringen som kalles konteringskjøringen.
Slike feilmeldinger gjør at konteringskjøringen stopper opp. Feilen må rettes for at du skal komme videre.
Posteringsfeil
Som oftest kan du se hvilke bilagslinjer som er postert på det sperrete elementet. Merk disse og bruk ikonet Vis revisjonsinfo (Shift + F1) slik at du får frem detaljene. Du må rette de transaksjonene som er feil og kjøre en ny lønnskjøring for den eller de personene dette gjelder.
Feil på grunn av etterkalkuleringer
Disse feilene kan du som oftest ikke uten videre rette opp. Dersom dette er årsaken til feilmeldingen, må du midlertidig oppheve sperringen og kjøre lønnskjøringen på nytt. Deretter må du sperre verdien på nytt.