Formål
Det vil være aktuelt for flere virksomheter å utbetale til utenlandsk bankkonto for enkelte ansatte. For å få til dette må det både opprettes stamdata for den aktuelle banken i SAP-FI og oppdateres aktuelle bankopplysninger på den ansatte i HR. Både når det gjelder selve bankkontonumrene og måten disse skal registreres i SAP, er det vesentlige forskjeller fra land til land.
Bruken av IBAN øker også stadig. I mange land er det et krav at IBAN skal benyttes. Dette er var tidligere hovedsakelig EØS / EU, men det er nå også flere land utenfor Europa som krever IBAN. Betalinger uten IBAN til land som krever dette vil bli avvist i banken. Flere andre land bruker nå også IBAN uten at det er et krav. Det er anbefalt å benytte IBAN til disse landene.
Det er viktig å innhente korrekte bankopplysninger hos kontohaver (lønnsmottaker). Dette gjelder spesielt Bankens navn, bankkode, SWIFT (BIC), samt mottakers IBAN, Fedwirenummer til USA etc. DFØ må få dette oppgitt av kunde i kundesenter på nett for å kunne opprette bank.
Transaksjonskoder
FI01
Den utenlandske banken må opprettes med landkode, bankkode, og Swift-kode. Adresseopplysninger er valgfritt.
Hovedregelen er at bankkode opprettes etter informasjon fra kontohaver (lønnsmottaker). For land hvor det ikke er noe spesielt oppsett for hva som skal være bankkode kan det brukes en vilkårlig 4-sifret bankkode.
Se Betaling av NOK til utenlandsk bankkonto for mer informasjon om hva som skal være bankkode for land med og uten IBAN, samt for land med spesielle regler.
Eksempel på registrering av bank i Storbritannia i FI01:
Legg inn landkode for banklandet. Det er mulig å søke på navnet til landet for å få opp landkoden. Oppgi bankkode som skal opprettes. En bankkode må være unik per bankland, det er ikke mulig å opprette flere banker med samme bankkode i samme land.
Fyll ut informasjon om banken. Bankens navn registreres i felt for «Finansinst.» og SWIFT/BIC registreres i felt for SWIFT/BIC. Vær oppmerksom på at SWIFT/BIC alltid skal være enten 8 eller 11 tegn.
FI02
Ved behov for å endre på eksisterende bank kan informasjon endres med denne transaksjonskoden. Merk at selve bankkoden kan ikke endres. Dersom en bankkode er feilaktig opprettet, kan navn på banken eventuelt endres til «Ikke i bruk».
Før eventuell endring av banknavn og/eller SWIFT/BIC på en bankkode må en kontrollere om det er andre aktive ansatte som benytter bankkoden med ad hoc-spørring.
Endring kan være aktuell selv om andre benytter bankkoden, men det er da svært viktig at en kontrollerer at det er ny informasjon som blir riktig å ha registrert. Det kan eksempelvis være når banker har fusjonert og dermed fått ny SWIFT for bankkode.
Eksempel på endring av bank i Storbritannia:
Fyll ut landets landkode og hvilken bankkode du skal endre informasjon på:
Du får da opp bilde tilsvarende som ved oppretting av bank, og kan endre på informasjonen.
Spesielt for USA
Banker i USA bruker et eget system med routingnummer for overføringer. Dette er et nisifret nummer som heter «Fedwirenumber», ofte forkortet til FW.
Dette identifiserer mottakers bankfilial og brukes istedenfor og/eller i tillegg til SWIFT/BIC. Hver bank i USA vil ha et unikt Fedwirenummer.
Ofte forveksles Fedwirenummeret med et FedACHnummer (Federal Account Clearing House), som gjør at utbetaling feiler fordi FedACHnummeret ikke kan benyttes til «cross-border payments» (utbetalinger hvor sender og mottaker er i forskjellige land).
Det er derfor viktig å sjekke om det 9-sifrede nummeret er et Fedwire- eller et FedACHnummer før banken opprettes i SAP.
For å se hva som er et
Fedwire- eller et FedACHnummer må man søke i de to ulike basene på denne
nettsiden:
https://www.frbservices.org
(Ekstern lenke)
Velg base ute i det grå feltet før du søker («Search for Fedwire Participants for Fedwire nummer»). Søkes det rett fra startsiden får man treff på både FedACHnummer og Fedwirenummer og det er ikke mulig å se hva som er hva.
Hvis man ikke får opp et resultat på Fedwirenummer så må man be om få Fedwirenummer på nytt. Det er da viktig å påpeke at det er Fedwirenummer vi trenger, det er ikke tilstrekkelig med et hvilket som helst 9 sifret routingnummer.
Eksempel på registrering av bankopplysninger for USA
I tillegg til bankkontonummer må Fedwirenummer og SWIFT-kode være kjent. Det er ikke anbefalt å sende betalinger uten korrekt SWIFT, men enkelte banker i USA benytter fortsatt ikke SWIFT, så for disse kan man registrere bank uten.
Bankland og bankkode
Bruk landkode «US» og legg inn Fedwirenummeret som bankkode.
Øvrige bankopplysninger
I felt for «Finansinst.» skal følgende registreres: //FW+Fedwirenummer
Andre opplysninger forskyver vi ned ett hakk slik at bankens navn kommer i «gate» feltet og adressen kommer i «sted» feltet.
SWIFT/BIC koden legges inn i felt for SWIFT/BIC som normalt.
Bankens reg.nr blir det samme som Fedwirenummer.
