Oversending av betalingsfil til banken
Denne aktiviteten utføres av DFØ.
Betalingsfilen må sendes til banken senest to dager før utbetalingsdatoen.
Betalingsfølgelista som viser hvem det er som har fått noe utbetalt og hvilket beløp som skal utbetales til den enkelte, legges ut på DFØ Fildel under mappen Rapporter på den undermappen som utbetalingen gjelder for.
Innlesing av mottaksretur fra banken
Mottaksreturen er en kvittering for hva banken har mottatt. Mottaksreturen sendes fra banken til DFØ umiddelbart etter at betalingsfilen er mottatt i banken.
En utskrift av mottaksreturen legges ut på DFØ Fildel under mappen Mottak_avregning.
Totalsummen på betalingsfølgelista skal stemme med totalsummen på mottaksreturen pluss eventuelle feillister.
Behandling av feillister fra banken
Noen ganger kommer det også en liste med feilmeldinger fra banken. I disse tilfellene vil kunden bli kontaktet av DFØ for å avtale hva som skal gjøres med feilene. Slike feilmeldinger skyldes som oftest at det er brukt et ugyldig bankkontonummer eller et ugyldig postnummer.
Autorisering av utbetalingene
Utbetalingene må autoriseres av en person i virksomheten som har fullmakt til dette.
Den eller de som autoriserer skal foreta en kontroll av at det som ligger i SAP, stemmer overens med antall transaksjoner og totalsum i banken. Betalingsfølgelista inneholder disse opplysningene og kan brukes som grunnlag for autorisering.
Mottak av avregningsretur
Avregningsreturen er en kvittering fra banken på hva som faktisk er utbetalt.
DFØ mottar avregningsretur fra banken og leser denne inn i SAP. Da utlignes åpne poster i reskontroen.
Det skrives også ut en rapport som viser hva som er utbetalt og hvilke kontonumre det er utbetalt til. Denne rapporten legges ut på DFØ Fildel under katalogen Mottak_avregning.
Totalsummen på avregningsreturen skal stemme med totalsummen på mottaksreturen.