Reiseassistent er en funksjonalitet som ble opprettet på bakgrunn av at ansatte, spesielt ledere, har en travel hverdag og har behov for assistanse til å skrive reiseregning.
Løsningen legger til rette for at reiseassistenten (assistent/sekretær/saksbehandler) kan skrive reiseregninger og utgiftsrefusjoner på vegne av andre. Reiseassistent har mulighet til å registrere på vegne av andre i selvbetjeningsportal, mens den reisende har mulighet til å signere i Selvbetjeningsportal, Betalmeg og i DFØ mobil app.
Et eksempel på hvordan løsningen fungerer i praksis
•Reiseassistenten oppretter og skriver reiseregning eller utgiftsrefusjon på vegne av den reisende med sin egen bruker i selvbetjeningsportalen.
•Den reisende mottar reiseregningen eller utgiftsrefusjonen til signering i sin innkurv. Den reisende ser over for å sikre at all informasjon er korrekt.
- Dersom informasjonen ikke er korrekt eller har mangler kan denne redigeres direkte av den reisende selv, eller sendes tilbake til reiseassistenten.
- Dersom informasjonen er i orden, sender den reisende reiseregningen eller utgiftsrefusjonen til godkjenning.
•Reiseregningen eller utgiftsrefusjonen legges deretter i normal flyt.
Hvem kan være reiseassistent?
Reiseassistenter bør ha kjennskap til registrering av reiseregninger. På grunn av sikkerhet og lovverk kan ikke reiseassistent-rollen tildeles fagbruker, godkjenner 1 eller godkjenner 2.
Ulike måter å sette opp løsningen på
•Medarbeidergruppe
•Organisasjonsenhet + relasjoner (eksempelvis alle ledere i en bestemt organisasjonsenhet)
•Stillingsgruppe i en organisasjonsenhet
Kunder som ønsker oppsett av reiseassistent, tar kontakt med DFØ via kundesenter på nett. En må oppgi hvem som skal ha tilgang til reiseassistent og hvem som skal være reiseassistent.
Oppsett av reiseassistent
Oppsettet av reiseassistent gjøres i tabellen YHR_REISE_MAP. Hver kunde kan ha en, to eller flere linjer i tabellen. Flere linjer er ikke begrensende, men vil gi flere grupper tilgang til reiseassistent.
To linjer leses som ELLER.
To verdier på samme linje leses som OG.
Roller og tilganger
Reiseassistent må ha arbeidsflyt AZWF og strukturell autorisasjon (A290) på den organisasjonsenheten en skal være reiseassistent på
Rolle som tildeles reiseassistent: Z_TAS-«firmakode» (vises i SU01 i front-end og back-end)
Rolle som tildeles den reisende: ZFIORI_TRAVELLER (FOT)
Hva skjer dersom rollene blir fjernet?
Rollen til reiseassistent: alle rollene til reisene knyttet til den reiseassistenten forsvinner.
Rollen til reisende: ikke mulig å sende reiseregningen til reiseassistent og reiseassistent har ikke mulighet til å opprette reiseregninger til den reisende.
Reiseassistent per organisasjonsenhet
Hvem reiseassistent skal ha tilgang til, styres med strukturell autorisasjon (A290).
Det vil si at en virksomhet kan ha flere reiseassistenter i organisasjonen. Reiseassistentene kan ha tilgang til enkelte organisasjonsenheter.
Lisenskostnader
Lisenskostnaden til reiseassistenten vil generere en AK-lisens.