Reiseassistent er en funksjonalitet som ble opprettet på bakgrunn av at ansatte, spesielt ledere, har en travel hverdag og har behov for assistanse til å skrive reiseregning/utgiftsrefusjon.
Løsningen legger til rette for at reiseassistenten (assistent/sekretær/saksbehandler) kan skrive reiseregninger og utgiftsrefusjoner på vegne av andre. Reiseassistent har mulighet til å registrere på vegne av andre i selvbetjeningsportal, mens den reisende har mulighet til å signere i Selvbetjeningsportal, Betalmeg og i DFØ mobil app.
Brukerveiledninger for reiseassistent finner du på DFØs kundesider (dfo.no).
Eksempel på hvordan løsningen fungerer i praksis
•Reiseassistenten oppretter og skriver reiseregning eller utgiftsrefusjon på vegne av den reisende med sin egen bruker i selvbetjeningsportalen.
•Den reisende mottar reiseregningen eller utgiftsrefusjonen til signering i sin innkurv. Den reisende ser over for å sikre at all informasjon er korrekt.
- Dersom informasjonen ikke er korrekt eller har mangler kan denne redigeres direkte av den reisende selv, eller sendes tilbake til reiseassistenten.
- Dersom informasjonen er i orden, sender den reisende reiseregningen eller utgiftsrefusjonen til godkjenning.
- Reiseregningen eller utgiftsrefusjonen legges deretter i normal flyt.
•Alle reiseregninger/utgiftsrefusjoner som sendes i retur fra godkjenner 1 eller godkjenner 2, der reiseassistent har vært involvert i registreringen, havner i innkurven til reiseassistent.
Hvem kan være reiseassistent?
Reiseassistenter bør ha kjennskap til registrering av reiseregninger. På grunn av sikkerhet og lovverk kan ikke reiseassistent-rollen tildeles fagbruker, godkjenner 1 eller godkjenner 2.
Reiseassistenten får tilgang til, og mottar arbeidsflyt fra den reisende. Tilgangen gis på organisasjonsnivå. Det er ikke et én- til én- forhold mellom reiseassistent og den reisende. Det vil si at dersom dere ønsker at alle i for eksempel medarbeidergruppe 8 i organisasjonsenhet 3 skal ha tilgang til en reiseassistent, vil alle i medarbeidergruppe 8 i den valgte og i de underliggende organisasjonsenheter ha tilgang til reiseassistenten. Alle reiseregningene/utgiftsrefusjonen til denne gruppen vil sendes til reiseassistenten(e) som har tilgang til organisasjonsenheten.
Ulike måter å sette opp løsningen på
Medarbeidergruppe
(MG): Det er mulig å sette opp løsningen på en utvalgt medarbeidergruppe.
Eksempel: Dere ønsker at alle i medarbeidergruppe (MG) 2 – embetsmenn
skal kunne benytte seg av reiseassistent.
Medarbeidergruppe (MG)
pluss medarbeiderundergruppe (MUG): Det er mulig å kombinere
medarbeidergruppe med medarbeiderundergruppe.
Eksempel: Dere ønsker
at alle eksterne MG 8 med medarbeidergruppe 53 politikere skal kunne benytte seg
av reiseassistenten.
Organisasjonsenhet +
relasjoner (lederhatt i PPOSE/PPOME): Det er mulig å sette opp reiseassisten
for organisasjonsenheter pluss relasjoner.
Eksempel: Dere ønsker at
ansatte som er definert som leder (Hatt i PPOSE/PPOME) skal kunne benytte seg av
reiseassistenten.
Stillingsgruppe i en
organisasjonsenhet: Det er mulig å sette opp reiseassistent for en
stillingsgruppe.
Eksempel: Dere ønsker at alle i stillingsgruppe 9106
– Direktør skal kunne benytte seg av reiseassistenten.
Det er også mulig å kombinere de overnevnte løsningene. For eksempel oppsett på medarbeidergrupper pluss medarbeiderundergruppe i tillegg til oppsett på stillingsgruppe.
Kunder som ønsker oppsett av reiseassistent, tar kontakt med DFØ via kundesenter på nett. I saken må dere oppgi hvilken gruppe dere ønsker skal ha tilgang til reiseassistent og hvem som skal være reiseassisten for de ulike gruppene.